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企业行政管理通用公文模板：通知类公文

一、适用情形说明

在企业日常运营中，通知类公文是传递信息、部署工作、规范行为的重要载体，适用于以下场景：

工作部署：如年度工作计划发布、阶段性任务安排、专项活动启动等；

事项告知：如办公时间调整、假期安排、会议组织、制度修订说明等；

事务通知：如人员任免、岗位调动、培训安排、场地使用申请流程等；

规范要求：如新制度执行说明、办公纪律强调、安全操作指引等。

二、撰写流程指引

为保证通知内容准确、规范，需按以下步骤操作：

步骤1：明确发文目的与核心内容

确定通知的核心事项（如“召开年度总结会”“调整考勤制度”），梳理需传达的关键信息（时间、地点、参与人员、具体要求等）；

明确通知的受众（如“全体员工”“各部门负责人”“特定岗位人员”），保证内容针对性。

步骤2：收集并核实关键信息

对涉及的时间、地点、数据、责任人等信息进行核对，避免出现“X月X日（周六）召开会议”“请各部门于X月X日前提交材料”等表述错误；

如需引用制度或文件，需确认文件名称、文号及最新版本，保证依据准确。

步骤3：拟定标题与主送机关

标题需简洁明了，格式一般为“[发文单位]+[事由]+[文种]”，如“公司关于2024年春节放假安排的通知”；

主送机关顶格书写，如“各部门、全体员工”“各分公司”，如涉及多个层级，用顿号分隔。

步骤4：撰写内容

开头：说明发文依据或目的，如“为保障年度工作顺利推进，现将相关事项通知如下”“根据公司会议安排，现就会议事宜通知如下”；

主体：分条列项说明具体事项，每条内容逻辑清晰，避免冗长。例如：

第一条：会议/活动时间（具体到上下午、分钟）；

第二条：会议/活动地点（如“总部三楼第一会议室”“线上会议平台及”）；

第三条：参与人员（明确“部门负责人及以上人员”“全体员工”等）；

第四条：相关要求（如“携带材料”“提前报名”“着装要求”等）；

结尾：可提出执行要求或联系方式，如“请各部门严格落实，如有疑问请联系行政部*经理，分机号”。

步骤5：添加附件说明（如需要）

若通知附带文件（如会议议程、制度全文、报名表等），需在下方注明“附件：1.《会议议程》；2.《参会回执表》”，并保证附件内容与通知一致。

步骤6：审核与签发

初稿完成后，交由部门负责人审核内容准确性；

涉及公司重大事项的通知，需按权限报请分管领导或总经理签发；

确认无误后，按公司规定编号、排版，加盖公章（如为电子版，需添加电子公章）。

三、标准格式模板

要素

格式要求

示例内容

标题

居中，二号小标宋体字，加粗

关于召开2024年度工作总结暨表彰大会的通知

主送机关

顶格书写，三号仿宋体字，后加冒号

各部门、全体员工：

开头

另起一行，空两格，三号仿宋体字

为总结2024年度工作成果，表彰先进，部署2025年重点任务，经研究决定召开年度总结大会，现将有关事项通知

主体内容

空两格起段，分条列项，用“一、”“二、”序号，三号仿宋体字，行距28磅

一、会议时间：2024年12月30日（星期五）上午9:00-11:30二、会议地点：总部多功能厅三、参会人员：1.公司领导班子成员；2.各部门负责人；3.2024年度优秀员工代表（名单见附件一）四、会议要求：1.请参会人员提前10分钟入场，签到就座；2.携带笔记本、笔，做好会议记录；3.如无法参会，需提前2天向行政部书面请假

附件说明

另起一行，空两格，三号仿宋体字，注明“附件：”及附件名称

附件：1.2024年度优秀员工名单2.会议议程

发文机关

右下角，三号仿宋体字，加盖公章（电子公章需清晰）

公司行政部（公章）

成文日期

发文机关下方，三号仿宋体字，用阿拉伯数字（如“2024年12月20日”）

2024年12月20日

四、撰写要点提示

语言规范：使用正式、简洁的书面语，避免口语化表达（如“尽快交一下”改为“请于X月X日前提交”）；禁用模糊词汇（如“大概”“可能”），需明确具体时间、数量、要求。

信息准确：涉及人名、部门、时间、地点等关键信息需反复核对，保证无错别字或表述错误（如“经理”而非“经量”，“三楼会议室”而非“三搂会议室”）。

逻辑清晰：内容按“重要性”或“时间顺序”排列，分条列项时每条只说一个事项，避免交叉重复。

时效性：需提前足够时间发布（如会议通知一般提前3-5天），保证受众有充足准备时间；紧急事项需标注“紧急”字样，并通过电话、企业等方式同步提醒。

格式统一：严格遵循企业公文格式规范（如字体、字号、行距、页边距等），如无特殊规定，参照上述模板执行；电子版通知需保存为PDF格式，防止格式错乱。

归档管理：通知发出后，需将纸质版（带公章）或电子版（含签发记录）存档，保存期限不少于3年，便于后续查阅。