文档编写与审批一体化模板.docVIP

文档编写与审批一体化通用工具模板

一、适用场景与价值

二、全流程操作指引

1.需求发起与文档创建

操作人：文档需求提出部门负责人或项目负责人（如部门经理、项目组长）。

关键动作：

明确文档编写目的（如“规范员工加班流程”“明确2024年Q3营销目标”）、适用范围（如“全体员工”“华东区域销售团队”）及核心内容框架（如“总则-具体条款-附则”）。

填写《文档编写需求申请表》（模板见“三、标准化模板结构”），提交至文档管理部门（如行政部、综合管理部）备案。

文档管理部门审核需求合理性，通过后创建文档编号（如“ZD-2024-001”“XM-2024-Q3-005”），并分配编写任务。

2.初稿撰写与内部审核

操作人：指定编写人（如专员、主管）、编写部门负责人。

关键动作：

编写人根据需求申请表及模板要求，撰写文档初稿，保证内容符合法律法规、企业战略及部门职责，数据准确、条理清晰。

部门内部审核：编写部门负责人（如部门经理）对初稿进行初审，重点审核内容完整性、职责分工明确性、与本部门现有制度的衔接性，提出修改意见（如“第3条需补充加班申请审批流程”“第5条目标数据需与财务部核对”）。

编写人根据意见修订初稿，形成“部门审核版”，提交至下一环节（如跨部门审核或终审）。

3.跨部门协同审核（如涉及多部门职责）

操作人：牵头部门负责人、相关协作部门负责人（如行政部、财务部、人力资源部负责人）。

关键动作：

牵头部门（如行政部）将“部门审核版”发送至涉及协作的部门，明确审核重点（如“财务条款需符合预算管理规定”“人事条款需符合劳动法要求”）。

各协作部门在3个工作日内反馈审核意见，需具体说明修改建议及依据（如“第7条报销时限建议缩短至5个工作日，参照《费用管理制度》第4.2条”）。

牵头部门汇总各部门意见，组织编写人进行集中修订，形成“跨部门审核版”，保证各部门职责无冲突、内容无遗漏。

4.终审与定稿

操作人：终审人（如分管领导、总经理、委员会）、文档管理部门。

关键动作：

终审人从“合规性、战略性、可操作性”三个维度对“跨部门审核版”进行最终审核，重点关注文档是否符合企业整体发展方向、是否与现有制度冲突、执行风险是否可控。

终审通过后，终审人在文档终稿上签字确认（电子文档需加盖电子公章/审批章）；若需修改，由编写人根据意见修订后重新提交终审。

文档管理部门核对终稿版本号、编号、签字完整性，确认无误后锁定终稿。

5.发布与归档

操作人：文档管理部门、各执行部门。

关键动作：

文档管理部门通过企业内部平台（如OA系统、共享服务器）发布终稿，明确生效日期及查阅权限（如“公开：全体员工”“秘密：仅管理层”）。

各执行部门需在生效后2个工作日内组织相关人员学习，保证执行到位。

文档管理部门将终稿、审核记录、修订记录等资料整理归档，保存期限按企业档案管理规定执行（如制度类文档保存不少于5年，项目方案类保存至项目结束后3年）。

三、标准化模板结构

模块

字段名称

填写说明

示例

文档基本信息

文档编号

由文档管理部门统一编制，格式：[类型代码]-[年份]-[序号]（如“ZD-2024-001”表示制度类2024年第1号）

ZD-2024-001

文档标题

简明扼要反映文档核心内容，格式：“[范围]+[主题]+[类型]”（如“公司全体员工加班管理制度”）

公司全体员工加班管理制度

文档类型

制度/方案/规范/计划/报告/其他

制度

所属部门

文档编写或牵头部门

行政部

密级

公开/内部/秘密（根据信息重要性确定）

内部

版本号

初稿V1.0、部门审核版V2.0、终稿V3.0，每次修订后递增

V3.0

编写信息

编写人

编写人姓名（用号代替，如某某）

*

编写部门

编写人所属部门

行政部

初稿完成日期

年-月-日格式

2024-03-15

部门审核人

编写部门负责人姓名

*

部门审核日期

年-月-日格式

2024-03-20

部门审核意见

具体修改建议及说明（可附页）

“第3条需补充加班申请审批流程，建议增加‘员工需提前1天提交申请’条款”

审批流程

审核部门/人

跨部门审核时填写协作部门及负责人，终审时填写终审人

财务部：；人力资源部：赵六；终审人：*总经理

审核类型

初审/复审/终审

终审

审核意见

审核意见及修改建议（可附页）

“同意发布，第5条‘加班时长’需与劳动法一致，建议修改为‘每月不超过36小时’”

审核日期

年-月-日格式

2024-03-25

签字

纸质版签字，电子版审批确认

（电子审批通过）

修订记录

修订版本

历史修订版本号

V1.0→V2.0→V3.0

修订内容摘要

本次修订的主要变更点

V2.0：增加跨部门审核流程；V3.0：调整加班时长条款

修订人

本次修订人姓名

（V2.0）；（V3.0）

修订日期