企业采购申请与审批流程模板控制成本.docVIP

采购流程启动的适用情形

采购申请与审批的详细步骤

第一步：需求提出与申请单填写

需求发起：由需求部门（如行政部、生产部、市场部）根据实际需求提出采购申请，指定专人（如部门专员）作为申请人。

信息填写：申请人需在《采购申请单》中完整填写以下信息：

基础信息：申请部门、申请人姓名、联系方式、申请日期；

需求明细：物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价、预估总价、用途说明（需明确与业务目标的关联性，如“用于Q3季度市场推广活动”）；

预算依据：需注明对应的预算编号及预算金额，保证预估总价不超预算（如超预算需附预算调整说明）。

附件准备：如涉及特殊采购（如定制设备、技术服务），需附供应商初步报价单、技术规格书或需求部门出具的《采购需求说明》。

第二步：部门负责人初审

审核重点：需求部门负责人（如部门经理）需对申请内容的必要性进行审核，确认：

采购需求是否符合部门年度工作计划及业务目标；

需求数量与规格是否合理，是否存在过度采购或重复采购；

预估总价是否在部门预算范围内，超预算部分是否有合理说明。

审核动作：审核通过后，在《采购申请单》“部门负责人审批”栏签字确认；若不通过，需注明驳回理由并退回申请人修改。

第三步：采购部门复核

接收与核对：采购部门（如采购主管）收到申请后，1个工作日内完成信息核对，重点检查：

申请单填写是否完整、规范，附件是否齐全；

需求明细是否清晰，技术参数是否明确，便于后续采购执行；

是否存在历史采购记录（如相同物品3个月内是否有采购，避免重复采购）。

反馈意见：复核通过后进入下一流程；若需补充信息（如规格细化、参数明确），需一次性告知申请人，限期修改。

第四步：成本评估与分级审批

根据采购金额及物品类型，触发不同层级的审批，核心目标是控制成本并保证合规：

小额采购（预估总价≤5000元）：由采购部门负责人（如采购经理）审核，重点比价（至少2家供应商报价），选择性价比最优方案，审批后直接交采购执行。

中额采购（5000元＜预估总价≤5万元）：除采购部门负责人审核外，需成本管控岗（如成本专员）对预估价格进行市场行情复核，确认价格合理性后，报分管领导（如分管副总）审批。

大额采购（预估总价＞5万元）：需组织3家及以上供应商进行公开比价或招标，由成本管控岗出具《成本评估报告》（含市场价格对比、成本构成分析），报总经理审批。

注：审批需在收到完整材料后2个工作日内完成，紧急采购（如生产急需物料）可简化流程，但事后需补签说明。

第五步：采购执行与结果反馈

供应商选择：审批通过后，采购部门根据审批结果（如指定供应商、比价结果）下达采购订单，明确交付时间、质量标准、付款方式等条款。

交付验收：物品/服务送达后，由需求部门联合采购部门共同验收，填写《采购验收单》，确认数量、质量、规格是否符合要求；验收不合格的，需及时联系供应商退换货并记录原因。

结果反馈：采购完成后，采购专员需在1个工作日内将采购结果（实际采购价、供应商名称、验收情况）反馈至申请人及成本管控岗，更新采购台账。

第六步：财务结算与档案归档

结算审核：财务部门（如财务专员）收到发票、《采购申请单》《采购订单》《验收单》后，核对信息一致性，确认无误后办理付款。

档案归档：所有采购相关单据（申请单、审批表、比价记录、订单、验收单、发票等）由采购部门整理归档，保存期限不少于3年，便于后续审计与成本分析。

标准采购申请单模板

基础信息

内容

申请部门

申请人

（姓名）

联系方式

申请日期

年月日

需求明细

序号

物品/服务名称

1

2

预算信息

预算编号

预算金额（元）

审批流程

审批人

部门负责人

（姓名）

采购部门

（姓名）

成本管控岗（如适用）

（姓名）

分管领导（如适用）

（姓名）

总经理（如适用）

（姓名）

备注

（如超预算说明、特殊需求等）

使用过程中的关键控制点

信息真实性：申请人需对需求明细、预估价格的真实性负责，严禁虚报需求或抬高预算，违者将追究责任。

预算刚性约束：无预算或超预算且未获批的采购申请，采购部门一律不予受理，确因特殊情况需调整预算的，需按预算管理流程审批。

审批时效：各审批节点需在规定时限内完成，严禁拖延或积压；紧急采购需提前与采购部门沟通，保证流程合规。

比价原则：除独家代理或特殊规格物品外，采购前必须进行市场比价，保留比价记录，保证采购成本最优。

验收与反馈：需求部门需严格履行验收职责，对不符合要求的物品及时反馈，避免不合格品入库造成浪费。

档案管理：采购单据需妥善保管，保证可追溯性，财务部门定期与采购部门对账，保证账实一致。