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会议室预定与活动策划流程模板

适用情境

详细操作步骤

一、需求发起与信息确认

明确需求核心要素

活动类型：确定是会议、培训、团建还是其他类型；

时间需求：具体日期、开始/结束时间（需预留场地布置与清理时间，如会议前30分钟布置，结束后15分钟清理）；

空间与人数：所需会议室容量（含参会人员、工作人员）、是否需要特定布局（如课桌式、剧院式、圆桌式）；

设备与物料：投影仪、音响、麦克风、白板、视频会议设备、茶歇、横幅、桌牌等需求；

参会人员：内部人员（部门、职务）、外部人员（单位、职务，是否需发放邀请函）。

提交预定申请

申请人通过企业OA系统或预定平台填写《会议室预定申请表》（见“配套工具表单”），填写完整需求信息后提交至行政部门（或会议室管理部门）。

二、场地预定与审批

资源核查与冲突处理

行政部门收到申请后，1个工作内核查指定会议室、时间是否可用；若冲突，需主动沟通申请人，提供备选方案（如相邻会议室、调整时间段）。

审批流程

普通会议：部门负责人审批即可；

重要活动（如外部客户洽谈、大型发布会）：需额外提交至分管领导审批，审批通过后锁定场地资源。

反馈与确认

审批通过后，行政部门在2小时内通过系统或邮件向申请人发送《会议室预定确认单》，明确场地、时间、设备及联系人；若需调整，需提前1个工作日发起变更申请。

三、活动策划与方案细化

制定策划方案

申请人牵头组织策划小组（含行政部门、IT支持、后勤人员等），根据活动类型制定详细方案，内容需包括：

活动流程：签到、开场、主题发言、互动环节、总结等时间节点；

人员分工：主持人、签到人员、设备调试人员、茶歇服务人员等及联系方式；

物料清单：设备名称、数量、摆放位置，宣传物料（横幅、PPT模板）设计标准，茶歇品类与数量等；

应急预案：设备故障（如备用投影仪）、人员迟到（如预留签到缓冲时间）、突发疾病（如急救箱联系）等处理措施。

方案评审与确认

策划方案需提前3个工作日提交行政部门评审，重点核查流程合理性、物料完整性、应急措施可行性；评审通过后，由策划小组组织相关人员召开协调会，明确分工与时间节点。

四、现场执行与流程管控

场地与设备准备

活动前1天，行政部门协调人员完成场地布置（桌椅摆放、物料安装、设备调试），并拍照留存确认；活动当天，IT支持人员提前1小时到场再次测试设备，保证正常运行。

签到与引导

签到人员提前30分钟到场，核对参会人员信息（外部人员需核对邀请函），发放桌牌、资料袋（含议程、笔、纸等）；引导参会人员就座，提醒会议纪律（如手机静音、禁止吸烟）。

流程监控与应急处理

主持人按流程把控时间，各岗位人员各司其职（如设备人员全程待命，茶歇人员按时服务）；若出现突发情况（如设备故障），立即启动应急预案（如切换备用设备、调整环节顺序），并通知策划小组负责人。

五、活动收尾与复盘

场地清理与物料回收

活动结束后，策划小组组织人员清理场地（桌椅复位、垃圾清理、设备关闭），回收可重复利用物料（如桌牌、横幅），并在OA系统提交《场地使用确认单》。

资料归档与反馈收集

行政部门收集活动资料（签到表、照片、会议纪要、PPT等），按“年份+活动类型+日期”分类归档；通过问卷星或邮件向参会人员发放《活动反馈表》，收集对场地、流程、服务的评价及改进建议。

复盘与优化

策划小组在活动后3个工作日内召开复盘会，总结经验（如设备调试及时、流程顺畅）与不足（如茶歇数量不足、引导标识不清晰），形成《活动复盘报告》，提交行政部门作为后续活动优化依据。

配套工具表单

表1：会议室预定申请表

申请信息

填写内容

申请人

（姓名）

所属部门

（部门名称）

联系方式

（内部分机号）

活动名称

（如“2024年Q3项目推进会”）

活动类型

□例会□培训□客户洽谈□团建□其他________

预定日期

（年/月/日）

预定时间

开始：（时:分）结束：（时:分）

参会人数

（总人数）

所需会议室

□A栋3楼大会议室□B栋5楼圆桌会议室□其他__

布局要求

□课桌式□剧院式□圆桌式□自由组合

设备需求

□投影仪□音响□麦克风□视频会议□白板□其他__

物料需求

□桌牌□横幅□资料打印□茶歇□其他________

特殊说明

（如需外部人员入场、停车安排等）

申请人签字

（签字）

部门负责人审批

（签字）

行政部门确认

（签字）

表2：活动策划执行表

环节

内容描述

负责人

时间节点

完成状态（□是/□否）

方案制定

确定活动流程、人员分工、物料清单

（策划组长）

活动前3天

□

评审协调

组织方案评审会、明确分工

（行政专员）

活动前2天

□

场地布置

桌椅摆放、物料安装、设备调试

（后勤人员）

活动前1天

□

现场执行

签到引导、流程主持、应急处理

（主持人/签到员）

活动当天

□

场地清