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企业行政文档分类管理与存储规范标准

一、适用范围与管理目标

本规范适用于企业内部各类行政文档（包括但不限于制度文件、会议记录、合同协议、人事档案、资产管理资料等）的分类、存储、检索及全生命周期管理，旨在通过标准化流程实现文档管理的系统化、规范化与高效化，保障文档信息的完整性、安全性及可追溯性，为企业运营决策提供可靠的信息支撑。

二、管理职责分工

行政管理部门：统筹文档分类与存储规范的制定、修订及监督执行；负责跨部门文档的协调与归档指导；组织定期文档盘点与清理工作。

各业务部门：负责本部门产生文档的分类标注、初步整理及按时归档；指定专人担任部门文档联络员，配合行政管理部门完成文档管理相关工作。

文档管理员：负责文档的接收、登记、分类入库、存储保管及借阅服务；维护电子文档管理系统与纸质档案库的日常运行；定期检查文档存储状态，保证安全与完整。

分管领导：审批文档分类与存储规范的重大调整；监督各部门规范执行情况，协调解决管理中的跨部门问题。

三、文档分类标准体系

（一）一级分类（按业务领域）

一级分类

定义

包含二级分类示例

制度管理类

企业内部各项规章、制度、流程及管理办法

管理制度、操作规范、岗位职责、修订记录

合同协议类

企业对外签署的各类合同、协议、备忘录等

业务合同、服务协议、保密协议、合同变更单

会议管理类

各类会议相关的通知、议程、记录、纪要等

董事会会议、部门例会、专题研讨会、会议材料

人事管理类

员工招聘、入职、培训、考核、离职等全流程文件

招聘启事、劳动合同、培训记录、绩效考核表、离职证明

资产管理类

固定资产、办公用品、设备采购及维护记录

资产台账、采购合同、验收单、维修记录、报废申请

证照资质类

企业营业执照、许可证、认证证书、资质文件

营业执照、税务登记证、ISO认证、行业资质证书

财务管理类

行政费用报销、预算、付款申请等非业务财务文件

费用报销单、预算审批表、付款凭证、财务审计报告

项目管理类

企业内部立项、执行、验收等环节的文件

项目立项书、可行性报告、进度计划、验收报告

（二）密级分类（按信息敏感度）

密级

定义

管理要求

公开级

可在企业内部自由流通，不涉及敏感信息

按常规流程存储，全员可查阅

内部级

仅限相关部门或指定人员查阅，不宜对外公开

限制查阅权限，借阅需登记

秘密级

涉及企业核心商业机密或重要决策信息

专人保管，严格控制查阅权限，借阅需部门负责人审批

四、分类与存储操作流程

（一）文档创建与命名

创建规范：文档内容需符合企业公文格式要求（字体、字号、页边距等），标题简洁明确，内容逻辑清晰，无错漏字句。

命名规则：采用“部门代码-一级分类-二级分类-年份-序号-版本号”格式，示例：

行政部-制度管理-办公设备管理-2024-001-V1.0

人力资源部-人事管理-员工培训记录-2024-025-V2.1

（二）分类标注与审核

分类标注：文档创建人需根据上述分类标准，在文档首页右上角标注“一级分类+二级分类+密级”，示例：“制度管理-办公设备管理-内部级”。

部门审核：部门负责人需对文档的分类准确性、内容完整性及密级合理性进行审核，确认无误后签字。

（三）归档移交

归档时间：

电子文档：完成后1个工作日内至电子文档管理系统；

纸质文档：每月最后一个工作日集中整理，次月5日前移交文档管理员。

移交要求：

电子文档：按命名规则分类存储至对应文件夹，时填写《电子文档归档登记表》（见模板1）；

纸质文档：使用统一档案盒，盒面标注“部门+一级分类+年份+起止序号”，内附《纸质文档归档清单》（见模板2），与文档管理员共同清点无误后签字确认。

（四）存储管理

电子文档存储：

文件夹结构：一级分类→二级分类→年份→月份→文档；

加密要求：秘密级电子文档需加密存储，密码由文档管理员专人保管；

备份机制：每日增量备份，每周全量备份，备份数据异地存储（如企业云盘）。

纸质文档存储：

存放环境：档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

排列规则：按一级分类分区存放，二级分类分层排列，同类型文档按序号从小到大排序；

标签管理：档案盒侧面及正面粘贴标签，标注分类信息及年份，字迹清晰不易褪色。

（五）检索与借阅

检索权限：

公开级：可通过电子文档系统关键词检索（标题、分类、日期）；

内部级/秘密级：需在系统中提交检索申请，经部门负责人审批后由文档管理员协助检索。

借阅流程：

电子文档：通过系统在线借阅，借阅期限不超过7天，到期自动收回；

纸质文档：填写《纸质文档借阅申请表》（见模板3），经部门负责人审批后，到档案室办理借阅手续，借阅期限不超过3天，严禁涂改、拆借、复制（秘密级文档需分管领导审批）。

（六）定期清理与销毁

清理周期：每年12月组织一次文档盘点，对超期保存、无留存