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费用申请及审批标准化流程手册

前言

为规范公司费用管理，明确费用申请与审批的权责边界，提高费用使用效率，保证费用支出的合规性与合理性，特制定本手册。本手册适用于公司各部门、全体员工的费用申请与审批行为，旨在通过标准化流程减少沟通成本，防范财务风险，保障公司资源合理配置。

一、适用范围与场景

（一）适用部门

公司所有部门，包括但不限于行政部、市场部、研发部、销售部、人力资源部等。

（二）适用费用类型

日常办公费用：包括办公用品采购、打印复印费、通讯费、快递费等；

差旅费用：包括员工因公出差的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；

业务招待费用：包括客户接待、商务谈判等发生的餐饮费、礼品费等；

会议与培训费用：包括公司内部会议、外部培训的场地租赁费、讲师费、资料费等；

采购费用：包括部门因工作需要采购的固定资产、低值易耗品、服务类支出等；

其他专项费用：需经特殊审批的项目费用（如市场推广活动费、研发项目外包费等）。

（三）适用人员

公司全体正式员工、实习生、劳务派遣人员（需由所在部门负责人确认用工性质后申请）。

二、费用申请全流程操作指南

（一）流程概述

费用申请及审批遵循“先申请、后支出，预算内、按级批，有依据、可追溯”的原则，核心流程为：发起申请→填写表单→提交审批→审批流转→结果反馈→费用报销→归档备案。

（二）分步操作说明

1.发起申请

发起时机：费用发生前需完成申请审批（紧急费用可先通过电话/口头向部门负责人报备，24小时内补全申请流程）；

发起方式：通过公司OA系统“费用申请”模块发起（优先）或填写纸质《费用申请表》（系统故障时使用），注明“紧急”事项需部门负责人特别标注。

2.填写申请表单

基本信息：准确填写申请人姓名（*某某）、所属部门、申请日期、联系方式、费用归属项目（如无项目则填写“部门日常”）；

费用明细：逐项列明费用类型、支出事由、预算金额（需符合部门年度预算）、预估发生日期，如涉及多项费用需分项填写并汇总；

预算依据：说明该费用对应的预算来源（如“市场部2024年Q2推广费预算”“行政部办公费年度预算”）；

附件（OA系统）/附件提交（纸质表单）：根据费用类型提供必要支撑材料，包括但不限于：

采购类：供应商报价单、采购合同（单笔金额≥5000元需提供）；

差旅类：出差审批单（注明出差事由、地点、天数）；

招待类：接待对象单位、人数、事由说明（单笔金额≥2000元需提前提供《招待费预申请表》）；

会议/培训类：会议通知、培训方案、参会人员名单。

3.提交审批

审批路径：根据费用金额及类型，按以下层级逐级提交（OA系统自动路由）：

费用金额

审批路径

5000元以下

申请人→部门负责人（经理）→财务专员（会计）

5000-20000元

申请人→部门负责人（经理）→分管领导（副总）→财务专员（*会计）

20000元以上

申请人→部门负责人（经理）→分管领导（副总）→总经理（总）→财务专员（会计）

提交要求：纸质表单需申请人签字确认后，交至部门负责人处流转；OA系统提交后，申请人需及时跟踪审批进度，避免因超时未处理导致延误。

4.审批流转

审批人职责：

部门负责人：审核费用支出的真实性、必要性、是否符合部门预算；

分管领导：审核费用是否符合公司战略规划、跨部门资源协调需求；

财务专员：审核费用标准合规性（如差旅住宿标准、招待费上限）、票据合规性（发票抬头、税号等）、预算余额充足性；

总经理：审批大额费用（≥20000元）或特殊事项费用（如超预算支出）。

审批时限：每个审批节点需在1个工作日内完成（紧急事项需4小时内反馈），逾期未审批视为通过；

审批意见：审批人需明确填写“同意”“驳回”或“补充说明”，驳回时需注明具体原因（如“超出预算”“附件不全”“事由不充分”），申请人根据意见修改后重新提交。

5.结果反馈

通过审批：OA系统自动发送“审批通过”通知，申请人可《费用审批单》（纸质版需由最后审批人签字确认）；

审批驳回：OA系统发送“驳回”通知，申请人需在1个工作日内完成修改并重新提交，若对驳回意见有异议，可向上一级审批人或财务部（*会计）反馈。

6.费用报销

报销时限：审批通过后，需在15个工作日内完成报销（逾期需部门负责人签字说明原因）；

报销材料：

审批通过的《费用审批单》（纸质版/OA系统打印版）；

合规发票（增值税普通/专用发票，需与申请事由一致，抬头为公司全称，税号准确）；

费用支出凭证（如消费小票、付款截图、行程单等，与发票金额、明细匹配）；

报销流程：申请人整理材料→提交至财务部（*会计）→财务审核（3个工作日内）→出纳打款（审核通过后2个工作日内）。

7.归档备案

归档责任：财务部负责每月汇总所有费用申请表、报销凭证，按部门分类归档（电子档存OA系统，纸质档装订成册）；

保存期限