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会议纪要撰写规范及模板明了版

一、适用范围与典型应用场景

会议纪要作为会议成果的书面载体，适用于各类需留存记录、明确责任、追溯决策的正式会议场景，包括但不限于：

项目例会：同步项目进度、解决跨部门协作问题、明确下一阶段任务；

决策会议：记录关键决议（如预算审批、方案定稿、资源调配）及决策依据；

专项评审会：汇总评审意见、明确修改方向、落实责任人；

部门协调会：对齐工作目标、解决职责交叉问题、推动跨部门事项落地。

通过规范撰写会议纪要，可保证信息传递准确、行动项责任到人，为后续工作推进提供依据。

二、标准撰写流程与操作步骤

（一）会前准备：明确预留信息空间

梳理会议基本信息：提前获取会议主题、时间、地点（线上/线下）、参会人员（含主持人、记录人、列席人）、议程，作为纪要开头基础信息。

准备记录工具：根据会议类型选择记录方式（如Word文档、Excel表格、协作工具），预设模板框架（如“会议基本信息-议程-讨论内容-决议事项-行动项-后续安排”），预留空白区域填写具体内容。

熟悉背景资料：提前查阅会议相关文件（如项目计划、提案、上期纪要），保证记录时能快速关联背景信息。

（二）会中记录：抓取关键，区分核心要素

聚焦核心内容：重点记录“议题-观点-结论-行动”四类信息，避免冗余描述：

议题：每个议程的核心讨论点（如“Q3营销预算分配方案”）；

观点：关键发言人的核心主张（用“（部门/职务）提出：……”简化记录，如“（市场部经理）提出：线上推广预算占比应提升至60%”）；

结论：经讨论达成的共识或最终决策（如“会议决定：线上推广预算调整为总预算的60%”）；

行动项：明确“谁负责+做什么+何时完成+交付物”（如“（销售部）负责客户需求调研，9月15日前提交《客户需求汇总表》”）。

标注优先级与待确认项：对需后续跟进的行动项标注“★”，对未达成共识的议题标注“[待确认]”，会后及时补充。

（三）会后整理：核对信息，规范表述

补充与核对：会后1个工作日内整理记录，对照会议录音（如有）或与会人员反馈，补充遗漏信息，保证关键数据（如时间、数字、责任人）准确无误。

精简语言，统一格式：删除口语化表达（如“我觉得”“大概”），用书面语概括；统一称谓（如“（技术部）”而非“技术组”），数字、日期格式规范（如“2024年8月20日”“15:30”）。

结构化呈现：按“基本信息-议程回顾-讨论摘要-决议事项-行动项-后续安排”顺序排版，行动项单独列表（含序号、任务、负责人、截止时间、交付物），保证一目了然。

（四）审核与分发：保证权威，闭环管理

多方审核：初稿完成后提交主持人审核（确认决议与行动项准确性），涉及跨部门的行动项需同步征求相关负责人意见，避免责任模糊。

规范分发：审核通过后，在2个工作日内通过邮件、协作平台等正式渠道分发至所有参会人及相关方，抄送需知晓的领导，并在邮件标题注明“【会议纪要】+会议名称+日期”。

三、会议纪要模板（表格版）

会议基本信息

内容

会议名称

例：项目Q3进度推进会

会议时间

2024年8月20日14:00-16:30

会议地点

公司3号会议室（线上会议：腾讯会议号X）

主持人

（项目总监）

记录人

（项目经理助理）

参会人员

（研发部）、（市场部）、（财务部）、（运营部）等共8人

缺席人员及原因

（设计部主管）：因客户拜访缺席（已提前同步会议纪要）

会议议程

1.Q2项目进度回顾2.Q3目标拆解与资源分配3.跨部门协作问题讨论

议程回顾与讨论摘要|议题：Q2项目进度回顾讨论内容：-（研发部）：核心模块开发已完成90%，测试阶段发觉2个兼容性问题，预计8月25日前修复。-（市场部）：Q2推广活动曝光量未达预期，建议Q3增加短视频渠道投入。-（财务部）：Q2预算超支5%，需严格管控Q3费用支出。|

决议事项|1.Q3核心模块开发截止时间调整为8月30日，保证9月10日正式上线。2.Q3营销预算中短视频渠道投入占比提升至30%，由（市场部）细化方案。3.严格执行预算审批流程，单笔超5000元支出需（财务总监）签字确认。|

行动项（重点）|序号|任务描述|负责人|截止时间|交付物|状态|

???????????????????????|1|修复Q2测试发觉的兼容性问题|（研发部）|8月25日|《兼容性问题修复报告》|□未开始□进行中□已完成|

???????????????????????|2|制定Q3短视频推广方案|（市场部）|8月28日|《短视频推广执行方案》|□未开始□进行中□已完成|

???????????????????????|3|更新Q3预算审批流程说明|（财务部）|8月22日|