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资产管理系统使用操作指南

一、系统应用场景概览

资产管理系统旨在规范企业/组织资产的全生命周期管理，适用于以下典型场景：

新增资产入库：采购完成后，将资产信息录入系统，建立资产档案，保证资产“有据可查”。

资产领用与归还：员工因工作需要领用资产时，通过系统提交申请，审批通过后完成领用；离职或岗位变动时，办理资产归还手续。

资产调拨管理：因部门调整、人员变动或业务需要，将资产在不同部门、人员间进行转移，更新资产归属信息。

定期资产盘点：通过系统盘点清单，实地核对资产状态、位置等信息，保证账实一致，及时发觉差异。

资产报废处置：对达到使用年限、损坏或淘汰的资产，发起报废申请，经审批后完成处置，核销资产档案。

二、核心操作步骤详解

（一）新资产入库操作流程

登录系统

打开资产管理系统登录页面，输入账号（如工号）、密码及验证码，“登录”进入系统主界面。

进入入库模块

在主界面左侧菜单栏选择“资产管理”→“资产入库”，“新增入库”按钮。

填写资产基本信息

按页面提示逐项录入资产信息，必填项包括：

资产名称：准确填写资产通用名称（如“联想ThinkPadT14笔记本”）；

资产类别：从下拉菜单选择（如“电子设备”“办公家具”“机械设备”）；

型号规格：填写资产的具体型号、配置（如“i5-1135G7/16G/512G”）；

品牌：填写资产品牌（如“联想”“”）；

采购日期：选择资产实际入库日期；

采购金额：填写资产含税采购金额（单位：元）；

供应商：填写采购供应商名称（如“科技有限公司”）；

存放位置：填写资产具体存放地点（如“研发部-3号工位”“仓库-A区货架2”）；

责任人：选择当前资产保管人（如“”“”）。

选填项包括：资产编号（系统自动，可手动修改）、采购合同号、资产图片（支持实物照片）、备注等。

附件

“附件”按钮，与资产相关的证明文件，如采购合同、验收单、发票扫描件（仅内部存档，不对外公开），保证附件清晰可读。

提交审核

信息填写完成后，“保存草稿”（可后续修改）或“提交审核”。提交后，系统将自动推送审批任务至指定审批人（如部门负责人、资产管理员）。

审核通过与归档

审批人登录系统，在“待办审批”模块查看入库申请，确认信息无误后“通过”；若信息有误，“驳回”并填写原因，申请人修改后可重新提交。

审核通过后，系统自动唯一资产编号（如“ZC202405001”），资产状态更新为“在库”，完成入库流程。

（二）资产领用与归还流程

【资产领用】

提交领用申请

登录系统，选择“资产管理”→“资产领用”，“新增领用申请”。

填写申请信息：选择需领用的资产（可通过资产编号、名称搜索）、领用原因（如“新员工入职”“项目开展”）、预计归还日期、申请人所属部门等。

审批流程

提交后，系统按预设流程逐级审批（如部门负责人→资产管理员）。审批人需核对领用资产信息及申请人权限，确认无误后通过。

领用出库

审批通过后，申请人可凭系统的“领用单”至资产管理员*处领取资产，双方核对实物与信息后签字确认。

系统自动更新资产状态为“领用”，责任人变更为申请人。

【资产归还】

发起归还申请

登录系统，选择“资产管理”→“资产归还”，“新增归还申请”。

填写归还信息：选择需归还的资产（系统自动关联申请人名下领用资产）、归还原因（如“离职”“岗位调整”）、归还日期等。

确认归还

提交后，资产管理员*在“待办确认”模块查看申请，核对资产实物与系统信息（如是否损坏、配件是否齐全），确认无误后“确认归还”。

系统更新资产状态为“在库”，存放位置可默认设置为“资产仓库”或由管理员指定。

（三）资产调拨管理流程

发起调拨申请

登录系统，选择“资产管理”→“资产调拨”，“新增调拨申请”。

填写调拨信息：选择需调拨的资产、调出部门/人员、调入部门/人员、调拨原因（如“部门合并”“业务需求”）、调拨日期等。

审批与执行

提交后，调出部门负责人、调入部门负责人及资产管理员依次审批。审批通过后，调出部门与调入部门人员完成资产实物交接，资产管理员在系统中确认调拨完成。

信息更新

系统自动更新资产归属部门、存放位置、责任人等信息，“资产调拨记录”供查询。

（四）资产盘点操作流程

创建盘点任务

登录系统，选择“资产管理”→“资产盘点”，“创建盘点任务”。

填写任务信息：盘点名称（如“2024年第二季度全量盘点”）、盘点范围（如“全部资产”“指定部门资产”）、盘点日期、参与人员（如资产管理员*、部门指定人员）等。

盘点清单

系统根据盘点范围自动“盘点清单”，包含资产编号、名称、类别、存放位置、责任人、账面状态等信息，支持导出为Excel或打印。

实地盘点

盘点人员携带清单至现场，核对资产实物与系统信息，记录实际状态（如“正常”“损坏”“丢失”），并在清单上签字确认。若发觉差异，需在系统中标注差