合同管理模板及审核清单.docVIP

通用合同管理模板及审核清单

一、适用业务场景与对象

采购与销售合同（原材料采购、产品销售、服务采购等）

合作开发与技术服务合同（研发合作、技术支持、咨询服务等）

租赁合同（场地租赁、设备租赁等）

劳动与劳务合同（员工劳动合同、兼职劳务合同等）

委托代理合同（销售代理、委托加工等）

其他各类民事、商事合同

覆盖业务部门（如市场部、采购部、研发部、行政部等）及法务、财务、管理层等多角色协同需求，保证合同签订流程规范、风险可控。

二、合同管理全流程操作指引

步骤一：业务需求发起与材料准备

需求提出：由业务部门根据合作意向填写《合同需求申请表》，明确合作对方基本信息、合作标的、核心需求（如数量、质量、价格、期限等）、预算及特殊要求。

材料收集：同步收集合作对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等），保证对方具备签约资质（如特殊行业需提供经营许可证）。

步骤二：合同起草

模板选择：根据合同类型（如采购合同、服务合同），优先选择公司标准化合同模板库中的对应模板；无标准模板时，参考行业通用模板或由法务部门协助起草。

内容填写：

基础信息：填写合同编号（规则：年份-部门代码-合同序号，如“2024-CG-001”）、合同名称（明确合同类型和核心内容，如“设备采购合同”）、签订日期、双方当事人全称（与营业执照一致）、地址、联系人及联系方式（电话*用“”格式代替）。

核心条款：明确合作标的（具体描述名称、规格、型号等）、数量与质量（标准、验收方式）、价款与支付方式（金额、币种、账户信息、支付节点）、履行期限与地点（开始/结束时间、交付/服务地点）、违约责任（违约情形、赔偿计算方式）、争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）、保密条款（保密范围、期限）、不可抗力等。

附件：根据需求附技术参数、图纸、验收标准、报价单等附件材料，并在合同中注明“附件为本合同组成部分，与具有同等法律效力”。

步骤三：内部审核

部门初审：业务部门负责人审核合同内容是否符合业务需求、条款是否完整，重点核对标的、价格、期限等关键信息与需求一致。

法务审核：法务部门（或外聘法律顾问）审核合同的法律合规性，包括：

主体资格：对方营业执照是否在有效期内，授权委托人是否具有合法授权；

条款合法性：是否存在违反法律法规的强制性规定，违约责任、争议解决等条款是否明确；

风险提示：识别潜在法律风险（如格式条款、管辖地约定不合理等），提出修改建议。

财务审核：财务部门审核财务相关条款，包括：

价款计算是否准确，支付方式是否符合公司财务制度；

税费承担约定是否清晰，发票类型（如增值税专用发票/普通发票）及开具要求是否明确；

对方账户信息是否完整、合规（避免个人账户收取企业款项）。

管理层审批：根据合同金额、重要性分级审批（如金额≤5万元由部门总监审批，5万-50万元由分管副总审批，≥50万元由总经理审批），重大合同需提交董事会审议。

步骤四：对方确认与修订

发送合同：内部审核通过后，将合同文本（加盖骑缝章的扫描件）发送给对方，明确反馈时限。

沟通修订：对方如有修改意见，由业务部门牵头与对方协商，法务部门参与法律条款修订，重大修订需重新履行内部审批流程。

最终确认：双方就合同内容达成一致，对方在合同文本上签字盖章（自然人需签字并按手印，单位需盖公章及法定代表人签章），并回传签字盖章页。

步骤五：合同签署与生效

签署规范：

纸质合同：双方各执正本一份，副本根据需要份数确定（如公司存档1份、业务部门1份、财务1份），每份合同均需加盖骑缝章；

电子合同：通过合法第三方电子签约平台签署，保证签署人身份真实、合同内容不可篡改。

生效条件：根据合同约定确认生效时间（如双方签字盖章后生效、附条件生效等），并在《合同台账》中记录生效日期。

步骤六：合同履行与归档

履行跟踪：业务部门负责合同履行过程跟踪，及时记录交付、验收、付款等节点，发觉履行异常（如延迟交付、质量问题）时，及时发函催告或启动争议解决程序。

资料归档：

合同签署后，业务部门在5个工作日内将合同正本、附件、审批单、对方资质材料等整理成册，提交行政部（或档案管理部门）；

行政部对合同统一编号、登记，建立电子档案（扫描件）和纸质档案，定期备份，保证档案完整、可查。

三、合同模板与审核清单表单

（一）合同基本信息模板

合同编号：_________

合同名称：_________

签订日期：____年__月__日

签订地点：_________

甲方信息

乙方信息

单位名称：_________

单位名称：_________

统一社会信用代码：______

统一社会信用代码：______

地址：_________________

地址：_________________

联系人：____________

联系人：________