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员工离职管理交接清单及手续办理指南

一、适用情境与目标

本指南适用于企业内部各类员工离职场景，包括主动辞职、劳动合同到期终止、协商解除及因岗位调整等原因导致的离职情况。通过规范化的交接流程与手续办理，保证员工离岗后工作衔接顺畅、公司资产安全完整、信息传递准确无误，同时保障离职员工的合法权益，降低因人员变动带来的管理风险与业务影响。

二、标准化操作流程

（一）离职申请与审批启动

员工发起申请

主动离职员工需提前30日（试用期内提前3日）向直属上级提交书面《离职申请书》，说明离职原因、预计最后工作日期；

因劳动合同到期、岗位调整等原因由企业方提出离职的，由人力资源部提前30日向员工发出《离职通知书》，明确离职日期及后续安排。

部门初审与工作评估

直属上级收到申请后，2个工作日内与员工进行面谈，知晓离职动机，确认工作交接可行性；

评估岗位工作复杂度，确定交接周期（一般不超过5个工作日，特殊岗位可适当延长），并同步反馈至人力资源部。

人力资源部审批备案

人力资源部核对员工入职信息、合同期限、考勤记录等，确认离职手续符合《劳动合同法》及公司规定；

审批通过后，向员工及相关部门发出《离职交接通知》，明确交接人、接收人、交接内容及时间节点。

（二）交接准备阶段

交接人梳理清单

员工收到《离职交接通知》后，1个工作日内开始梳理工作内容，包括：

工作职责：当前负责的日常事务、专项任务、项目进度及未完成事项；

文件资料：电子文档（含本地存储、共享服务器、云端文件）、纸质文件（合同、报告、台账等）、客户资料（联系人、需求记录、合作进展）；

资产物品：公司配发的电脑、手机、工牌、钥匙、办公设备、工具等；

系统权限：企业内部系统（OA、CRM、ERP等）账号、密码及访问权限清单。

接收人确认对接

直属上级指定接收人（原则上为同岗位员工或跨部门协作人），与交接人共同核对交接清单，明确各项工作的对接标准与后续跟进人；

对复杂项目或需持续跟进的工作，接收人需提前参与1-2天工作协同，保证理解工作逻辑与关键节点。

（三）工作交接执行

工作内容交接

交接人逐项说明工作流程、注意事项及未完成事项的处理方案，接收人记录并签字确认；

对涉及客户或外部协作的工作，交接人需协助接收人与相关方进行邮件或电话沟通，明确工作对接人及后续联系方式。

文件资料交接

电子文件：移交至公司指定共享文件夹，保证文件命名规范、分类清晰，同步移交文件夹访问权限；

纸质文件：整理成册，标注“移交清单”，双方逐页核对签字，重要文件需加盖“交接确认”章；

客户资料：填写《客户信息交接表》，包括客户名称、联系方式、合作背景、待办事项等，接收人确认无误后签字。

资产物品交接

对照《资产交接清单》，逐项清点公司资产（含低值易耗品），保证无损坏、无遗漏；

电脑设备需删除个人文件，恢复出厂设置，交由IT部门检查系统安全后回收；

工牌、钥匙等物品交至行政部门，确认注销或回收。

系统权限交接

交接人填写《系统账号权限交接表》，列明所有系统账号、权限范围及使用说明；

IT部门根据交接表注销离职员工权限，为接收人开通必要权限，保证系统访问安全。

（四）手续文件办理

人力资源部手续

员工提交《离职申请表》《工作交接确认单》《资产交接清单》等材料，人力资源部核对无误后办理以下事项：

办理社保、公积金停缴手续（次月生效）；

确认未休年假处理（按规定折算工资或安排休完）；

告知薪资结算周期（一般离职后15个工作日内发放）。

行政部门手续

注销门禁卡、办公系统账号（如钉钉、企业）；

确认工位腾退、办公设备归还情况，办理工牌注销。

财务部门手续

结清借款、报销款项（需提供完整票据）；

确认是否存在未结清的款项（如垫付费用、违约金等），出具《薪资结算单》。

（五）离职确认与归档

最终确认

交接完成后，交接人、接收人、直属上级、人力资源部共同在《工作交接确认单》上签字确认；

员工签署《离职承诺书》，确认已交接完毕，无未结清事项，保守公司商业秘密。

资料归档

人力资源部将《离职申请书》《交接确认单》《资产清单》等材料归入员工个人档案；

各部门将交接过程中的文件资料（如项目交接报告、客户信息表）分类存档，保证后续可追溯。

三、交接清单模板

（一）工作交接清单

序号

交接项目

具体内容描述

数量/状态

接收人

交接人

完成时间

备注

1

日常工作

每日报表制作、会议纪要整理

-

*某

*某

X月X日

已同步模板

2

专项任务

项目（进度：80%，需完成模块测试）

1项

*某

*某

X月X日

测试文档已移交

3

客户资料

客户A（联系人：，需求：项目方案调整）

5家

*某

*某

X月X日

已邮件告知客户

4

电子文件

项目文件夹（共享路径：/部门/）

1个

*某

*某

X月X日

权限已开通

5

纸质文件

合同（2023年签，编号：）、年度