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文档编辑格式规范与排版指南

一、适用范围与应用场景

本规范适用于企业内部各类正式文档的编辑与排版，包括但不限于：年度工作报告、项目实施方案、产品技术文档、行政通知文件、对外合作方案等。无论是面向管理层的高要汇报，还是跨部门协作的业务文档，统一的格式规范能提升文档的专业性、可读性，保证信息传递准确高效。适用人员涵盖行政专员、项目经理、市场主管、技术*工程师等所有需撰写或处理正式文档的岗位。

二、文档格式标准化操作流程

（一）前期准备：明确文档定位与框架

确定文档类型与目标读者

根据文档用途（如汇报、存档、对外合作）明确风格：汇报类需突出重点数据，存档类需完整记录细节，对外合作类需兼顾专业性与可读性。

读者不同，内容深度与表达方式调整：对管理层侧重结论与建议，对技术团队侧重细节与实现逻辑。

搭建文档结构大纲

使用“总-分-总”逻辑包含封面、目录、（引言、主体、结论）、附录等基础模块。

主体部分按章节划分，层级不超过4级（如“一→（一）→1.→（1）”），保证结构清晰。

（二）基础格式设置：页面与文本规范

页面设置

纸张格式：统一使用A4（21.0cm×29.7cm），方向默认纵向，特殊情况（如宽表格）可横向，需在页眉标注“横向”字样。

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（便于装订），页脚预留1.75cm页码位置。

页眉页脚：页眉左侧标注文档名称（如“2024年Q3销售报告”），右侧标注页码；页脚居中标注“内部资料·禁止外传”（涉密文档需按保密要求标注）。

字体与段落格式

标题层级规范：

一级标题（如“一、引言”）：黑体三号，居左，段前1行、段后0.5行，行距固定值28磅；

二级标题（如“（一）背景分析”）：楷体GB2312四号，居左，段前0.5行、段后0.5行，行距固定值24磅；

三级标题（如“1.市场需求”）：宋体小四，加粗，居左，段前0.5行、段后0行，行距固定值22磅；

四级标题（如“（1）用户画像”）：宋体小四，居左，空2字符，行距固定值20磅。

格式：

字体：中文用宋体，英文用TimesNewRoman，小四号；

段落：首行缩进2字符，行距1.5倍倍行距，段前段后间距0行；

重点内容：可使用加粗（非斜体、非下划线）突出，颜色仅限黑色或深灰（RGB:51,51,51）。

（三）内容排版：图表与公式处理

表格规范

位置：表格需紧跟相关文字说明（如“如表1所示”），不得跨章节单独放置；宽度不超过页面边界，超宽表格可调整为“横向”或使用“续表”。

格式：

表格位于表格上方，宋体五号加粗，居中，格式为“表1+表格名称”（如“表12023年产品销量对比”）；

表内文字：宋体五号，表头居中加粗，内容默认居中对齐（特殊情况左对齐，如备注列）；

线条：表格外框用1.5磅实线，内框用0.75磅实线，无线条网格。

图片与图形规范

格式：优先使用JPG、PNG或矢量图（如EMF），分辨率不低于300dpi，避免使用截图（除非无替代方案）。

排版：图片下方标注图题，宋体五号加粗，居中，格式为“图1+图片名称”（如“图1系统架构示意图”）；图片与之间空1行，左右居中对齐，不得覆盖文字。

公式：使用公式编辑器插入，公式单独成行，编号右对齐，格式为“（1-1）”（如“F=ma（1-1）”）。

（四）审阅与输出：保证规范落地

交叉审阅

完成编辑后，对照本规范检查格式（标题层级、字体、页码等），重点核对图表编号与引用是否一致（如“如表1所示”需对应实际表格）。

使用Word“审阅”→“拼写和语法”功能检查错别字与标点符号，避免中英文标点混用（如中文用“，”、英文用“,”）。

最终输出

导出格式：默认为PDF（保证格式不丢失），需提交源文件（.docx）时，需删除批注与修订痕迹；

文件命名：统一为“部门-文档类型-日期-版本号”（如“市场部-推广方案V1.0”），避免使用“最新版”“最终版”等模糊名称。

三、通用格式规范参数参考表

元素类型

格式要求

示例说明

文档标题

黑体初号，居中，段前2行、段后1行，行距固定值36磅

《2024年度企业数字化转型实施方案》

一级标题

黑体三号，居左，段前1行、段后0.5行，行距固定值28磅

一、项目背景

二级标题

楷体GB2312四号，居左，段前0.5行、段后0.5行，行距固定值24磅

（一）政策驱动因素

宋体小四，英文TimesNewRoman，首行缩进2字符，1.5倍行距

国家出台《“十四五”数字建设规划》…

表格标题

宋体五号加粗，居中，位于表格上方，段后0.5行

表22023年Q1-Q4各部门预算执行率

表格内文字（表头）

宋体五号加粗，居中对齐，1.0倍行距

部门名称、预算金额（万元）、执行率（%）

表格内文字（内容）

宋体五号，居中对齐