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团队协作在线会议系统使用指南

一、常见应用场景

在线会议系统已成为团队远程协作的核心工具，适用于以下工作情境：

项目启动与规划：跨地域团队成员共同明确项目目标、分工及timeline，保证各方对齐方向。

日常例会与进度同步：如周例会、站会，快速同步工作进展、问题及下一步计划，提升信息透明度。

跨部门协作沟通：设计、研发、市场等不同部门成员通过会议实时讨论方案，减少信息传递误差。

客户需求对接与反馈：与客户远程沟通需求细节，演示产品原型，高效收集修改意见。

内部培训与知识分享：组织技能培训、行业动态分享，帮助团队成员同步知识储备。

二、详细操作流程

（一）会前准备：保证会议高效启动

创建会议

登录系统后，首页“创建会议”按钮，填写会议基本信息：

会议名称：简洁明了，如“项目需求评审会；

会议时间：选择开始及结束时间，支持设置“周期性会议”（如每周三下午3点）；

会议类型：根据需求选择“普通会议”“会议密码”“等候室”（需主持人同意方可进入）等安全选项。

完成后“确认创建”，系统自动会议号、及密码（支持手动修改）。

邀请参会人员

“邀请参会者”，可通过以下方式添加：

通讯录导入：勾选团队成员（如张（项目经理）、王（研发负责人））；

复制/会议号：将的会议、会议号及密码通过企业钉钉等内部工具发送给参会者；

设置会议提醒：提前15分钟/30分钟通过系统发送提醒通知，避免遗漏。

准备会议资料

提前会议所需文档（如需求文档、PPT、原型图）至系统“共享文件”模块；

若需演示操作或标注，可提前准备“屏幕共享”内容，测试切换流畅度；

重要会议可提前录制测试视频，保证音视频设备正常。

设备与网络检查

提醒参会者提前测试：

网络：优先使用有线网络或稳定Wi-Fi，避免移动热点；

音视频设备：检查麦克风、摄像头是否正常工作，建议佩戴耳机减少环境杂音；

系统版本：保证客户端/APP为最新版本，避免兼容性问题。

（二）会中操作：聚焦会议目标，提升协作效率

进入与开场

主持人提前5分钟进入会议室，开启“等候室”功能，逐个放行参会者；

开场时简要说明会议目标、议程及时长（如“本次会议预计30分钟，重点讨论需求优先级”），提醒会议纪律（如静音、发言举手）。

音视频与互动管理

主持人控制：可统一管理参会者权限，如“全体静音”“允许发言”“开启/关闭摄像头”；

参会者操作：需发言时“举手”按钮，主持人同意后解除静音；若遇网络卡顿，可“切换服务器”优化；

实时互动：通过“聊天框”发送文字消息、文件，或使用“投票”“问卷”功能快速收集意见（如“请投票选择需求优先级：A/B/C”）。

内容共享与协作

屏幕共享：“共享屏幕”，可选择共享整个屏幕、特定窗口或白板；共享时建议关闭无关程序，避免信息泄露；

白板协作：多人可在白板上同时绘图、标注，用于头脑风暴或方案讨论（如“请王*在白板上标注核心功能模块”）；

会议录制：主持人“录制”按钮，系统自动保存会议视频（支持设置仅录制音频或画面+音频），录制后可在“历史会议”中回放。

议程推进与控场

主持人按议程时间推进，避免话题偏离（如“关于技术实现细节，会后单独沟通，本次先聚焦需求确认”）；

若遇争议，可引导使用“分组讨论”功能（如“分成2组讨论方案可行性，5分钟后汇报”），提升讨论效率。

（三）会后整理：沉淀会议成果，推动执行落地

结束会议

主持人“结束会议”，选择“结束并录制”（若未提前录制）或“结束录制”；

系统自动向所有参会者发送“会议结束通知”，包含会议纪要（若有）及回放地址（若录制）。

会议纪要与资料归档

整理纪要：根据会议记录（或回放）提炼核心内容，包括：

会议基本信息（时间、参会人、主题）；

议程回顾及讨论要点；

决议事项（如“确定需求优先级为ABC”）；

待办任务（需明确负责人、截止时间，如“李*负责完成技术方案初稿，10月18日前提交”）。

归档资料：将会议纪要、共享文件、录屏视频等至团队共享文档库，按“项目-日期”分类命名，方便后续查阅。

任务跟踪与反馈

通过系统“任务管理”模块创建待办任务，分配给对应负责人，设置截止时间；

定期跟进任务进度，如在周例会上同步“上次会议待办完成情况”，保证问题闭环。

三、常用工具模板

模板1：会议前准备清单

检查项

内容说明

负责人

完成状态（√/×）

会议基本信息

名称、时间、参会人、议程是否明确

张*

会议资料

需求文档、PPT是否并共享

王*

设备测试

麦克风、摄像头、网络是否正常

全体参会

安全设置

是否开启会议密码/等候室

张*

提醒通知

是否提前发送会议提醒

李*

模板2：会议纪要模板

会议基本信息

会议主题：________________________

时间：____年__月日:-:__

地点：____________________