企业报销流程标准作业手册.docVIP

企业日常报销流程标准作业手册

前言

为规范企业日常费用管理，统一报销标准，提高费用处理效率，明确各环节职责，特制定本手册。本手册旨在为各部门员工提供清晰的报销操作指引，保证费用支出的真实性、合规性及合理性，保障企业资金管理有序进行。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业全体员工（含正式员工、试用期员工及实习生）因履行工作职责发生的各类日常费用报销，涵盖以下部门：行政部、财务部、市场部、销售部、人力资源部等。

（二）典型应用场景

日常办公费用：如办公用品采购、打印复印费、通讯费、网络服务费等；

差旅费用：员工因公出差的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补助等；

业务接待费用：与客户或合作方开展业务沟通产生的餐费、活动场地费等；

其他合理支出：如员工培训费、小额采购费、快递费等，需符合企业费用管理制度规定。

二、标准操作流程

（一）第一步：费用发生与单据准备

场景说明：员工因公发生费用时，应同步收集合规支付凭证，保证凭证信息完整、真实。

操作要点：

费用发生后3个工作日内，整理相关凭证（如电子支付截图、供应商收据、行程单等），凭证需注明费用发生事由、日期、金额及关联项目名称；

涉及多人共同发生的费用（如团队聚餐），需由经办人汇总明细，并由参与人员签字确认。

责任人：费用申请人（某）。

（二）第二步：填写报销申请单

场景说明：申请人登录企业OA系统或使用纸质版《费用报销申请单》，按要求填写完整信息。

操作要点：

基本信息：填写申请人姓名（某）、所属部门、联系方式、报销日期、费用所属月份；

费用明细：逐项填写费用项目（如“办公用品”“差旅交通费”）、发生日期、金额、数量、事由说明（需简洁明确，如“采购部门会议用A4纸”“上海出差客户拜访”）；

附件清单：列明所附凭证名称及数量（如“电子支付截图1张”“供应商收据2份”）；

审批流程：根据企业权限设置，勾选对应审批节点（如“部门负责人→财务主管→分管领导”）。

责任人：费用申请人（某）。

（三）第三步：部门内部初审

场景说明：报销单提交至申请人所在部门负责人，审核费用支出的真实性及合理性。

操作要点：

部门负责人需核对费用是否与部门工作计划匹配，是否存在超预算、超标准支出；

审核通过后，在OA系统或纸质单据“部门审核”栏签字确认，并注明审核日期；

若发觉费用不合规（如事由模糊、超标准），需退回申请人补充说明或修改。

责任人：部门负责人（经理）。

（四）第四步：财务部门复核

场景说明：初审通过的报销单流转至财务部，由财务专员进行合规性与金额准确性复核。

操作要点：

财务专员审核凭证是否合规（如支付凭证抬头是否为企业全称、金额是否与报销单一致、附件是否齐全）；

核对费用是否符合企业报销标准（如差旅住宿费上限、招待费人均标准等）；

检查报销单填写是否规范（如项目名称是否完整、大小写金额是否一致、签字是否齐全）；

复核通过后，在“财务复核”栏签字；若发觉问题，注明退回原因并反馈给申请人。

责任人：财务专员（会计）。

（五）第五步：审批层级确认

场景说明：根据费用金额及类型，由不同层级管理人员进行最终审批。

操作要点：

小额费用（如单笔金额≤5000元）：由部门负责人及财务主管审批即可；

大额费用（如单笔金额＞5000元）：需经分管领导审批；

特殊费用（如单笔金额＞20000元或涉及重大业务支出）：需提交总经理审批；

审批人需在OA系统或纸质单据对应审批栏签字确认，保证审批流程完整。

责任人：部门负责人（经理）、分管领导（总监）、总经理（总）（按权限顺序）。

（六）第六步：报销单据提交与归档

场景说明：审批完成的报销单由财务部统一处理，完成付款后归档保存。

操作要点：

申请人将审批完成的纸质单据（含所有附件）提交至财务部，或通过OA系统电子版单据；

财务部核对无误后，在5个工作日内完成付款（通过企业对公账户或员工工资卡）；

报销单及附件由财务部分类归档，保存期限不少于5年，以备后续审计或查询。

责任人：财务专员（出纳）、财务部（档案管理员）。

三、报销申请单模板

企业费用报销申请单

基本信息

申请人姓名

某

所属部门

行政部

联系方式

5678

报销日期

2023年10月25日

费用所属月份

2023年10月

费用明细

项目名称

——————–

——————

办公用品采购

差旅交通费

市内交通费

费用合计

人民币（大写）：壹仟陆佰叁拾元整

附件清单

1.电子支付截图2张；2.供应商收据1份；3.差旅行程单1份

审批流程

部门负责人签字：_____________日期：_____财务主管签字：_____________日期：_____分管领导签字：_____________日期：_____

备注

如有特殊情况说明，请在此处填写：___________________