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一、适用场景与价值
在企业日常运营中，会议是推动工作、协调资源、解决问题的重要载体。无论是部门周例会、项目推进会、跨部门协调会，还是年度战略研讨会，均需通过规范的会议纪要记录核心内容，并通过决议执行表明确责任、跟踪进度。本工具旨在实现“会议有记录、决议有跟踪、执行有闭环”，避免信息遗漏、责任模糊，提升团队协作效率与管理透明度，保证会议成果真正落地。
二、从会议筹备到归档的全流程操作
（一）会前准备：奠定高效记录基础
明确会议要素：提前确认会议主题、时间、地点（线上/线下）、主持人、记录人及参会人员名单，保证关键角色到岗。
准备会议材料：提前收集议程草案、背景资料、待讨论议题等，通过邮件或企业内部系统同步给参会人，让各方提前熟悉内容，提升会议效率。
准备记录工具：记录人需准备会议纪要模板、录音设备（需提前征得主持人同意）或协作文档工具（如飞书文档、腾讯文档），保证实时记录讨论要点。
（二）会中记录：精准捕捉核心信息
记录基本信息：在模板中填写会议主题、时间、地点、主持人、记录人、参会人（含缺席人员及原因）、会议议程等基础信息，保证要素完整。
同步记录讨论内容：按议程顺序，逐项记录各议题的讨论过程，重点标注不同参会人的核心观点、分歧点及共识，避免冗余表述，提炼关键信息。
明确决议事项：对会议达成的决议，需逐条记录“决议内容”“责任部门/人”“完成时限”“所需资源”等核心要素，保证责任到人、时限明确。例如：“决议：Q3完成客户系统升级（责任部门：技术部；负责人：*工；完成时限：9月30日）”。
确认待办事项：对会议中确定的临时任务或需跟进事项，单独列出“待办事项清单”，注明任务内容、负责人、截止时间及优先级。
（三）会后整理：形成标准化纪要
梳理与核对：会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议记录和录音（如有），整理纪要初稿，重点核对决议事项的责任人、时限、关键动作是否准确，保证与会议内容一致。
审核与分发：将初稿提交主持人审核，确认无误后，通过企业邮箱或内部系统发送给所有参会人及相关协作部门，抄送上级领导（如需），并要求接收人确认已查阅。
同步决议执行表：将会议决议事项录入“决议执行跟踪表”，明确当前状态为“待执行”，关联对应会议纪要编号，便于后续跟踪。
（四）决议跟踪：保证执行落地
责任部门主动推进：决议责任部门需根据时限要求，制定详细执行计划，明确关键节点和输出成果，定期（如每周/每两周）向记录人或项目组反馈进度。
记录人动态更新：记录人需每周更新决议执行状态（如“进行中”“已完成”“延期”），对即将到期的任务提前3天提醒责任人；对延期任务，需记录延期原因及新完成时限。
定期复盘与通报：在后续相关会议中，优先回顾决议执行情况，对已完成事项标注“已完成”并附简要成果说明；对未完成事项分析原因，协调资源解决问题。
（五）归档管理：实现闭环追溯
分类存储：会议结束后5个工作日内，记录人需将会议纪要（含审核版）、决议执行表（含更新记录）、相关附件（如PPT、方案文档）等整理归档，按“年份-月份-会议类型”分类存储（如“2024-08-项目推进会”）。
权限管理：归档文件需设置查阅权限，仅限参会人、相关协作部门及上级领导查阅，保证信息安全。
三、核心模板表格
（一）会议纪要记录表
会议基本信息
会议主题
例：2024年Q3产品规划研讨会
会议时间
例：2024年8月10日14:00-16:00
会议地点
例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*）
主持人
*经理
记录人
*专员
参会人员
总监、主管、工、工等（共8人）
缺席人员及原因
*工（因出差请假）
会议议程
1.Q2产品复盘；2.Q3用户需求分析；3.功能优先级排序；4.资源分配确认
讨论内容与发言摘要
决议事项
议题1：Q2产品复盘
经理：Q2用户增长未达预期，主要因注册流程转化率低；工：建议优化注册页面UI，减少步骤。
决议1：技术部负责9月15日前完成注册流程优化（负责人：*工），测试部配合验证。
议题2：Q3用户需求分析
主管：用户反馈“数据导出”功能需求最高；总监：优先开发该功能，暂缓次要需求。
决议2：产品部8月20日前输出“数据导出”功能需求文档（负责人：*主管），技术部评估开发周期。
议题3：资源分配确认
经理：目前开发人力紧张，需协调2名前端工程师支持；总监：同意从其他项目调配。
决议3：人力资源部8月12日前完成2名前端工程师调配（负责人：*主任）。
待办事项清单
序号
任务内容
1
整理Q2产品用户反馈数据，8月12日前提交
2
跟进注册流程优化进度，每周五同步
附件清单
1.Q2产品数据复盘报告（*.pdf）
2.Q3用户需求调研汇总表（*.xlsx）
（二）决议执行跟踪表
决议编号
对应会议纪要编号
决议内容
责任部门
协同部门
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