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文档审批流程自动化及电子签名工具应用指南
一、适用业务场景
本工具适用于企业内部各类需要多环节审批的文档流转场景，通过自动化流程与电子签名功能提升审批效率、规范管理流程。典型应用包括：
合同类文档：采购合同、销售合同、服务协议等需法务、财务、业务部门多级审批的场景；
行政类文档：用印申请、差旅报销、办公用品采购等需部门负责人及行政部门审批的场景；
人事类文档：员工入职审批、调岗申请、离职手续、绩效考核结果确认等需HR及相关部门审批的场景；
项目类文档：项目立项申请、预算审批、结项报告等需项目组、管理层及财务部门审批的场景。
二、详细操作流程
（一）发起审批：创建申请与文档
登录系统：用户通过企业内部账号登录文档审批自动化平台，进入“审批中心”模块。
选择审批类型：“新建审批”，根据文档类型选择对应模板（如“合同审批模板”“报销审批模板”等），或“自定义创建”手动设置审批流程。
填写基础信息：
文档名称：准确输入文档全称（如“2024年Q1办公用品采购合同”）；
申请人：系统自动填充当前登录人信息，不可修改；
申请部门：系统根据申请人所属部门自动匹配，支持手动调整（如跨部门协作时）；
申请日期：系统自动当前日期，支持修改（如追溯审批时需调整）。
审批文档：“附件”，添加需审批的电子文档（支持PDF、Word、Excel等格式，单个文件不超过50MB，总附件大小不超过200MB）。后可预览文档内容，确认无误后保存。
设置审批流程：
选择审批人：根据文档类型添加审批节点（如合同审批需添加“业务部门负责人→法务专员→财务总监→总经理”）；
设置审批规则：选择“串行审批”（按节点顺序依次审批）或“并行审批”（多个节点同时审批，全部通过后进入下一环节）；
添加抄送人（可选）：输入需同步审批进度的员工姓名或工号，抄送人仅查看进度，无审批权限。
（二）审批处理：查看与签署意见
接收审批提醒：审批人登录系统后，在“待办审批”列表中查看待处理文档，系统将通过站内消息、短信或邮件发送审批提醒（提醒时间可自定义，如提交后1小时、到期前2小时）。
查看文档详情：待办审批事项，查看文档基本信息、的附件及审批流程进度。支持在线预览文档内容，或本地查阅。
执行审批操作：
同意：“同意”按钮，输入审批意见（如“内容已审核，同意签署”），系统自动流转至下一审批节点；
驳回：“驳回”按钮，填写驳回原因（如“合同金额超出预算，需重新修改”），流程终止并退回至申请人，申请人修改后可重新发起；
转交：如审批人因公出差等原因无法处理，可“转交”，选择其他同级别或上级员工代为审批，转交后原审批人不再显示在流程中。
电子签名确认：当文档到达最终审批节点且所有审批人均通过后，系统触发电子签名环节。审批人“签名”按钮，通过人脸识别、密码或手机验证码完成身份验证后，在文档指定位置添加电子签名（支持手写签名、姓名章或企业公章样式），签名后文档状态更新为“已签署”。
（三）流程归档：查询与文档管理
查看审批记录：申请人及审批人可在“审批历史”中查询已完成的审批流程，查看各节点审批人、审批意见、签名时间及文档版本。
已签署文档：审批完成后，系统自动带有电子签名的最终版文档，申请人可登录“文档中心”，或通过“分享”功能将文档发送给相关同事（设置查看或权限）。
归档存储：已签署文档自动归档至企业云端服务器，支持按“文档类型”“审批日期”“申请人”等条件检索，长期保存（保存期限可自定义，默认永久保存），保证文档可追溯、防篡改。
三、审批流程表单模板
表单名称：通用文档审批申请单
字段分类
字段名称
填写说明
是否必填
基础信息
申请单号
系统自动，格式为“年份（4位）+月份（2位）+流水号（3位）”，如“202403001”
是
申请人
系统自动填充当前登录人姓名
是
申请部门
系统根据申请人所属部门自动匹配
是
申请日期
系统自动当前日期
是
联系方式
填写申请人办公电话或分机号，用于审批人沟通
否
文档信息
文档名称
需审批的文档全称，与附件名称一致
是
文档版本
如“V1.0”“修订版2”等，便于版本管理
是
文档类型
下拉选择：合同类/行政类/人事类/项目类/其他
是
保密级别
下拉选择：公开/内部秘密/机密（机密文档需额外添加审批节点）
否
审批流程
第一审批人
输入员工姓名或工号，如“（业务部经理）”
是
第二审批人
根据需要添加，如“（法务专员）”
否
第三审批人
根据需要添加，如“（财务总监）”
否
审批规则
单选：串行审批（依次审批）/并行审批（同时审批）
是
附件信息
附件
支持多文件，需与文档名称一致，格式为PDF/Word/Excel等
是
附件说明
简要说明附件内容，如“附件1：采购合同；附件2：报价单”
否
备注
申请事由
简述审批目的，如“因办公用品采购需签订框架
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