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办公室行政管理工作手册范本

前言

办公室行政管理工作是保障组织高效、有序运转的基石，是连接各部门、服务全体员工的重要纽带。本手册旨在规范办公室行政工作流程，明确工作职责，提升工作效率与服务质量，确保各项行政事务得到妥善处理，为组织的稳健发展提供坚实的后勤保障。

本手册适用于本组织内所有从事办公室行政管理工作的人员，以及需要了解行政工作规范的相关同事。全体行政人员应认真学习、严格遵守，并在实践中不断完善和优化工作方法。

第一章核心职责与工作目标

一、核心职责

办公室行政管理工作涵盖范围广泛，核心职责包括但不限于：

1.日常办公运营保障：确保办公环境整洁有序，办公设备正常运行，通讯畅通，为员工提供舒适高效的工作条件。

2.资产管理：负责办公用品、固定资产的采购、登记、分发、维护与盘点，实现资源的合理配置与有效利用。

3.会务与活动组织：协助或独立策划、组织各类会议、培训及公司活动，确保活动顺利进行并达到预期效果。

4.文书与档案管理：负责各类公文、信函、合同、档案的起草、流转、归档与保管，确保信息传递及时、准确，档案管理规范、安全。

5.采购与费用控制：根据需求进行合理采购，严格执行审批流程，控制行政费用支出，力求性价比最优。

6.差旅管理：为员工出差提供必要的支持与服务，规范差旅流程，确保差旅活动的顺利与合规。

7.后勤保障服务：涵盖员工餐饮、交通、安全保卫等方面的协调与管理（若涉及）。

8.专项事务协调：完成上级交办的其他行政专项任务，协调处理突发事件。

二、工作目标

1.保障顺畅：确保办公流程顺畅，无明显阻滞，满足日常运营需求。

2.提升效率：通过优化流程、引入工具等方式，持续提升行政工作效率。

3.控制成本：在保证服务质量的前提下，严格控制各项行政开支。

4.优化服务：以员工需求为导向，不断提升行政服务的满意度。

5.规范有序：建立健全各项行政管理制度与流程，实现工作的标准化、规范化。

第二章日常办公运营管理

一、前台接待与总机服务

1.人员要求：前台人员需仪容仪表整洁大方，态度热情亲和，具备良好的沟通表达能力与应变能力。

2.访客接待：

*主动问候，询问访客信息及事由，及时与被访人联系确认。

*按规定为访客办理登记手续，必要时引导至指定区域等候。

*对重要访客或团体来访，应提前做好预案，全程引导。

3.总机服务：

*电话铃响三声内接听，使用规范问候语。

*准确转接来电，无法立即转接时应礼貌告知原因并记录留言。

*熟悉公司内部组织结构及主要人员分机号，提供必要的咨询服务。

*做好电话记录，特别是重要事项或紧急通知，确保信息传递无误。

二、办公环境维护

1.办公区域：

*保持办公区域（包括个人工位、公共走廊、茶水间、卫生间等）的清洁、整齐、无异味。

*定期检查办公家具、照明、空调等设施的完好情况，发现问题及时报修。

*规范绿植摆放与养护，营造舒适宜人的办公氛围。

2.会议室：

*会议前后及时清理会议室，确保桌椅归位、地面干净、白板清洁。

*检查会议设备（投影、音响、麦克风等）是否正常，提前做好调试。

*根据会议需求，准备必要的饮品、文具等。

三、办公设备管理

1.日常维护：

*建立办公设备台账，包括电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪等。

*定期对设备进行检查、清洁和简单维护，确保其正常运行。

2.故障处理：

*接到设备故障报告后，应立即响应，尝试初步排查和解决。

*对于无法自行解决的故障，及时联系专业维修人员或供应商进行维修，并跟踪维修进度。

3.耗材管理：

*监控打印机、复印机等设备的耗材（如纸张、墨盒、硒鼓）余量，及时申购补充。

第三章资产管理

一、办公用品管理

1.采购：

*根据历史消耗数据及实际需求，制定合理的办公用品月度或季度采购计划。

*选择合格的供应商，遵循性价比原则进行采购。大宗或长期采购可考虑签订框架协议。

2.入库与保管：

*办公用品到货后，需核对数量、规格、质量，确认无误后办理入库登记。

*分类存放，标识清晰，注意防潮、防尘、防火。

3.领用与分发：

*建立办公用品领用登记制度，员工按需领用，提倡节约。

*定期盘点库存，确保账实相符，避免积压或短缺。

二、固定资产管理

1.登记与标识：

*对公司购置的固定资产（如办公家具、电脑、服务器等）进行详细登记，建立固定资产卡片，明确资产名称、规格、型号、购置日期、价值、使用部门、责任人等信息。

*重要固定资产应粘贴唯一的资产标识标签。

2.领用与转移：

*员工领用固定资产需办理领用手续。

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