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企业物资采购流程标准化手册

前言

为规范企业物资采购行为，明确各环节职责分工，提高采购效率与透明度，降低采购成本，保证采购活动的合规性与合理性，特制定本手册。本手册旨在为企业物资采购提供标准化操作指引，保障生产经营活动有序开展。

一、手册适用范围与核心目标

（一）适用范围

本手册适用于企业各类物资采购活动，包括但不限于：

生产性物资（原材料、零部件、设备备件等）；

非生产性物资（办公用品、低值易耗品、固定资产等）；

服务类采购（技术服务、维修保养、后勤服务等）。

（二）核心目标

标准化：统一采购流程与表单，消除操作随意性；

透明化：实现采购过程公开可追溯，防范廉洁风险；

合规化：保证采购活动符合国家法律法规及企业内部制度；

高效化：优化采购环节，缩短采购周期，保障物资及时供应。

二、标准化操作流程详解

（一）需求申请与部门初审

责任部门：需求部门、部门负责人*

操作说明：

需求部门根据生产经营或工作需要，填写《物资需求申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望到货日期等信息，并附相关技术参数或验收标准（如设备需提供技术规格书）。

部门负责人*对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，确认无误后签字提交至采购部。

输出文件：《物资需求申请表》（部门负责人*签字版）

（二）采购部需求复核与预算确认

责任部门：采购部、财务部*

操作说明：

采购部收到《物资需求申请表》后，1个工作日内完成需求复核，重点审核：

物资名称、规格型号、数量是否清晰明确；

预算金额是否符合企业采购预算规定；

是否存在可替代的闲置物资（可通过库存系统查询）。

复核通过后，采购部将申请表转交财务部*确认预算余额，保证采购支出在预算范围内。

输出文件：《采购审批表》（采购部、财务部*签字版）

（三）供应商寻源与选择

责任部门：采购部、需求部门、评审小组*

操作说明：

根据物资类型及采购金额，确定采购方式：

小额采购（金额≤5000元）：通过合格供应商库直接询价，选择性价比最高的供应商；

中额采购（5000元＜金额≤5万元）：至少邀请3家合格供应商报价，采用综合评分法（价格、质量、交期、服务各占比重）确定供应商；

大额采购（金额＞5万元）：采用公开招标或竞争性谈判方式，由采购部、需求部门、财务部、法务部组成评审小组*，按既定评审标准确定中标供应商。

供应商需满足基本条件：具备合法营业执照、相关资质证书（如特种设备生产许可证）、良好商业信誉及供货能力。

输出文件：《供应商信息表》《询价/招标记录表》《供应商评审报告》

（四）合同评审与签订

责任部门：采购部、法务部、财务部、需求部门

操作说明：

采购部根据确定的供应商信息，拟定《采购合同》，内容应包括：合同双方信息、物资明细（名称、规格、数量、单价、总价）、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等。

法务部审核合同条款的合规性与完整性，财务部审核付款条款与企业财务制度的一致性，需求部门审核技术参数与需求的匹配性，各部门审核无误后签字确认。

采购部授权代表与供应商签订合同，合同文本一式三份（采购部、供应商、财务部*各执一份）。

输出文件：《采购合同》（签字盖章版）

（五）订单下达与执行跟踪

责任部门：采购部、供应商

操作说明：

采购部根据签订的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物资信息、交付时间、交付地点、联系人等，并要求供应商确认回传。

采购专员负责跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通生产/备货情况，保证按期交付；如遇可能延迟交货，供应商需提前3个工作日书面通知，采购部及时与需求部门沟通并协商解决方案（如调整交期、更换供应商等）。

输出文件：《采购订单》（供应商确认版）《订单执行跟踪表》

（六）到货验收与入库

责任部门：需求部门、仓库、采购部

操作说明：

供应商按《采购订单》交付物资后，需求部门与仓库共同到场验收：

数量验收：核对物资数量与订单是否一致，如短缺需当场记录并由供应商签字确认；

质量验收：按合同约定的质量标准（如技术参数、检测报告、样品等）进行检验，需求部门负责技术指标验证，仓库负责外观与包装检查；

单据验收：核对供应商提供的送货单、合格证等随货文件是否齐全。

验收合格后，需求部门、仓库、采购部共同在《到货验收单》上签字确认；验收不合格的，由采购部联系供应商退换货或索赔，并记录不合格原因。

仓库凭签字完整的《到货验收单》办理入库手续，更新库存台账。

输出文件：《到货验收单》（三方签字版）《入库单》

（七）付款申请与结算

责任部门：财务部*、采购部

操作说明：

采购部在物资验收合格且达到合同约定的付款条件（如到货后30天、质保金支付后等）时，收集以下单据提交财务部*：

《采购合同》；

《到货验收单》；

《入库单》；

供应商提供的合法付款凭证（