行政办公用品申请及采购流程.docVIP

行政日常办公用品申请及采购流程工具指南

一、适用场景说明

本流程适用于企业内部日常办公所需各类物品的申请与采购管理，具体场景包括但不限于：

新员工入职配置：为新增员工提供基础办公物品（如笔、笔记本、文件夹等）；

日常消耗品补充：打印机纸张、墨盒、订书钉等易耗品的定期或临时补充；

办公设备配件需求：电脑键盘、鼠标、办公椅配件等设备维修或更换所需配件；

临时性办公需求：部门会议、活动所需的一次性物品（如名牌、会议记录本等）；

其他合理办公需求：非生产性、与日常办公直接相关的物品采购。

二、操作流程详解

（一）需求发起与申请

责任主体：物品需求申请人（一般为部门员工或部门指定对接人）

操作步骤：

确认需求合理性：申请人结合工作需要，确认所需物品的必要性及规格，优先使用部门现有库存或替代品，避免重复申请。

填写《办公用品申请表》：根据模板要求完整填写物品名称、规格型号、单位、申请数量、用途说明等信息，保证内容准确、无遗漏。

提交申请：将填写完整的申请表提交至部门负责人审核，可通过OA系统、纸质表单或邮件等方式（具体以企业实际规定为准）。

（二）部门审核

责任主体：部门负责人

操作步骤：

核查需求必要性：部门负责人审核申请物品是否与部门日常工作相关，数量是否合理，避免非必要或超量申请。

签字确认：审核通过后，在《办公用品申请表》“部门审核”栏签字；若审核不通过，需注明原因并退回申请人调整。

传递至行政部：将审核通过后的申请表及时提交至行政部（或综合管理部，下同）。

（三）行政部审批与预算核对

责任主体：行政部负责人

操作步骤：

库存核查：行政部登录办公用品管理系统或查阅库存台账，核对申请物品的现有库存数量，优先从库存中调配，避免重复采购。

预算与合规性审核：

核查申请物品是否符合企业办公用品采购预算标准（如单件物品价格上限、月度/季度采购总额限制）；

确认申请物品是否在《办公用品采购目录》范围内（若存在目录外物品，需额外说明必要性并报请更高层级审批）。

审批反馈：审核通过后，在“行政审批”栏签字；若需调整（如减少数量、更换替代品），与申请人沟通后修改申请表并重新审核。

（四）采购执行

责任主体：行政部采购专员

操作步骤：

制定采购计划：根据审批通过的申请表，汇总各部门需求，制定周/月度采购计划，明确采购物品、数量、预算及时间节点。

供应商选择：

优先从企业合格供应商库中选择合作供应商（如长期合作的办公用品经销商）；

对于单次采购金额较高或特殊物品，需进行比价或询价（至少2家供应商报价），保证性价比合理。

下单与跟进：向选定供应商下达采购订单，明确物品规格、数量、交付时间及质量要求，并跟进生产/发货进度，保证按时到货。

（五）验收入库

责任主体：行政部库管员、采购专员

操作步骤：

到货核对：物品送达后，库管员与采购专员共同对照采购订单和送货单，检查物品名称、规格型号、数量是否一致，外包装是否完好。

质量检验：对物品进行质量抽查（如办公用品的书写流畅度、电子配件的通电情况等），确认是否符合采购标准。

入库登记：核对无误后，库管员在办公用品管理系统中录入入库信息（包括物品编码、名称、规格、入库数量、入库日期、供应商等），更新库存台账，并在《办公用品申请表》“入库签字”栏签字确认。

异常处理：若发觉数量不符、质量损坏等问题，需立即联系供应商退换货，并记录异常原因及处理结果。

（六）发放与领用

责任主体：行政部库管员、申请人

操作步骤：

领用申请：申请人凭审批通过的《办公用品申请表》到行政部库房领用物品，或通过系统提交领用申请（支持线上领用的企业）。

物品核对与发放：库管员核对申请表信息与实际库存，确认无误后发放物品，申请人在“领用签字”栏签字确认。

库存更新：库管员在系统中扣减领用数量，保证库存数据实时准确。

三、申请表单模板

办公用品申请表

序号

物品名称

规格型号

单位

申请数量

库存数量

实际采购数量

单价（元）

金额（元）

用途说明

申请人

申请日期

部门审核（签字）

行政审批（签字）

采购执行（签字）

入库签字

领用签字

1

中性笔

0.5mm黑色

支

10

5

5

1.5

7.5

日常文件签署

*

2023-10-09

*（部门经理）

*（行政主管）

*赵六（采购员）

*孙七

*

2

A4复印纸

70g

包

2

0

2

25

50

部门会议打印

*

2023-10-09

*

*

*赵六

*孙七

*

3

文件夹

A4蓝色

个

3

2

1

8

8

项目资料整理

*

2023-10-09

*

*

*赵六

*孙七

*

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

填写说明：

“规格型号”栏需填写物品具体参数（如笔的粗细、纸张的克重），避免模糊描述（如“笔”“纸”）；

“库存数量”由行政部库管员填写，用于申请人参考；

“