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业务流程自动化管理模板

一、适用业务场景

采购审批流程：从申购单提交、部门审核、财务复核到领导审批的全流程自动化，减少纸质传递和重复录入。

员工入职流程：新员工信息录入、IT设备申请、门禁权限开通、社保公积金办理等环节的自动触发与协同。

费用报销流程：发票、自动验真（如税务接口）、合规性校验、审批流推送及财务入账自动化。

项目立项流程：项目申请、可行性评估、资源协调、预算审批等跨部门流程的标准化与自动流转。

二、自动化实施步骤

1.需求梳理与目标明确

流程现状分析：梳理当前业务流程的痛点，如审批环节冗余、信息传递滞后、人工操作易出错等，记录各环节的参与角色、输入输出、耗时情况。

自动化目标设定：明确需达成的目标，例如“审批时长从3天缩短至4小时”“人工操作减少70%”，保证目标可量化。

需求文档编制：输出《流程自动化需求说明书》，包含流程边界、触发条件、审批规则、异常处理机制等内容，由需求方（如采购部、HR部）与IT部门共同确认。

2.自动化工具选型

评估维度：根据流程复杂度、企业现有系统（如OA、ERP）、预算、集成需求等，选择合适的自动化工具（如RPA流程、低代码平台、专业BPM系统）。

工具验证：选取1-2个简单场景进行工具测试，验证其对现有系统的兼容性、流程稳定性及扩展性，保证满足核心需求。

3.流程设计与配置

流程图绘制：使用流程图工具（如Visio、BPMN.io）绘制标准化流程图，明确各节点操作（如“审批”“驳回”“转交”）、条件分支（如“金额＞5万需总监审批”）及数据流向。

系统配置：在选定工具中配置流程参数，包括：

触发条件（如“员工提交报销单后自动触发”）；

审批角色/人员（如“部门经理、财务主管”）；

自动化动作（如“自动提取发票金额”“校验发票真伪”“发送审批提醒邮件”）；

异常处理路径（如“信息不全时自动退回并标注原因”）。

4.测试验证与优化

单元测试：对单个自动化节点（如发票校验接口）进行功能测试，保证数据输入、处理逻辑、输出结果准确无误。

端到端测试：模拟完整流程场景（如从员工提交报销单到财务入账），测试流程连贯性、审批规则有效性及异常处理机制，记录测试问题并修复。

用户验收测试（UAT）：邀请业务部门用户（如采购专员、HR）参与测试，确认流程符合实际业务需求，收集反馈并优化配置。

5.上线运行与培训

上线准备：制定上线计划，明确时间节点、责任人及应急预案（如流程中断时的手动处理流程）；完成系统环境配置、数据迁移及权限设置。

用户培训：针对流程参与人员（如申请人、审批人）开展操作培训，内容包括：流程发起步骤、待办查看方式、异常反馈渠道等，保证用户熟悉新流程。

正式上线：按计划启用自动化流程，初期安排专人监控运行状态，及时处理突发问题。

6.持续监控与迭代

运行监控：通过工具监控流程运行数据（如审批时长、驳回率、异常次数），定期《流程运行分析报告》，识别瓶颈环节（如某审批节点平均耗时过长）。

优化迭代：根据监控结果和用户反馈，对流程进行持续优化，例如简化审批层级、调整自动化规则、增加新的集成接口等，保证流程效率与业务需求匹配。

三、流程配置模板表

业务流程自动化配置表

流程名称

所属部门

触发条件

参与角色

审批节点（示例）

自动化动作（示例）

负责人

预计耗时

状态

采购审批流程

采购部

申购单提交且金额≥1000元

申请人、部门经理、财务主管、总监*

1.部门经理审核（预算）2.财务主管复核（合规性）3.总监审批（金额＞5万）

1.自动校验申购单完整性2.推送审批提醒至OA待办3.审批通过后自动更新采购台账

张*

2个工作日

已上线

员工入职流程

人力资源部

offer确认且入职日期确定后

HR专员、IT支持、部门负责人*

1.HR录入基本信息2.IT开通系统账号与权限3.部门负责人分配导师

1.自动发送入职须知至员工邮箱2.触发IT设备申请流程3.入职清单并归档

李*

1个工作日

测试中

费用报销流程

财务部

员工报销发票且提交申请

申请人、部门经理、财务专员

1.部门经理审核（业务真实性）2.财务专员复核（发票合规性与金额）

1.自动调用税务接口验真发票2.校验报销标准（如差旅住宿上限）3.审批通过后自动凭证

王*

1.5个工作日

已上线

表格说明

触发条件：明确流程自动启动的前提，避免人工误触发；

参与角色：定义流程中各环节的责任主体，保证权责清晰；

自动化动作：优先选择可标准化、重复性高的操作（如数据校验、消息推送），减少人工干预；

状态：标注流程当前阶段（如需求中、测试中、已上线、已停用），便于管理。

四、关键注意事项

1.需求沟通务必充分

自动化流程需贴合实际业务，避免“为自动化而自动化”。业务部门与技术团队需提前对流程边界、规则细节