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采购与成本控制标准化模板

一、适用场景与价值体现

二、标准化操作流程指引

1.需求发起与预算确认

操作步骤：

（1）需求部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、期望交付时间等核心信息，并注明预算来源及金额上限。

（2）部门负责人对需求的合理性进行审核，重点核查需求与业务目标的匹配度、预算是否符合部门年度计划。

（3）采购部门对接财务部门，确认预算余额及资金支付计划，保证采购活动在预算范围内执行。

关键输出：《采购需求申请表》（需部门负责人、财务专员签字确认）。

2.供应商寻源与评估

操作步骤：

（1）采购部门根据需求类型，通过公开招标、邀请招标、询价比价（至少3家供应商）等方式确定候选供应商。

（2）建立《供应商评估表》，从资质文件（营业执照、相关行业许可证等）、产品质量（历史合作样品检测报告、客户评价）、价格竞争力（报价明细与市场均价对比）、交付能力（生产周期、物流方案）、售后服务（响应时间、质保条款）等维度进行量化评分（总分100分，设定合格线70分）。

（3）评估小组由采购部门、需求部门、质量部门组成（必要时邀请法务部门参与），最终确定1-2家优选供应商。

关键输出：《供应商评估表》《询价记录表》。

3.成本核算与价格审批

操作步骤：

（1）采购部门结合供应商报价、市场调研数据（如行业价格指数、大宗商品行情）、历史采购成本，编制《成本分析表》，拆解采购成本构成（如原材料成本、加工费、运输费、税费等），并与预算对比分析差异原因。

（2）对于金额较大（如超过5万元）或首次合作的采购项目，需启动价格审批流程：采购部门提交《采购价格审批单》，附成本分析报告、供应商评估表，逐级报采购经理、财务总监、总经理审批。

（3）审批通过后，与供应商签订采购合同，明确价格、交付标准、违约责任等条款。

关键输出：《成本分析表》《采购价格审批单》《采购合同》。

4.采购执行与过程监控

操作步骤：

（1）采购部门向供应商下达《采购订单》，同步将订单信息抄送需求部门及仓库，保证三方信息一致。

（2）供应商发货后，需求部门根据订单要求到货验收，填写《到货验收单》，重点核对数量、规格、质量（必要时送质检部门检测），验收合格后签字确认。

（3）仓库办理入库手续，更新库存台账；采购部门跟踪供应商发票开具情况，核对发票信息与订单、验收单是否一致，保证“三单匹配”。

关键输出：《采购订单》《到货验收单》《入库单》。

5.成本分析与流程优化

操作步骤：

（1）采购部门每月汇总采购数据，按部门、物料类别、供应商等维度分析实际成本与预算差异，编制《月度采购成本分析报告》，重点分析超支/节约原因（如市场价格波动、供应商更换、需求变更等）。

（2）每季度召开成本控制复盘会，由采购部门牵头，联合财务、需求、质量部门，针对异常成本项制定改进措施（如优化供应商结构、推行集中采购、替代材料筛选等）。

（3）每年末更新《供应商名录》，淘汰评分低于70分或合作中出现重大问题的供应商，补充优质供应商资源。

关键输出：《月度采购成本分析报告》《季度成本控制改进方案》。

三、核心工具表格模板

表1：采购需求申请表

申请部门

申请日期

需求编号

申请人

联系方式

采购物品/服务名称

规格/要求

需求数量

期望交付时间

预算金额（元）

需求用途说明（附详细技术参数或需求描述）：

部门负责人审核意见：

签字：

财务预算审核意见：

签字：

采购部门意见：

签字：

表2：供应商评估表

供应商名称

评估日期

供应商编号

评估项目

评分标准（满分100分）

得分

资质文件（20分）

营业执照、行业许可证齐全，符合行业准入要求

产品质量（30分）

样品检测合格率、历史合作质量投诉率（无投诉30分，1次投诉15分，2次及以上0分）

价格竞争力（25分）

报价低于市场均价5%以上25分，持平15分，高于5%以下0分

交付能力（15分）

按时交付率100%15分，90%-99%10分，低于90%0分

售后服务（10分）

24小时内响应问题、质保期内免费维修

总分

评估小组意见：

签字：（采购经理）、（需求部门主管）、*（质量工程师）

表3：成本分析表

采购项目名称

供应商名称

采购数量

单价（元）

总金额（元）

成本构成

金额（元）

占总成本比例

说明

原材料成本

如钢材、电子元件等

加工/服务费

如人工费、设备使用费

运输费

含物流保险

税费

增值税等

其他费用

如包装费、装卸费

合计

100%

市场均价对比

差异率=（本采购均价-市场均价）/市场均价×100%

预算金额

成本节约/超支额=预算金额-实际金额

差异原因分析：

表4：月度采购成本分析报告

报告周期

报告部门

编制人

分析维度

金额（元）

占比

按物料类别：原材料、办公用品、设备等

按部门：生