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【自查报告】档案自查报告范文

根据《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》及上级主管部门关于档案工作的要求，本单位于2023年X月X日至X月X日组织开展了档案管理工作自查。现将自查情况报告如下：

一、自查工作概况

（一）自查背景与目的

为贯彻落实国家档案法律法规，规范档案管理行为，提升档案服务效能，防范档案管理风险，本单位成立档案自查工作小组，由分管领导任组长，办公室主任任副组长，档案管理员及各部门档案联络员为成员，全面开展档案管理自查自纠工作。

（二）自查范围与内容

本次自查涵盖2018年1月至2023年6月形成的各类档案，包括文书档案、会计档案、业务档案、声像档案、实物档案等；重点检查档案制度建设、基础设施、收集整理、保管利用、安全保密、数字化建设等方面情况。

（三）自查方法与过程

采取听、看、查、核、谈相结合的方式：听取各部门档案工作汇报；查看档案库房、设备设施及档案实体；查阅档案管理制度、台账及利用记录；核对档案数量、目录与实物的一致性；与档案管理人员进行访谈，了解实际操作情况。累计查阅档案管理制度12项，检查档案库房3间，清点文书档案2360卷（件）、会计档案890册、业务档案1560盒、声像档案320盘、实物档案85件，抽查数字化扫描件1200页。

二、自查总体情况

（一）档案管理基本情况

1.组织领导方面

本单位高度重视档案工作，将档案管理纳入年度工作计划，成立档案工作领导小组，明确分管领导负责档案工作，配备专职档案管理员2名（持档案专业资格证书），各部门设兼职档案联络员15名，形成领导分管、办公室主管、专人负责、全员参与的档案管理网络。2022年安排档案工作专项经费5.2万元，用于档案库房修缮、设备购置及人员培训。

2.制度建设方面

制定《档案管理办法》《文件材料归档范围和保管期限表》《档案库房管理制度》《档案利用制度》《档案保密制度》《电子档案管理细则》等18项制度，涵盖档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各环节，制度体系基本健全。

3.基础设施方面

档案库房面积120平方米，配备密集架15列（60节）、防磁柜2台、除湿机3台、空调4台、温湿度记录仪2台、灭火器8个、防虫药剂及鼠夹等防护设备。库房达到九防（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁）要求，安装门禁系统和监控设备，实行双人双锁管理。

4.业务建设方面

（1）档案收集整理：各部门文件材料按时归档，2022年接收文书档案480件（其中永久120件、30年180件、10年180件），会计档案156册，业务档案280盒。档案整理按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2021）执行，采用件式整理，装订规范，排列有序，编目清晰。

（2）档案保管保护：定期对档案库房温湿度进行监测（温度控制在14-24℃，相对湿度45-60%），2022年开展档案清点2次、除尘12次、防虫防霉处理4次，未发生档案霉变、虫蛀、丢失等事故。

（3）档案利用服务：2022年提供档案利用120人次，调阅档案280卷（件），复制档案材料350页，出具档案证明45份，满足了工作查考、编史修志、权益维护等需求。建立档案利用登记台账，严格履行利用审批手续。

（4）档案鉴定销毁：按照保管期限表对到期档案进行鉴定，2021年销毁到期会计档案60册（保管期限15年），履行销毁审批、监销程序，销毁清册存档备查。

5.数字化建设方面

2020年启动档案数字化项目，完成2000-2020年文书档案数字化扫描，形成数字图像35万页，建立档案管理系统，实现目录检索和原文浏览功能。电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）进行管理，定期备份（本地服务器+异地备份）。

（二）主要成效

1.档案管理制度化规范化水平提升，形成较为完善的管理体系。

2.档案收集归档率达95%以上，档案齐全率、完整率显著提高。

3.档案利用服务成效明显，为单位决策、业务开展提供了有效支撑。

4.档案数字化建设取得阶段性成果，检索利用效率大幅提升。

三、存在的主要问题

（一）制度执行方面

1.部分部门归档意识不强，存在文件材料拖延归档现象，2022年有3个部门未按时完成年度归档工作，延迟时间最长达2个月。

2.制度执行不到位，个别部门存在文件材料收集不齐全问题，如2021年业务档案中缺少重要会议纪要5份、合同附件8份。

3.电子文件归档不规范，部分电子文件未按要求转换成PDF/A格式，存在格式不统一、元数据缺失等问题。

（二）基础设施方面

1.档案库房面积不足，随着档案数量逐年增加（年均增长约15%），现有库房容量将在3年内饱和。

2.安防设备老化，部分监控摄像头像素较低，夜视效果不佳；消防设施未接入楼宇消防控制系统，存在安全隐患。

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