商业合同信息记录模板法务审查版本.docVIP

商业合同信息记录模板法务审查版本

一、适用场景与价值定位

新签合同正式法务审查前的信息预梳理；

批量合同归档时关键信息的结构化整理；

历史合同复盘或争议解决时核心条款的快速调取；

跨部门（如业务、财务、法务）协作中统一合同信息口径，避免信息遗漏或偏差。

通过规范记录合同全生命周期关键节点，可显著提升审查效率，降低因信息不对称导致的法律风险，同时为企业合同管理数据化分析提供基础支撑。

二、标准化操作流程

第一步：明确合同类型与审查优先级

根据合同性质（如采购合同、销售合同、服务合同、保密协议、劳动合同等）确定基础审查方向，不同类型合同的审查重点差异较大（如服务合同侧重履约条款，保密合同侧重信息范围）。

结合合同金额、合作方资信、业务重要性等设定审查优先级（如高金额、新合作方、高风险业务合同优先处理），合理分配法务资源。

第二步：收集并核对合同基础信息

从合同文本及业务沟通记录中提取核心基础信息，包括：

合同编号（需符合企业内部编号规则，如“年份-部门-序号”）；

合同名称（应准确反映合同核心内容，避免使用“合作协议”等模糊名称）；

签订日期与生效日期（注意区分“签订日”与“生效条件成就日”）；

合同期限（起止日期、续约条件等）；

关键附件清单（如技术协议、订单、验收标准等，需注明附件名称及页码范围）。

核对信息与合同原件、业务审批单的一致性，保证基础数据无遗漏或错误。

第三步：梳理合同主体与关联方信息

详细记录合同双方及关联主体的法律信息，避免主体不适格风险：

甲方（委托方/采购方）：名称（需与营业执照完全一致）、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、实际经营地址（若与注册地址不同）、联系人及职务；

乙方（服务方/销售方）：同上信息，同时需关注乙方是否为特殊主体（如分支机构、外资企业，需核实其授权资质）；

关联方（如有担保人、第三方服务商等）：名称、与合同主体的关系、承担的责任类型（担保、履约辅助等）。

通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道初步核查主体存续状态、涉诉信息，对异常主体（如经营异常、失信被执行人）标记重点关注。

第四步：提炼核心条款摘要

法务人员需重点提炼与法律风险直接相关的条款，摘要应简明扼要，避免冗长：

标的条款：合同标的名称、规格、数量、质量标准（需引用国家标准或行业规范）；

金额与支付条款：合同总价、计价方式（固定单价/总价）、支付节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例）、支付账户信息（需与合同主体一致，避免个人账户）；

履约条款：履行期限、地点、方式（如交付、验收标准）、双方主要义务（如乙方提供资质文件、甲方配合场地准备）；

违约责任：违约情形（如逾期履约、质量不达标）、违约金计算方式（需合理，避免过高或过低）、损失赔偿范围；

知识产权条款（如涉及）：权属归属、使用许可范围、侵权责任承担；

争议解决条款：争议解决方式（诉讼/仲裁，明确管辖法院/仲裁机构）、适用法律（默认为中国法律，但需确认是否允许约定境外法律）。

第五步：填写模板并标记审查重点

将上述信息填入“商业合同信息记录模板法务审查表”（见第三部分），对高风险条款或需进一步确认的内容进行标注：

对“违约金过高可能被法院调整”“管辖约定不明确”等问题，在“审查意见”栏注明具体风险点及修改建议；

对“乙方未提供资质证明”“质量标准未量化”等缺失信息，在“待补充材料”栏列出需业务部门提供的文件清单。

第六步：法务审查反馈与闭环管理

法务人员完成审查后，将模板及审查意见反馈至业务部门，要求限期修改或补充材料；

业务部门修改后，法务人员需二次核对模板信息与最终合同文本的一致性，更新“审查状态”为“已通过”或“需补充材料”；

审查通过后，模板与合同原件、审批单等一并归档，保证合同信息可追溯。

三、模板结构与填写说明

商业合同信息记录模板法务审查表

模块

字段名称

填写说明

示例

基本信息

合同编号

按企业规则编号，如“2024-采-001”

2024-销-015

合同名称

需明确具体业务，避免模糊表述

有限公司与软件开发有限公司技术开发服务合同

签订日期

合同各方签字盖章的日期

2024年3月15日

生效日期

合同生效条件（如签字盖章后、收到预付款后）成就的日期

2024年3月20日（收到预付款后生效）

合同期限

起止日期，或“无固定期限，任一方提前30天书面通知可终止”

2024年4月1日至2025年3月31日

关键附件

列出附件名称及页码，如“附件1：技术协议（P1-P10）；附件2：验收标准（P11-P15）”

附件1：服务方案（P1-8）；附件2：SLA协议（P9-12）

合同主体信息

甲方信息

名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系人、职务

有限公司A056；；北京市朝阳区路1号；（采购经理）

乙方信息

同上