会议纪要标准书写与实施模板.docVIP

会议纪要标准书写与实施模板

一、适用场景

二、标准化操作流程

（一）会前筹备：夯实记录基础

明确会议要素：提前获取会议通知，确认会议主题、时间、地点、主持人、参会人员（含列席人员）、会议议程及预期目标，保证记录方向与会议核心一致。

准备记录工具：根据会议性质选择记录形式（电子文档/纸质笔记本），提前创建会议纪要模板框架（含基本信息、议程、讨论要点、决议、行动项等），准备好录音设备（如需，需提前征得主持人同意）。

熟悉背景资料：查阅会议相关背景材料（如项目方案、上次会议纪要、议题提纲），快速知晓议题背景与关键问题，避免记录时出现信息盲区。

（二）会中记录：聚焦核心信息

抓取关键内容：重点记录会议中的“讨论要点”（不同意见、共识观点）、“决议事项”（最终确定的结论、决策结果）及“行动项”（具体任务、负责人、完成时限），避免流水式记录无关细节。

标注待确认项：对会议中未明确结论、需后续核实的信息（如数据来源、待协调资源），实时标注“待确认”，会后及时补充。

同步收集材料：主动获取会议中展示的PPT、数据报表、方案文档等附件，注明附件名称及获取方式，便于纪要中关联引用。

（三）会后整理：规范形成初稿

核对补充信息：会后2个工作日内，根据会议记录与录音（如有）核对信息准确性，补充遗漏的讨论要点、决议细节，尤其保证行动项的“负责人”“完成时间”“交付物”等要素完整。

结构化撰写内容：按模板框架组织内容，语言简洁客观（避免主观评价、情绪化表述），逻辑清晰（按议程顺序或议题重要性分章节）。

初稿内部复核：将初稿提交主持人或指定负责人审核，核对决议事项与行动项是否准确反映会议结论，保证无关键信息偏差。

（四）审核分发：保证信息落地

定稿与签字：根据审核意见修改完善后，由记录人、主持人签字确认（电子版可使用电子签章），保证纪要权威性。

按需分发传阅：在会议结束后24小时内，将定稿纪要分发给参会人员、相关执行部门及公司档案管理部门，明确标注“抄送”范围，避免信息遗漏。

行动项同步：单独提取行动项清单，同步发送至各负责人及跟进人，便于后续跟踪执行进度。

（五）归档管理：留存追溯依据

分类整理存档：按“会议类型-日期-主题”命名规则（如“运营周会第三季度目标复盘”），将会议纪要（含附件、审核记录）存入公司档案系统或指定文件夹，保存期限不少于3年（重要项目会议建议长期保存）。

建立索引目录：定期更新会议纪要索引表（含会议名称、日期、主题、核心决议、行动项负责人等关键词），方便后续查阅与追溯。

三、会议纪要模板表格

会议纪要

基本信息

内容

会议名称

（例：项目第三季度进度推进会）

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

（例：公司3号会议室/线上会议平台）

主持人

*

记录人

*

参会人员

（例：、、、，共X人）

缺席人员及原因

（例：（出差）、（请假），共X人）

会议议程

1.议题一：项目当前进度汇报2.议题二：问题解决方案讨论3.议题三：下一阶段工作计划部署

会议内容及讨论情况

议题编号

议题名称

讨论要点

主要发言人（*）

关键结论/决议

1

项目当前进度汇报

1.开发模块A已完成80%，测试阶段发觉3个bug需修复2.市场推广素材设计滞后于计划1周

（项目经理）、（测试负责人）

1.测试组需在10月20日前完成bug修复并回归测试2.设计组优先完成核心素材设计，10月18日前提交

2

问题解决方案讨论

1.问题根源：跨部门沟通不畅导致需求传递偏差2.备选方案：建立周需求对会机制/引入需求管理工具

（产品经理）、（技术负责人）

决定采用“周需求对会+需求管理工具”双方案，由*牵头10月25日前落地实施

3

下一阶段工作计划部署

1.项目里程碑节点：11月15日完成全功能上线2.资源需求：新增2名开发人员支持联调

、

1.人力资源部10月22日前完成招聘并到岗2.项目组同步启动联调准备工作

行动项跟踪

序号

行动项描述

负责人（*）

完成时间

交付物

状态

备注

1

完成项目bug修复并回归测试

*

2023-10-20

测试报告

进行中

需同步更新缺陷清单

2

完成核心推广素材设计并提交

*

2023-10-18

设计稿（3套）

待执行

优先级：高

3

牵头建立周需求对会机制并引入需求管理工具

*

2023-10-25

会议制度文档、工具配置方案

待执行

需协调产品、技术、设计部门参与

4

完成新增开发人员招聘并到岗

*

2023-10-22

入职材料清单

待执行

岗位需求：Java开发

附件清单

《项目第三季度进度报告》（PPT版本）

《问题分析及解决方案对比表》

签字确认

记录人签字

日期

主持人签字

日期

（手写/电子签章）

年月日

（手写/电子签章）

年月日

四、关键注意事项