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现场会议准备工作与成果输出模板

一、适用场景说明

二、操作流程指引

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议核心目标

召集人需提前梳理会议需解决的核心问题，明确会议类型（决策型/沟通型/部署型），并定义“成功会议”的标准（如“达成3项决议”“明确2个责任分工”“输出1个方案初稿”）。

示例：项目启动会目标应为“明确项目范围、时间节点、核心团队及职责分工”；客户沟通会目标应为“确认客户需求细节、达成合作意向共识”。

确定参会人员与分工

根据会议目标列出必需参会人员（决策人、执行人、相关方），避免无关人员参会导致效率低下。

明确会议角色：主持人（把控流程、引导讨论）、记录人（实时记录要点、待办事项）、材料准备人（提前整理会议资料）、设备支持人（负责场地、设备调试）。

提前与参会人员确认时间，避免冲突；若需外部人员（如客户、合作伙伴）参会，需提前发送会议邀请并确认出席信息。

制定会议议程与时间规划

按会议目标设计议程，明确各环节内容、负责人及预计时长，优先安排核心议题，预留讨论与缓冲时间。

示例议程框架：

09:00-09:10开场与会议目标说明（主持人：*经理）

09:10-09:40议题一：项目进展汇报（负责人：*主管）

09:40-10:20议题二：问题讨论与决策（全员）

10:20-10:30下一阶段任务部署（主持人：*经理）

10:30-10:40总结与答疑（全员）

准备会议材料与设备

材料准备：提前整理会议所需资料（如项目背景资料、数据报表、方案初稿、议题清单等），保证内容准确、重点突出，可提前1天发送给参会人员预审。

设备准备：确认场地投影仪、麦克风、音响、白板、马克笔、电源插座等设备正常；若需演示PPT，提前拷贝至会议电脑并测试兼容性；重要会议可准备备用设备（如无线麦克风、备用投影仪）。

物料准备：根据会议需求准备签到表、会议纪要模板、笔、纸、饮用水等。

预订会议场地并发送通知

场地预订：根据参会人数选择合适场地（会议室大小、布局是否适合讨论、环境是否安静），提前预订并确认使用时间。

会议通知：至少提前2天通过邮件/企业通讯工具发送正式通知，内容需包含：会议名称、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（详细地址及会议室名称）、参会人员、会议议程、需提前准备的资料、联系人及联系方式。

（二）会中执行：聚焦目标，高效推进

签到与入场引导

记录人提前10分钟到场，准备签到表（含姓名、部门、联系方式、签到时间），引导参会人员签到就座；

设备支持人再次检查设备运行状态，保证会议开始前一切就绪。

开场与议程确认

主持人准时开场，简要说明会议目标、议程及时长要求，强调会议纪律（如手机静音、围绕议题发言、控制发言时间）；

询问参会人员对议程有无调整需求，无异议后按议程推进。

议题讨论与决策引导

按议程顺序逐项讨论，主持人需控制各环节时间，避免偏离主题；对复杂议题可引导参会人员先发表意见，再集中讨论，保证多方观点充分表达；

需决策事项由主持人明确问题，引导参会人员聚焦“是否可行”“如何执行”，避免无休止争论；必要时可采取举手投票或征询核心决策人意见。

实时记录关键信息

记录人需全程专注，重点记录以下内容：

讨论中的核心观点（尤其是分歧点与共识点）；

达成的决议事项（明确结论，避免模糊表述）；

待办任务（含任务名称、负责人、截止时间、验收标准）；

其他需跟进的事项（如需补充资料、下次会议议题等）。

记录需简洁准确，可结合“关键词+简短描述”方式，会后及时整理成文。

（三）会后输出：成果落地，闭环管理

整理会议纪要与成果文档

会议结束后24小时内，记录人根据会议记录整理正式会议纪要，内容需包含：

会议基本信息（名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因）；

会议议程回顾（简要说明各环节进展）；

讨论要点（按议题梳理核心观点、分歧与共识）；

决议事项（明确结论，分点列出）；

待办任务清单（表格形式，含任务名称、负责人、截止日期、备注）；

其他说明（如下次会议安排、需跟进的临时事项）。

纪要初稿完成后交主持人审核，确认无误后定稿。

分发会议成果与任务同步

会议纪要及成果文档（如决议方案、行动计划等）需在定稿后1个工作日内通过邮件/企业通讯工具发送给所有参会人员及相关方；

对待办任务，需同步抄送任务负责人及其上级，保证责任到人。

跟进任务执行与进度反馈

会议组织人（或指定跟进人）需定期（如每周/每两周）跟踪待办任务进展，提醒负责人按时完成；

对逾期未完成的任务，及时与负责人沟通，分析原因并协调资源解决，保证会议成果落地。

会议资料归档

将会议通知、议程、签到表、会议纪要、演示材料、任务跟踪表等资料整理存档（电子档按“会议名称-日期”分类存放，纸质档装订成册），便于后续查阅与复盘。

三、标准化模板清单

模板一：会议基本信息