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供应链订单管理操作指南工具包

一、常见应用场景

供应链订单管理贯穿企业采购、生产、销售、物流全流程，适用于以下典型场景：

采购订单管理：采购专员先生接到供应商报价后，需创建采购订单，明确物料规格、数量、交期及付款条件，同步提交采购经理女士审核，保证采购需求与生产计划匹配。

销售订单处理：销售专员女士收到客户A公司的订单需求后，需核实库存可用性，确认交货周期，创建销售订单并提交销售总监先生审批，审批通过后通知仓库备货及物流发货。

库存协同订单：当库存系统显示某物料低于安全库存时，库存管理员*先生需触发自动补货流程，采购订单并同步至采购部门，保证生产物料供应不断档。

紧急订单响应：面对客户临时加急订单，销售团队需快速协调生产、库存、物流部门，通过“绿色通道”优先处理订单，保证在承诺时间内交付。

订单异常处理：当出现订单交货延迟、质量不符或数量短缺等问题时，订单管理员*女士需牵头协调供应商/客户、仓库、质检部门，制定解决方案并跟踪处理进度。

二、标准化操作流程

（一）订单创建与信息录入

需求收集

采购订单：收集《采购申请单》（含物料编码、名称、规格、数量、需用日期、预算金额），确认供应商信息（名称、联系人、联系方式）。

销售订单：收集《客户订单》（含产品型号、数量、单价、交货地址、特殊要求），核实客户信用额度及历史回款记录。

系统录入

登录ERP系统，进入“订单管理”模块，选择订单类型（采购/销售）。

逐项填写订单信息：订单编号（自动）、关联客户/供应商、物料/产品信息、数量、单价、金额、交货日期、付款方式、收货/发货地址、联系人及联系方式。

附件（如技术图纸、合同扫描件、客户PO文件），保证信息完整。

信息核对

录入完成后，对照原始需求单逐项检查，保证“三一致”：物料/产品信息一致、数量一致、交货日期一致。

联系客户/供应商确认订单细节（如销售订单确认交货地址，采购订单确认付款周期），获得口头或书面确认。

（二）订单审核与审批

审核发起

创建订单后，系统根据订单类型及金额自动推送至对应审核人（如采购订单≤5万元由采购专员先生审核，＞5万元由采购经理女士审核；销售订单≤10万元由销售专员女士审核，＞10万元由销售总监先生审核）。

审核内容

合规性审核：订单是否符合公司采购/销售政策，是否经过预算审批，供应商/客户资质是否有效。

合理性审核：物料/产品价格是否在合理区间（参考历史采购价/市场价），交货日期是否满足生产/客户需求，库存是否充足（不足时需触发补货流程）。

信息完整性审核：订单信息是否完整（含物料编码、联系方式、地址等），附件是否齐全。

审批结果处理

审批通过：系统自动更新订单状态为“已审核”，同步至仓库、财务、生产部门（销售订单同步至物流部门）。

审批驳回：审核人需注明驳回原因（如“价格超预算”“交期无法满足”），订单退回创建人修改，修改后重新提交审核。

（三）订单确认与生效

正式确认

采购订单：审核通过后，采购专员*先生向供应商发送《采购订单确认函》（加盖公司公章），要求供应商在2个工作日内书面确认（盖章回传）。

销售订单：审核通过后，销售专员*女士向客户发送《销售订单确认函》，明确交货时间、付款方式及违约责任，客户确认后订单正式生效。

状态更新

收到供应商/客户确认后，在ERP系统中将订单状态更新为“已确认”，唯一订单编号，作为后续执行依据。

（四）订单执行与跟踪

生产/备货

采购订单：供应商确认后，采购专员*先生跟进生产进度，要求供应商提供《生产计划表》，保证按期交货。

销售订单：仓库根据订单信息《拣货单》，按“先进先出”原则备货，完成后《出库单》并同步至物流部门。

库存锁定

销售订单出库前，在系统中锁定对应库存数量，避免超卖；采购订单收货前，预留库存仓位，保证物料及时入库。

物流发货

物流专员*先生根据《出库单》安排发货，选择物流方式（如快递、整车运输），《物流运单》，并将运单号录入系统，同步至客户及销售专员。

进度监控

订单管理员每日登录系统查看订单执行状态，重点关注“生产中”“已发货”订单，通过系统预警功能（如交货期前3天提醒）保证按时交付。

（五）订单收货/交付与验收

采购订单收货

仓库根据《采购订单》收货，核对物料数量、规格（与订单一致），质检员*女士按《检验标准》进行质量检验，合格后办理入库手续，《入库单》；不合格则拒收并通知采购专员处理（如退换货、扣款）。

销售订单交付

客户收货后，在《送货单》上签字确认，物流专员先生将签收回单扫描至系统；客户如有异议，需在24小时内书面反馈，订单管理员女士牵头协调处理。

系统确认

收货/交付验收完成后，在ERP系统中更新订单状态为“已完成”（采购订单）或“已签收”（销售订单），关联财务模块启动对账/收款流程。

（六）订单闭环与归档

对账与结算

财务专员*先生根据“已完