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标准化财务报销申请单填写规范教程

一、适用情形

在单位日常运营中，以下情况需使用标准化财务报销申请单：

日常办公支出：如购买办公用品、支付通讯费、订阅专业资料等；

差旅相关费用：包括因公出差的交通费、住宿费、市内交通补贴等；

业务开展支出：如客户接待费、会议场地租赁、活动物料采购等；

其他合规费用：员工培训费、设备维修费等与单位业务相关的合理支出。

无论何种场景，均需保证费用真实、用途合规，符合单位财务管理制度。

二、填写步骤详解

（一）填写前准备

确认费用合规性：核对费用是否符合单位报销范围（如非个人消费、与业务直接相关等）；

收集凭证材料：整理费用发生的相关证明，如消费明细单、行程单、合同复印件等（需注明“与原件一致”并签字）；

知晓报销标准：确认费用是否有上限（如差旅住宿标准、餐补额度等），避免超支。

（二）基本信息填写

在申请单“基本信息”栏按规范录入以下内容：

申请人信息：填写姓名（某某）、所属部门、工号（若有）、联系方式（请填写常用办公电话）；

申请日期：填写提交申请单的当日日期，格式为“YYYY年MM月DD日”；

费用所属期间：填写费用实际发生的起止日期（如“2023年10月1日-2023年10月7日”）；

报销事由：简明扼要说明费用用途，需包含“时间+地点+事由”三要素（如“2023年10月赴上海参加行业展会，期间支付展位租赁费”）。

（三）费用明细填报

在“费用明细”栏按项目逐项填写，保证清晰可追溯：

序号：按费用发生顺序填写1、2、3……；

费用类别：从单位预设选项中选择（如“办公费”“差旅费”“业务招待费”等），不得自定义类别；

费用项目：具体说明费用内容（如“差旅费”下可细分为“往返高铁票”“酒店住宿费”）；

数量/单位：填写费用发生的数量及计量单位（如“高铁票：1张”“住宿：3晚”）；

单价/金额：单价需与凭证一致，金额=数量×单价，小数点后保留两位；

备注：补充必要说明（如“住宿费含早餐”“业务招待需注明接待对象单位”）。

（四）附件材料整理

将所有证明材料按顺序整理，并在申请单“附件清单”栏注明材料名称及数量：

如：消费小票（2张）、行程单（1份）、会议通知（1份）；

附件需用回形针或长尾夹固定，不得折叠，关键信息（如金额、日期）需清晰可见。

（五）提交与审批流程

申请人签字：填写完毕后需手写签名并注明日期；

部门负责人审核：提交至部门负责人，确认费用与部门业务相关、符合预算；

财务复核：财务部门审核申请单填写规范性、附件完整性及费用合规性；

领导审批：根据费用金额及单位规定，提交至对应层级领导审批（如部门总监、分管副总等）；

报销入账：审批通过后，财务部门按流程安排资金支付。

三、申请单模板示例

标准化财务报销申请单

基本信息

申请人

某某

所属部门

市场部

申请日期

2023年10月10日

费用所属期间

2023年10月1日-2023年10月7日

报销事由

赴上海参加“2023年度行业创新峰会”，支付展位费及差旅费用

联系方式

请填写办公电话

附件清单

消费小票（1张）、展会合同（1份）、往返高铁票（2张）

费用明细

序号

费用类别

费用项目

数量

单价（元）

金额（元）

备注

1

展览费

展位租赁费

1

8000.00

8000.00

3m×3m标准展位

2

差旅费

往返高铁票

2

653.50

1307.00

上海-北京往返

3

差旅费

住宿费

6晚

450.00

2700.00

协议价，含早餐

4

市内交通费

地铁/公交充值

1

100.00

100.00

7日交通补贴

合计金额（大写）

人民币壹万壹仟壹佰零柒元整

12107.00

申请人签字

___________

2023年10月10日

审批意见

部门负责人

财务审核

领导审批

___________

___________

___________

日期：_______

日期：_______

日期：_______

四、常见问题提示

金额填写规范：

小写金额需精确到分（如“12107.00”），不得填写“12107”或“12107.0”；

大写金额需用“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分”，不得简化（如“壹万壹仟壹佰零柒元”需补充“整”字）。

事由描述要求：

避免模糊表述（如“购买办公用品”“业务支出”），需明确具体用途及对应业务；

涉及多人共同发生的费用（如业务招待），需注明参与人员及单位。

附件完整性：

无附件或附件不全的申请单，财务部门将不予受理；

附件需为原件或加盖“与原件一致”章的复印件，复印件需由申请人签字确认。

审批流程遗漏：

需按顺序完成“申请人签字→部门审核→财务复核→领导审批”全流程，缺一不可；

涉及大额或特殊费用（如单笔超5000元），需提前向财务部门报备。

修改与作废：

填写错误