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供应链采购流程标准化及风险控制表单集

一、应用范围与核心价值

本表单集适用于各类企业（制造业、零售业、服务业等）的供应链采购管理场景，覆盖日常采购、新项目采购、紧急采购等不同类型，旨在通过标准化流程规范采购行为，通过风险控制表单识别、评估、应对采购环节中的潜在风险，实现采购效率提升、成本合理控制及合规性保障。核心价值在于：统一操作标准、明确责任分工、强化过程监控、降低采购风险，保证采购活动与企业战略目标一致。

二、标准化操作流程指引

（一）需求提出与审批阶段

操作内容：需求部门根据生产计划、项目需求或库存情况，填写《采购需求申请表》，明确物料名称、规格型号、数量、用途、期望交货期、预算金额等信息，经部门负责人*审核后提交至采购部。

责任方：需求部门（发起）、部门负责人*（审核）、采购部（接收）。

关键控制点：需求合理性（是否与实际需求匹配）、预算符合性（是否在部门预算范围内）、紧急程度标注（区分常规/紧急采购，紧急采购需说明原因并经分管领导*审批）。

（二）供应商寻源与评估阶段

操作内容：采购部根据需求内容，通过合格供应商库、公开招标、市场调研等方式寻源，对潜在供应商进行资质审核（营业执照、行业资质、生产许可等）和初步筛选，形成《供应商初选名单》。对入围供应商，组织技术、质量、采购等部门联合开展现场考察或资料评审，填写《供应商综合评估表》，评估维度包括价格竞争力、产品质量、交付能力、服务水平、财务状况、社会责任等，最终确定合作供应商。

责任方：采购部（寻源、组织评估）、技术部/质量部（专业评审）、财务部（财务状况审核）。

关键控制点：供应商资质合规性（避免无资质或超范围经营）、评估维度全面性（避免单一维度决策）、考察记录完整性（留存现场考察照片、访谈记录等）。

（三）订单下达与执行阶段

操作内容：采购部根据确定的供应商和谈判结果，拟定《采购订单》，明确订单号、物料信息、数量、单价、总金额、交货期、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款，经采购经理*审核、法务部（合同条款审核）确认后，加盖公章送达供应商。供应商确认订单后，采购部同步跟踪生产进度，定期向需求部门反馈交付状态，填写《订单执行跟踪表》。

责任方：采购部（订单拟定、跟踪）、法务部（合同审核）、供应商（确认订单、按期交付）。

关键控制点：订单条款清晰性（避免歧义）、价格与合同一致性（防止价格变动风险）、交付进度监控（提前预警延迟风险）。

（四）到货验收与入库阶段

操作内容：物料送达后，需求部门联合质量部、采购部共同进行现场验收，核对物料名称、规格、数量是否与订单一致，检查外包装完好性，并按质量标准进行检验（如抽样检测、提供质检报告）。验收合格后，填写《物料验收单》，需求部门、质量部、采购部三方签字确认；不合格物料则填写《不合格品处理单》，及时与供应商沟通退换货或索赔事宜。验收合格物料办理入库手续，仓库部更新库存信息。

责任方：需求部门（数量核对）、质量部（质量检验）、采购部（协调处理）、仓库部（入库管理）。

关键控制点：验收标准明确性（依据订单或技术协议）、三方共同验收（避免单一环节疏漏）、不合格品处理流程闭环（防止不合格物料流入生产环节）。

（五）付款结算与归档阶段

操作内容：供应商根据订单约定开具合规发票，采购部核对发票信息（与订单、验收单一致）无误后，填写《付款申请单》，附发票、订单、验收单等凭证，经财务部审核、分管领导*审批后，由财务部办理付款。采购部全程保留采购全流程文件（需求申请、评估记录、订单、验收单、发票等），整理归档，保证资料可追溯。

责任方：供应商（开具发票）、采购部（凭证核对、申请付款）、财务部（审核、付款）。

关键控制点：发票合规性（避免虚假发票）、凭证一致性（三单匹配）、审批流程合规性（按权限审批）。

（六）风险监控与改进阶段

操作内容：采购部每月汇总采购数据（如交付准时率、合格率、成本节约率等），结合《风险监控表》识别潜在风险（如供应商交付延迟、质量波动、价格异常等），组织相关部门分析原因，制定改进措施（如开发备用供应商、优化合同条款、加强供应商培训等），并跟踪改进效果，更新风险数据库。

责任方：采购部（数据汇总、风险识别）、各相关部门（原因分析、改进执行）、管理层（审批改进方案）。

关键控制点：风险指标量化（便于客观评估）、改进措施可落地（明确责任人和时间节点）、风险动态更新（定期回顾风险库）。

三、关键表单模板

（一）采购需求申请表

表单编号

需求部门

申请人

联系方式

需求日期

物料信息

预算金额（元）

物料名称

规格型号

单位

需求数量

用途说明

审批意见

部门负责人*：

采购部审核：

财务部审核：

分管领导*：

（二）供应商综合评估表

供应商名称

联系人

联系方式

资质文件（编号）

评估日期

评估维度

权重（%）

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