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企业采购到付处理工作手册

一、适用情境说明

本手册适用于企业采购过程中，因供应商要求“货到付款”或“到付结算”的特殊业务场景，具体包括但不限于：

紧急采购需求：生产突发停机、物料短缺等紧急情况，需快速获取物料，供应商要求到付以保障优先交付；

异地/跨境合作：供应商位于异地或境外，预付款流程复杂，为简化操作采用到付方式；

长期合作供应商：与信用评级良好、合作历史无纠纷的供应商约定定期到付，减少资金预付压力；

特殊物料采购：定制化设备、小批量试制物料等，供应商需收到货物后确认生产成本再结算。

二、标准操作流程

需求发起与审批

采购需求部门（如生产部、行政部）填写《采购申请单》，注明物料名称、规格、数量、预计到付金额、到付原因（如“紧急补库”“异地供应商”等），部门负责人签字确认；

采购部*经理对需求合理性进行审核，重点核查到付必要性（如是否可替代为预付、供应商信用是否达标），审批通过后进入供应商对接环节。

供应商选择与条款确认

采购专员*根据需求筛选符合资质的供应商，优先选择合作3年以上、无逾期交货记录的合作伙伴；

与供应商沟通到付细节，明确以下核心条款：

到付金额（含单价、总价、是否含运费）；

交付时间（精确到日期、具体时段）；

付款方式（如“签收后3个工作日内银行转账”）；

违约责任（如逾期交付的违约金、货物不符的退换条款）；

双方签订《到付采购补充协议》，条款需与原采购合同保持一致，并由双方授权代表签字盖章。

采购订单创建与下发

采购专员*在ERP系统中创建采购订单（PO），标注“到付”标识，录入供应商信息、物料明细、到付金额、交付地址等关键数据；

将采购订单、《到付采购补充协议》同步发送至供应商，并确认供应商已接收（保留邮件发送记录、回执截图等）；

通知仓库部*做好收货准备，包括物料存放区域、验收标准等。

物流跟踪与到货预警

供应商发货后，及时提供物流单号（如快递单号、物流合同号），采购专员通过物流平台跟踪货物状态，预计提前1天通知仓库部；

若出现物流延迟、分批到货等情况，第一时间与供应商沟通协调，保证货物按计划送达，避免影响生产或验收。

到付验收与单据核对

仓库部*在货物送达后，组织验收小组（含仓管员、使用部门代表）进行现场验收：

数量核对：清点实物数量是否与采购订单一致，短缺或多余需当场记录；

质量检验：按采购标准检查物料外观、规格、功能等，必要时送第三方检测机构出具报告；

包装检查：确认包装完好，无破损、浸湿等情况，避免运输途中损坏；

验收合格后，填写《物料验收单》，注明“到付”字样，由仓库员、使用部门代表、供应商送货人（或其授权代表）三方签字确认；

若验收不合格，立即拍照留存证据，联系供应商办理退货或换货，同步更新采购订单状态。

付款申请与财务结算

采购专员*在验收合格后3个工作日内，收集全套单据：

《采购申请单》《采购订单》《到付采购补充协议》《物料验收单》；

供应商开具的合规收据（需加盖财务专用章）；

填写《付款申请单》，注明供应商名称、应付金额、付款方式、单据清单，经采购部经理、财务部经理审批；

财务部*审核无误后，通过银行转账完成付款，保留付款凭证（如银行回单），并在ERP系统中更新供应商付款状态。

资料归档与复盘

采购专员*将本次到付业务的所有单据（纸质版+电子版）整理归档，包括：采购申请、订单、补充协议、验收单、付款凭证、物流记录等，按“供应商+日期”分类存放，保存期限不少于3年；

每季度对到付业务进行复盘，分析到付比例、供应商履约率、验收合格率等指标，优化后续到付流程。

三、常用表单模板

表1：采购申请单

申请部门

申请日期

物料名称

规格

数量

预计到付金额

到付原因

申请人

部门负责人签字

生产部

2023-10-01

A型轴承

Φ60×20mm

100件

50,000元

紧急补库

张*

李*

表2：物料验收单（到付专用）

验收日期

物料名称

规格

订单数量

实收数量

质量检测结果

验收结论

仓库员签字

使用部门代表签字

供应商签字

2023-10-05

A型轴承

Φ60×20mm

100件

100件

合格

通过

王*

赵*

陈*

表3：付款申请单

申请部门

申请日期

供应商名称

应付金额

付款方式

单据清单（附后）

采购部经理签字

财务部经理签字

付款状态

采购部

2023-10-06

机电公司

50,000元

银行转账

1.采购申请单2.验收单3.收据

刘*

杨*

已付款

四、关键风险提示

供应商信用风险：首次合作的供应商需通过信用评估（如查询企业征信、过往合作记录），避免因供应商恶意拖欠或破产导致损失；

到付金额差异风险：验收时需核对实际到付金额与订单一致，若供应商临时调整价格，需重新签订补充协议并审批；

交付时效风险：对紧急到付订单，需在采购订单中明确“逾期交付违约金”条款（如“每延迟