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研究报告

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2025年1、电网建设项目档案管理要求一览表

一、档案管理基本要求

1.档案管理制度

(1)档案管理制度是确保电网建设项目档案完整、准确、安全、高效管理的基石。根据《电网建设项目档案管理规定》，档案管理制度应包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等各个环节。例如，某电力公司在实施一项大型电网升级改造项目时，严格按照档案管理制度，设立了专门的档案室，配备了专业的档案管理人员，对项目过程中的各类文件进行了严格的分类和编号，确保了档案的有序管理。据统计，该项目档案总数达到10万份，通过规范化管理，档案检索效率提高了30%。

(2)在档案收集环节，要求对所有与电网建设项目相关的文件进行全面收集，包括设计文件、施工图纸、验收报告、运维记录等。例如，在2018年某电网建设项目中，通过实施严格的档案收集制度，共收集各类档案8600余份，涵盖了项目建设的各个阶段。为确保档案收集的完整性，公司还与项目各方签订了档案移交协议，明确了档案的移交时间和范围。

(3)档案整理是档案管理的关键环节，要求按照档案分类与编码标准，对收集到的档案进行系统整理。以某电力公司为例，其档案整理工作遵循《电力行业档案分类与编码标准》，将档案分为8个大类、30个中类、100个小类。在整理过程中，公司采用电子档案管理系统，实现了档案的自动化归档和检索。通过整理工作，该公司档案的利用率提高了25%，同时为后续项目的建设和运营提供了有力的档案支持。

2.档案分类与编码

(1)档案分类与编码是档案管理的基础性工作，遵循《电网建设项目档案分类与编码标准》进行。该标准将档案分为五大类，包括项目前期、设计文件、施工文件、监理文件和验收文件等。例如，在设计文件类别下，又细分为初步设计、施工图设计、设备选型等子类别，确保了档案的层次性和系统性。

(2)编码采用层级结构，以项目名称、档案类别、档案类型和编号组成，如“项目名称-类别-类型-编号”。例如，某电网项目的设计文件编码可能为“XX项目-设计文件-施工图设计-001”，这样的编码方式便于快速检索和归档。在实际操作中，编码规则被广泛应用于电子档案管理系统，提高了档案管理的自动化水平。

(3)档案分类与编码标准还规定，对于跨类别或特殊文件，应按照实际情况进行分类和编码。例如，在施工过程中产生的变更文件，由于涉及多个类别，应按照变更文件的具体内容进行分类，如“XX项目-施工文件-变更文件-001”。这种灵活的分类方式，确保了档案的准确性和完整性，为电网项目的管理和维护提供了有力保障。

3.档案收集与整理

(1)档案收集是确保电网建设项目档案完整性的关键步骤。根据《电网建设项目档案收集规定》，档案收集应涵盖项目从前期筹备到后期运维的各个阶段。例如，在某电网改造项目中，档案收集工作共收集各类文件资料12万份，包括设计文件、施工图纸、验收报告等。通过实施严格的档案收集流程，项目档案的完整性达到98%，有效保障了项目档案的全面性。

(2)档案整理是档案管理的重要环节，要求对收集到的档案进行系统化、规范化整理。以某电力公司为例，其档案整理工作遵循《电力行业档案整理规范》，将档案分为纸质档案和电子档案两大类。在整理过程中，公司采用条形码和二维码技术，实现了档案的快速定位和检索。据统计，整理后的档案检索效率提高了40%，有效提升了档案管理的效率。

(3)在档案整理过程中，对于涉及多个项目或跨部门的档案，应进行跨项目或跨部门整合。例如，在某电网项目中，由于涉及到多个施工单位和监理单位，公司制定了跨部门档案整理方案，确保了不同单位档案的一致性和准确性。通过这种整合方式，项目档案的利用率和共享程度得到显著提升，为后续项目的决策和运营提供了有力支持。同时，整合后的档案管理，使得公司在处理类似项目时能够更加高效地利用已有资源，降低了项目管理成本。

二、档案实体管理

1.档案实体存储要求

(1)档案实体存储要求严格遵循《电网建设项目档案实体存储规范》，确保档案的安全、完整和长期保存。在某电力公司的一个大型电网建设项目中，档案实体存储采用了符合国际标准的档案库房，库房温度和湿度控制在18-22℃和40%-60%之间，有效防止了档案的霉变和虫蛀。通过这样的存储条件，库房内保存的档案实体平均寿命延长了30%。

(2)档案实体的存储布局设计合理，遵循“先入先出”的原则，确保档案的流通和利用。在某电网改造项目中，档案实体存储采用了自动化立体货架系统，实现了档案的密集存储。该系统容纳了超过10万份档案实体，存储空间利用率达到90%以上。此外，通过条形码和RFID技术，实现了档案实体的实时追踪和管理，大大提高了档案的检索效率。

(3)档案实体的保护措施包括防火、防盗、防潮、防尘、防光等，以保障档案