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业务会议纪要记录及后续跟进模板

一、适用场景与价值

二、分阶段操作流程

（一）会前：充分准备，保障会议高效

明确会议目标与议程

组织人需提前与主持人确认会议核心目标（如“明确Q3产品迭代计划”“解决客户投诉响应流程问题”），并梳理详细议程（含议题顺序、每项议题预计时长、讨论重点），至少提前24小时通过群组或邮件发送给参会人员。

示例议程：

上周项目进度回顾（20分钟）

客户反馈问题分析与解决方案讨论（30分钟）

Q3营销活动分工确认（20分钟）

下周工作计划同步（10分钟）

确认参会人员与分工

根据议题内容明确必要参会人（如涉及技术方案需技术负责人参会，涉及客户需求需客户经理参会），同步记录人（建议由非核心决策人员担任，专注记录而非参与讨论）。

若有请假人员，提前告知其会议主题及需提前准备的资料（如“**需准备《客户投诉数据统计表》”）。

准备会议资料与工具

组织人提前汇总会议所需资料（如项目进度表、数据报表、需求文档等），整理成共享文档或打印纸质版；记录人准备好纪要模板、录音设备（需提前告知参会人）及白板/便签纸，用于实时记录关键信息。

（二）会中：精准记录，聚焦核心信息

记录会议基本信息

按模板“会议基本信息表”逐项填写，包括会议名称（建议“+日期+核心议题”，如“2023-08-15产品迭代需求讨论会”）、时间（精确到分钟，如“14:00-16:30”）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（区分“出席”“请假”，请假人员需注明原因）。

按议题梳理讨论内容

逐项记录议题讨论过程：重点标注“不同观点分歧”（如“市场部建议优先推广功能A，技术部认为功能B更紧急”）、“关键数据支撑”（如“近30天客户投诉中，物流延迟占比65%”）、“临时提出的补充说明”（如“**补充：需确认供应链部是否支持物料采购周期”）。

避免逐字记录，用简洁语言提炼核心结论（如“会议结论：优先解决物流延迟问题，由物流部牵头3天内提出优化方案”）。

捕捉并明确行动项

对讨论中形成的待办事项，单独记录为“行动项”，需包含5要素：行动描述（具体任务）、负责人（明确到人，避免“相关部门”）、协助人（非必需）、截止时间（精确到日期）、优先级（高/中/低）。

示例：“【行动项1】整理客户投诉TOP3问题原因分析报告，负责人：**，协助人：赵六，截止时间：2023-08-18，优先级：高”。

确认关键结论与待办共识

每个议题讨论结束后，主持人需简要总结结论，记录人同步复述关键信息（如“确认Q3营销活动由市场部主导，产品部配合提供素材，预算上限5万元”），避免理解偏差；会议结束前，全体参会人员快速过行动项，确认负责人与截止时间无误。

（三）会后：整理归档，跟进落地

整理会议纪要

会议结束后2个工作日内，记录人根据会中记录整理纪要，结构建议为：会议基本信息→会议议程及讨论记录→关键结论→行动项清单→附件（如会议资料、投票结果等）。

语言需客观简洁，删除无关讨论细节，突出“结论”与“行动项”，避免主观评价（如“的方案很好”改为“提出方案：，获会议通过”）。

分发与确认纪要

纪要整理完成后，先发给主持人审核，保证信息准确无误；通过后，发送给所有参会人员及相关协作部门，要求1个工作日内反馈意见（无异议视为确认）。

跟踪行动项进度

记录人需建立“行动项跟踪表”，在截止日前1天提醒负责人（如群内提醒或私信：“**，您的‘客户投诉报告’将于明天截止，请及时提交”）；完成后，负责人需在跟踪表中更新“完成情况”（如“已完成，附件见纪要”），记录人同步归档相关成果。

归档会议资料

将最终版会议纪要、行动项跟踪表、会议附件等资料统一命名（如品迭代需求讨论会_纪要及附件”）存入共享文件夹，按“年份-月份”分类，方便后续查阅。

三、模板表格

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

（线上请注明平台/会议号，线下请注明会议室）

主持人

记录人

出席人员

（列出姓名，用*号代替，如：、）

请假人员及原因

（如：**：因外出客户拜访，无法参会）

会议主题

（1-2句话概括会议核心目标，如“明确Q3产品迭代优先级及分工”）

（二）议题讨论记录表

议题编号

议题名称

讨论内容（含关键数据、不同观点）

关键结论/决策事项

备注（如需后续跟进的问题）

1

上周项目进度回顾

：A模块开发完成80%，测试中发觉2个兼容性问题；：B模块因供应链延迟，预计推迟2天交付

1.A模块兼容性问题由**今日内修复；2.B模块延迟需同步客户，由赵六负责

供应链部需反馈物料预计到货时间

2

客户投诉问题分析

数据显示：物流延迟（65%）、客服响应慢（25%）、产品质量（10%）；**建议优化物流调度系统

优先解决物流延迟问题，