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产品文档编写标准及内容组织模板

一、适用范围与应用场景

产品需求文档（PRD）：用于明确产品功能、业务逻辑及验收标准，指导研发、测试团队理解需求；

产品用户手册：面向终端用户，说明产品功能操作方法、使用场景及常见问题；

技术设计文档：供研发、测试团队参考，包含系统架构、接口定义、数据库设计等技术细节；

运营支持文档：为运营、客服团队提供产品背景、用户画像及运营策略说明。

不同角色（产品经理、研发工程师、测试工程师、运营专员等）均可基于此模板高效产出结构化、标准化的文档，保证信息传递准确、协作顺畅。

二、文档编写全流程操作步骤

步骤1：需求分析与目标明确

明确文档目标：根据文档类型（如PRD、用户手册）确定核心目标，例如PRD需解决“需求是什么、如何实现”，用户手册需解决“用户如何使用”。

梳理受众与需求：分析文档使用对象（如研发团队、终端用户）的知识背景，明确其关注点（如研发关注技术细节，用户关注操作步骤）。

收集基础信息：汇总产品背景、业务流程、相关需求文档（如市场需求文档、用户调研报告）等资料，保证内容依据充分。

步骤2：文档框架搭建

参考标准结构：根据文档类型选择对应框架（详见“三、标准文档结构模板表格”），例如PRD需包含“引言、产品概述、功能详述、非功能需求、验收标准”等章节；用户手册需包含“快速入门、功能介绍、常见问题、附录”等章节。

自定义扩展模块：若产品有特殊需求（如合规要求、行业特性），可在标准框架基础上增加自定义章节（如“数据安全说明”“行业术语解释”），但需保证与整体逻辑一致。

定义层级关系：使用“章-节-条-款”四级标题体系（如“1引言→1.1文档目的→1.1.1目标说明”），避免层级过深（建议不超过五级）。

步骤3：内容模块填充

按章节撰写内容：根据框架逐模块编写，保证各章节内容符合以下要求：

引言/概述：说明文档目的、适用范围、核心概念（如术语定义），帮助读者快速定位信息；

功能/业务描述：采用“总-分”结构，先说明模块整体目标，再分点详述具体功能（如“用户登录功能包含账号密码登录、短信验证码登录两种方式”）；

流程说明：复杂业务需绘制流程图（如“用户下单流程图”），标注关键节点（如“库存校验”“支付接口调用”）；

数据/参数说明：表格化呈现配置参数（如“接口请求参数表”）、数据字典（如“状态码定义表”），保证字段名称、类型、说明清晰。

图文结合：关键功能、界面操作需配示意图（如原型图、界面截图），图片下方添加编号（如图1-1）和简要说明（如“图1-1用户登录界面”）。

步骤4：交叉审核与修订

内部自审：编写人完成初稿后，检查内容完整性（如是否遗漏需求点）、逻辑一致性（如前后描述是否矛盾）、格式规范性（如标题层级、表格样式）。

跨角色评审：根据文档类型邀请相关角色参与评审：

PRD需产品经理、研发负责人、测试工程师共同评审，重点核对功能可行性、技术实现难度、验收标准可执行性；

用户手册需产品经理、运营专员、客服代表共同评审，重点验证操作步骤准确性、用户易懂性。

修订与确认：根据评审意见修改文档，记录修订内容（如“V1.2版本：3.2节增加‘短信验证码有效期说明’”），经最终审核人（如产品总监、技术负责人）签字确认后定稿。

步骤5：版本管理与发布

版本号规范：采用“主版本号.次版本号.修订号”格式（如V1.0.0），规则

主版本号：产品重大架构或功能变更（如V2.0.0）；

次版本号：功能模块新增或优化（如V1.1.0）；

修订号：文字修正、细节调整（如V1.0.1）。

归档与发布：定稿文档至指定文档管理系统（如Confluence、语雀），填写文档名称、版本号、发布日期、关联产品/模块等信息，同步通知相关团队获取最新版本。

三、标准文档结构模板表格

表1：文档基本信息表

字段名称

填写说明

示例

文档名称

包含产品/模块名称+文档类型（如“电商系统-产品需求文档”）

电商系统-产品需求文档

版本号

遵循“主版本号.次版本号.修订号”规范（如V1.0.0）

V1.0.0

所属产品/模块

文档对应的产品线或功能模块（如“核心交易模块-订单子系统”）

核心交易模块-订单子系统

编写人

编写人姓名（用*代替）

张*

编写日期

文档初稿完成日期（YYYY-MM-DD）

2024-03-15

审核人

最终审核人姓名（用*代替）

李*

发布日期

文档正式发布日期（YYYY-MM-DD）

2024-03-20

适用对象

文档使用角色（如“研发团队、测试团队、终端用户”）

研发团队、测试团队

关联文档

列出引用或关联的其他文档（如“市场需求文档V2.1、用户调研报告V1.0”）

市场需求文档V2.1

表2：核心章节内容规范表（以产品需求文档PRD为例）

章节名称

内容要点

示例/说明

1引言

1.1文档目