采购合同审核流程表合同条款审查清晰版.docVIP

一、适用场景与触发条件

本工具模板适用于企业采购活动中各类合同的审核管理，具体场景包括但不限于：

新供应商合作：首次与供应商签订采购合同时需对合同条款进行全面审查，保证双方权利义务清晰、合规；

常规采购续签：对即将到期且需续签的长期采购合同，重点审查条款变更、价格调整、服务标准等核心内容；

大额/特殊采购：涉及金额较大、技术复杂或定制化程度高的采购项目（如设备采购、工程服务等），需强化风险条款审核；

合规性检查：根据法律法规更新或企业内部制度调整，对现有合同条款进行合规性复核。

触发条件：合同文本初稿完成后，需经采购、业务、法务、财务等部门依次审核，保证无遗漏风险后方可进入签署环节。

二、合同审核全流程操作指引

第一步：合同接收与初步审查（采购部牵头）

目的：确认合同基础信息完整，形式符合要求，避免后续审核因基础问题反复调整。

责任部门：采购部经办人（采购专员）

操作内容：

信息完整性核对：检查合同是否包含双方主体信息（供应商名称、统一社会信用代码、地址等）、采购标的（名称、规格、型号、数量等）、合同金额、签署日期等基础要素，保证无缺失；

形式规范性检查：确认合同文本结构清晰（如总则、标的、质量、交付、付款、违约责任、争议解决等章节齐全），附件（如技术参数、交付标准等）与主合同一致，页码连续、无涂改；

初步风险筛查：对明显不合理条款（如“供应商无需承担质量责任”“付款无明确期限”等）进行标记，并反馈至供应商要求修改。

输出物：《合同接收登记表》（含合同编号、名称、供应商、接收日期、初审问题清单）。

第二步：业务部门条款审核（需求部门主导）

目的：保证合同内容与采购需求一致，保障标的物符合实际使用要求。

责任部门：需求部门（如生产部、行政部等）负责人（部门经理）、经办人（业务专员）

操作内容：

标的与需求匹配度：核对采购标的的名称、规格、型号、数量、技术参数等是否与采购申请单、技术附件完全一致，避免“货不对板”；

交付与验收条款：明确交付时间、地点、方式（如“送达买方指定仓库并卸货至地面”）、验收标准（如“按国家标准/双方确认的技术图纸执行”）及验收期限（如“到货后7个工作日内完成”），保证可操作；

服务与支持条款：涉及服务的（如设备安装、培训、售后），需明确服务内容、响应时间（如“故障报修后24小时内到达现场”）、服务期限等，保障后续使用。

输出物：《业务部门审核意见表》（标注“通过/不通过/需修改”，并附具体修改建议）。

第三步：法务部门合规审查（法务部负责）

目的：规避法律风险，保证合同条款合法有效，符合法律法规及企业内部制度。

责任部门：法务部专员（法务专员）、法务部负责人（法务经理）

操作内容：

主体资格合法性：核查供应商营业执照、相关资质证书（如生产许可证、经营许可证等）是否在有效期内，避免与无资质主体签约；

核心条款合法性：

质量条款：明确质量责任（如“供应商对标的物质量承担终身责任”）、质量异议期限（如“验收合格后12个月内发觉质量问题，供应商负责免费更换/维修”）；

违约责任：保证双方违约责任对等（如“逾期交付按日支付合同总额0.05%违约金，最高不超过5%”；“买方逾期付款，按日支付逾期金额0.05%违约金”），避免“霸王条款”；

争议解决：明确争议解决方式（如“提交买方所在地有管辖权的人民诉讼解决”）和适用法律（如“_________法律”）；

知识产权与保密：若涉及技术资料、专利等，需明确知识产权归属（如“标的物相关知识产权归买方所有”）及保密义务（如“供应商对采购方技术资料负保密责任，保密期限至合同终止后5年”）。

输出物：《法务合规审查意见书》（列出法律风险点及修改建议，需法务负责人签字确认）。

第四步：财务部门条款复核（财务部负责）

目的：保证合同财务条款清晰，符合企业财务管理制度，防范资金风险。

责任部门：财务部专员（财务专员）、财务部负责人（财务经理）

操作内容：

价格与费用条款：核对合同价格是否与采购订单、报价单一致，明确是否含税（如“本合同价格为含税价，包含增值税专用发票”）、费用承担方（如“运输费、保险费由卖方承担”）；

付款方式与节点：明确付款条件（如“预付款30%，到货验收合格后支付60%，质保期满无质量问题后支付10%”）、付款账户信息（供应商名称、开户行、账号）、发票要求（如“提供增值税专用发票，发票类型为*%”），避免“先付款后开发票”或模糊付款节点；

税务与合规：确认税务处理符合税法规定（如“跨省采购是否涉及预缴增值税”），避免税务风险。

输出物：《财务条款复核表》（标注“财务条款可行/需调整”，并附修改意见）。

第五步：跨部门会审与修订（采购部组织）

目的：汇总各部门审核意见，协调解决争议，形成最终合同文本。

责任部门：采购部（采购经理）、业务部、法务部、财务部

操作内容：