会议组织及管理标准化流程模板.docVIP

会议组织及管理标准化流程模板

一、适用范围与场景

二、标准化操作流程

（一）会前筹备阶段（提前3-5个工作日完成）

明确会议目标与必要性

会议发起人需填写《会议申请表》，说明会议主题、预期目标、需解决的核心问题，避免“为开会而开会”。

若议题可通过邮件、即时通讯工具或1对1沟通解决，则不建议召开会议。

确定会议基本信息

明确会议时间（优先选择工作日上午9:30-11:00或下午14:00-16:00，避开午休及临近下班时段）、地点（会议室或线上会议平台）、时长（原则上不超过2小时，超长会议需分阶段）。

确定参会人员：核心议题相关人、决策人、执行人，避免无关人员参会；若需外部人员参与，提前发送邀请并确认权限。

制定会议议程

议程需包含：会议主题、时间分配（每个议题明确起止时间）、发言顺序、讨论要点、决策事项、输出成果。

议程提前1-2天发送至参会人，预留预习时间；紧急会议至少提前4小时通知。

准备会议材料与设备

材料整理：相关数据、报告、PPT等需提前审核，保证内容准确、简洁，重点突出；若涉及保密信息，标注密级并控制分发范围。

设备检查：会议室投影仪、麦克风、白板、网络等设备提前30分钟调试；线上会议需提前测试平台功能（如屏幕共享、录制权限），并发送参会及操作指南。

发送会议通知

通知内容需包含：会议主题、时间、地点/、议程、参会人员、需提前准备的材料、联系人及联系方式。

通过企业OA、邮件或即时通讯工具群发，重要会议可电话二次确认，避免遗漏。

（二）会中执行阶段（会议当天）

会前准备（提前10-15分钟）

会议室负责人提前到场，检查设备、摆放材料、调试温度/灯光；线上会议主持人提前5分钟进入会议室，引导参会人员签到、测试设备。

会议开场（5-10分钟）

主持人开场，明确会议目标、议程及时长规则；重申会议纪律（如手机静音、围绕议题发言、避免打断他人）。

简要介绍参会人员（若存在跨部门或新成员），明确记录员（负责记录关键讨论点、决议及任务分配）。

议题讨论与决策（核心环节）

按议程顺序逐项讨论，主持人需严格控制时间，避免某个议题超时导致后续内容仓促；若讨论偏离主题，及时引导回归。

针对每个议题，鼓励参会人员充分发表意见，但需聚焦解决方案；决策事项需明确“同意/反对/保留”意见，避免模糊表述。

记录员实时记录：讨论要点、不同观点、最终决议、负责人、完成时限（如“完成系统接口对接，负责，2023年10月30日前”）。

会议总结与收尾（5-10分钟）

主持人总结本次会议成果：回顾决议事项、任务分配及时限，明确下次会议（若有）的初步安排。

询问参会人员是否有补充意见，确认无遗漏后宣布散会；线上会议需提醒参会人员保存会议记录（如录制文件、聊天记录）。

（三）会后跟进阶段（会议结束后1-2个工作日内）

整理会议纪要

记录员根据会议记录，整理《会议纪要》，内容需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人）、议程回顾、关键讨论摘要、决议事项、任务清单（负责人、截止日期）、下次会议安排（若有）。

纪要需简洁清晰，避免冗长描述，重点突出“做什么、谁负责、何时完成”；完成后交由主持人审核，保证信息准确无误。

分发与确认

纪要通过企业OA或邮件发送至所有参会人员及相关部门，抄送上级领导（若需）；发送时附上“请确认收到，如有异议2个工作日内反馈”提示。

若收到反馈，及时与记录员、沟通调整，保证最终版本无争议。

任务跟踪与闭环

任务负责人按照纪要要求推进工作，提前1天提醒负责人截止日期；会议组织者或指定人员（如项目助理）每周跟踪任务进度，记录《任务跟踪表》。

任务完成后，负责人需在《任务跟踪表》中更新状态，并附上成果证明（如报告、截图）；若逾期，需说明原因并制定补救计划。

资料归档

会议所有资料（申请表、议程、纪要、任务跟踪表、相关材料）整理归档，按“年份-月份-会议主题”命名，存储至企业共享服务器，便于后续查阅。

三、配套工具模板

（一）会议申请表

项目

内容说明

会议主题

（例：2023年Q4产品规划推进会）

会议目标

（例：明确Q4产品核心功能优先级，确定开发资源分配）

议题及时间分配

1.Q3产品复盘（20分钟）2.Q4用户需求梳理（30分钟）3.功能优先级投票（20分钟）

参会人员

（例：产品部经理、研发部主管、测试组组长、市场部专员）

所需材料

（例：Q3产品数据报告、用户调研汇总表）

申请部门

产品部

申请人

*

申请日期

2023年10月8日

（二）会议议程表

时间

议题内容

发言人

辅助材料

备注

09:30-09:40

会议开场与目标说明

*主持人

无

明确会议纪律

09:40-10:00

Q3产品数据复盘

*经理

Q3数据报告

重点分析用户反馈

10:00-10:30

Q4用户需求优先级讨论

*专员

需求汇总表

按紧急度/重要性分类