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合同管理流程及合同范本参考工具

一、工具概述

本工具旨在规范合同全生命周期管理，通过标准化流程、模板化操作及风险提示，帮助用户高效完成合同的起草、审核、签订、履行及归档，降低法律风险，提升管理效率。适用于企业、事业单位、社会组织等各类主体的合同管理场景。

二、适用业务场景

日常采购类：办公用品采购、原材料采购、设备采购等物资或服务采购合同；

业务合作类：项目外包、技术服务、市场推广、代理销售等合作类合同；

人力资源类：劳动合同、保密协议、竞业限制协议等人事管理相关合同；

资产处置类：房屋租赁、设备租赁、知识产权转让、资产买卖等合同；

其他类：赞助协议、保密协议、框架协议等非标准化但需规范管理的合同。

三、合同管理全流程操作指引

（一）合同发起与需求确认

需求提出：业务部门根据实际业务需求（如采购、合作等），填写《合同需求申请表》（见附件1），明确合同主体、标的、数量、预算、履行期限等核心要素，部门负责人签字确认后提交至合同管理部门。

需求审核：合同管理部门对需求的合理性、必要性进行初审，重点核对预算是否符合规定、业务范围是否清晰，如有疑问及时与业务部门沟通确认。

（二）合同起草

范本选择：根据合同类型（如采购、服务等），从《常用合同范本模板》（见第四部分）中选择对应范本，若无完全匹配范本，可参考类似范本修改或全新起草。

内容填写：严格按照《合同需求申请表》内容填写合同核心条款，包括：

当事人信息：名称、地址、法定代表人（或负责人）、联系方式等（需核对营业执照/证件号码等原件，保证信息准确）；

标的描述：明确产品名称、规格型号、服务内容或技术参数，避免模糊表述（如“一批材料”应明确具体规格、数量）；

权利义务：双方的权利、义务需对等，明确交付标准、验收方式、付款条件、违约责任等；

争议解决：约定协商、仲裁或诉讼方式，明确管辖地（如“提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼”）。

内部评审：起草完成后，业务部门负责人对合同内容的业务合理性进行审核，保证符合业务需求。

（三）合同审核

多部门联审：

业务审核：业务部门负责人审核合同条款是否符合业务目标、标的数量/价格是否与需求一致；

法务审核：法务部门（或法务专员）重点审核条款合法性、完整性（如是否缺少违约责任、争议解决等必备条款）、法律风险点（如格式条款是否无效、知识产权归属是否明确）；

财务审核：财务部门审核付款方式、金额、发票类型（如“合规票据”）、税务处理是否符合财务制度，资金安排是否合理。

意见反馈与修改：审核部门需在《合同审核表》（见附件2）中明确填写审核意见，起草部门根据意见修改后重新提交，直至所有审核部门无异议。

（四）合同签订

文本最终确认：审核通过后，由合同管理部门制作合同正式文本，保证所有条款与审核版本一致，避免涂改（如有修改需加盖骑缝章）。

签署授权：

法定代表人/负责人签署的，需提供法定代表人证件号码明书；

授权代理人签署的，需提供授权委托书（明确授权范围、期限），并核对代理人身份。

签署盖章：按照合同约定份数（通常一式两份及以上）签署，双方加盖合同专用章或公章（公章需预留印模），骑缝章同步加盖。

文本分发：签订完成后，合同管理部门将合同文本分发给业务部门、财务部门、法务部门及档案室（或指定归档部门），各部门留存一份原件或复印件。

（五）合同履行与跟踪

履行交底：业务部门向履行团队（如采购执行、项目组）移交合同，明确履行节点、交付标准、验收要求等。

进度跟踪：业务部门按合同约定跟踪履行进度，如遇延迟、变更等异常情况，及时与对方沟通，并书面确认（如签订补充协议、变更函）。

验收确认：合同标的交付后，严格按照合同约定的验收标准进行验收，形成《验收确认单》（需双方签字盖章），作为付款依据。

付款申请：财务部门根据合同约定及验收确认单，办理付款手续，保证付款与合同条款一致。

（六）合同归档

资料整理：合同履行完毕后，业务部门收集合同文本、附件（如需求申请表、审核表、验收单、补充协议等），整理成完整档案。

归档登记：档案管理部门对合同档案进行编号、登记，录入档案管理系统，注明合同名称、编号、签订日期、归档日期、保管期限等信息。

保管与查阅：合同档案按年度分类存放，保管期限根据合同类型及法律规定确定（如劳动合同保管期限为劳动关系结束后2年，买卖合同保管期限为履行期限届满后5年）。查阅档案需履行登记手续，保证档案安全。

四、常用合同范本模板及要素说明

（一）采购合同模板

条款类别

内容示例

合同编号

CG-2024-XXX（采购年份+部门缩写+序号）

甲方（采购方）

名称：XXX公司；地址：XXX市XXX区XXX路；法定代表人：*；联系方式：XXX

乙方（供应方）

名称：XXX有限公司；地址：XXX市XXX区XXX街；法定代表人：*；联系方式：XXX

标的物名称、规格

标的物