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企业行政办公流程标准模版——办公用品申领与管理流程

一、适用范围与场景

本流程适用于企业内部全体员工因日常办公需要申领各类办公用品（如文具、耗材、办公设备配件等）的全过程管理，旨在规范申领行为、保障办公资源合理配置、提升行政服务效率，同时避免资源浪费或管理混乱。适用于新员工入职配置、常规办公用品补充、临时性办公需求等场景。

二、操作流程详解

步骤1：申领发起

操作内容：

员工根据实际办公需求，通过企业内部OA系统、行政部指定邮箱或线下《办公用品申领表》提交申请。需明确填写申领物品名称、规格型号、申领数量、用途说明及预计使用时间。

责任人：申领员工本人。

输出物：《办公用品申领表》（电子/纸质）。

步骤2：部门审批

操作内容：

申领员工提交申请后，需经部门负责人审批。部门负责人需核实申领物品的必要性及数量合理性，保证与部门工作需求匹配，避免过度申领。审批通过后，流转至行政部；若不通过，需反馈具体原因（如“数量超出标准”“非必需品”等）至申领人。

责任人：部门负责人。

时限要求：1个工作日内完成审批。

步骤3：行政审核与库存核查

操作内容：

行政部收到审批通过的申请后，核查库存台账：

若库存充足，直接进入领用环节；

若库存不足，启动采购流程（需填写《办公用品采购申请单》，注明采购原因、预估金额、到货时间等），按企业采购审批流程报批后采购。

责任人：行政专员。

时限要求：库存核查0.5个工作日内完成；采购申请审批不超过2个工作日。

步骤4：物品领用与登记

操作内容：

库存充足时：申领人凭审批通过的《办公用品申领表》至行政部领取物品，行政专员核对物品名称、数量后发放，并在台账中登记“领用人”“领用日期”“领用数量”“结余数量”等信息；

采购到货后：行政专员验收合格后更新库存台账，通知申领人领用，完成登记。

责任人：行政专员（发放）、申领人（核对）。

输出物：更新后的《办公用品库存管理台账》。

步骤5：库存盘点与补充

操作内容：

行政部每月末对办公用品库存进行盘点，核对台账与实物数量，保证账实相符；对低于安全库存标准的物品（如A4纸、签字笔等常用耗材），制定《月度办公用品采购计划》，按流程报批后统一采购补充。

责任人：行政主管。

时限要求：每月最后1个工作日完成盘点，次月5日前完成补充采购。

三、配套表单模板

表1：办公用品申领表

申领日期

部门

申领人

物品名称

规格型号

申领数量

用途说明

预计使用时间

部门审批人

审批意见

审批日期

表2：办公用品库存管理台账

日期

物品名称

规格型号

入库数量

出库数量

结余数量

领用人

经手人（行政）

备注

四、执行要点提示

申领合理性原则：

优先使用现有库存，避免重复申领；

非消耗性办公用品（如剪刀、计算器）以“一人一用”为原则，损坏需以旧换新；

大批量或高价值物品（如打印机墨盒）需提前3个工作日申请，预留采购时间。

审批权限规范：

常规办公用品（金额≤200元）：部门负责人审批即可；

非常规或高价值物品（金额＞200元）：需经行政部复核后，报分管副总审批。

数据准确性要求：

行政专员需实时更新库存台账，保证“入库有记录、出库有登记、盘点有差异说明”；

申领人需核对领取物品与申请信息一致，避免错领、漏领。

节约使用倡导：

鼓励推行无纸化办公，减少一次性用品消耗；

废弃办公用品（如旧文件夹、订书机）可回收利用的，交行政部统一处理。

特殊情况处理：

紧急申领（如会议临时需用物品）：可先通过电话/即时通讯工具向行政主管报备，事后1个工作日内补填表单；

库存盘点发觉差异：需查明原因（如损耗、遗失），属人为责任的，由责任人按一定比例赔偿。