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会议记录及后续行动指南模板

一、适用场景说明

二、操作流程指引

（一）会前准备：明确目标，梳理框架

确认会议基本信息：提前明确会议主题、时间、地点（或线上会议）、参会人员（主持人、记录人、核心发言人与列席人员），并提前1-2天发送会议通知，附上会议议程（如有）。

准备会议材料：根据议程整理背景资料、数据报表、待讨论议题等，提前发送给参会人员，保证大家对会议内容有初步知晓。

明确记录重点：记录人需与主持人沟通，确认本次会议需重点关注的内容（如决策事项、待解决问题、行动项责任人等），避免记录时遗漏关键信息。

（二）会中记录：实时抓取，突出重点

记录基本信息：准确填写会议时间（精确到分钟）、地点、参会人员（实际到会者）、缺席人员及原因（如有）、主持人、记录人等基础信息。

梳理会议议程：按议程顺序记录各议题的讨论过程，重点关注“讨论要点”（不同观点的分歧与共识）、“关键结论”（最终达成的统一意见）及“待决议题”（未达成一致需后续跟进的事项）。

提取行动项：对会议中明确的“需执行事项”，逐项记录以下信息：

行动内容（具体要做什么，避免模糊表述如“跟进问题”，应明确为“完成方案初稿”）；

责任人（直接负责执行的人员，可标注为“经理”“专员”等）；

协同人（需配合的人员或部门，如无则不填）；

截止时间（具体日期或时间节点，如“2023年X月X日17:00前”）；

完成标准（衡量行动项是否达成的具体指标，如“提交至*总监处审核”“通过部门评审”）。

记录争议与待办：对未当场解决的问题，需记录争议焦点、未达成一致的原因及后续处理建议（如“需补充数据后再次讨论”）。

（三）会后整理：核对信息，形成初稿

补充完善记录：会议结束后2个工作日内，记录人根据会议笔记和录音（如有）核对信息，保证讨论要点、结论、行动项等内容准确无误，补充遗漏的细节（如数据、引用的文件等）。

润色语言表述：使用简洁、客观的语言整理记录，避免口语化表达，对复杂讨论内容进行概括性总结（如“多数意见认为应优先解决A问题，暂缓B方案”）。

标注重点内容：通过加粗、颜色等方式突出“决议事项”“行动项”“下次会议安排”等关键信息，方便后续查阅。

（四）审核分发与跟踪落实

内部审核：整理完成后，将初稿提交主持人审核，保证记录内容与会议实际结果一致，重点核对行动项的责任人、截止时间及完成标准是否准确。

正式分发：审核通过后，1个工作日内将会议记录分发给所有参会人员及相关方（如需抄送上级部门或协作单位），并同步抄送记录人存档。

建立跟踪机制：指定专人（如项目助理、部门文员）对行动项进行跟踪，通过表格或项目管理工具实时更新“完成状态”（如“未开始/进行中/已完成/延期”），在截止日前2天提醒责任人，保证行动项按时落地。

复盘与闭环：下次会议开始前，回顾上次会议行动项的完成情况，对未完成的项说明原因并调整计划，形成“会议-行动-跟踪-复盘”的闭环管理。

三、会议记录模板表单

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：项目Q3进度推进会

会议时间

2023年X月X日14:00-16:30

会议地点

公司3号会议室/线上会议（腾讯会议ID：X）

主持人

*总监

记录人

*专员

参会人员

经理、主管、工程师、专员（共8人）

缺席人员

（事假）、（请假未批）

会议议程

1.项目当前进度汇报；2.阶段问题讨论；3.下阶段任务分配；4.其他事项

（二）会议议题与讨论记录表

议程编号

议题名称

讨论要点

关键结论/决议事项

1

项目当前进度汇报

工程师：已完成A模块开发，测试阶段发觉3个bug；主管：B模块设计稿未定稿，影响整体进度

1.工程师负责于X月X日前修复测试阶段bug；2.主管协调设计部于X月X日前提交B模块设计稿

2

阶段问题讨论

经理：跨部门协作效率低，需求变更频繁；专员：资源不足导致部分任务延期

1.建立“需求变更评审流程”，重大变更需经*总监审批；2.申请增加2名开发人员支持

3

下阶段任务分配

-负责C模块开发：工程师-需求文档撰写：专员-进度汇总：*主管

各责任人于每周五17:00前提交进度报告至*主管处

（三）行动项跟踪表

行动项编号

行动内容

责任人

协同人

截止时间

完成标准

当前状态

备注

ACT-001

修复测试阶段发觉的3个bug

*工程师

无

2023-10-15

提交测试报告，bug修复率100%

进行中

需测试部配合

ACT-002

提交B模块设计稿

*主管

设计部

2023-10-18

通过*总监评审

未开始

设计部资源协调中

ACT-003

建立“需求变更评审流程”文档

*经理

各部门

2023-10-20

发布至公司内网，各部门确认

未开始

需法务部审核

（四）下次会议安排

下次会议主题

建议时间

地点

参会人员

主要议程

项目中期