业务洽谈标准化流程与合同审核清单.docVIP

业务洽谈标准化流程与合同审核清单工具模板

一、适用业务场景与对象

本工具模板适用于企业开展各类业务合作前的洽谈环节及后续合同审核工作，具体场景包括但不限于：

新客户合作意向接洽与方案初步沟通

跨部门业务协同项目（如产品联合推广、供应链合作）的谈判

长期战略合作伙伴的续约或条款修订

涉及金额较大、风险较高的业务合作（如采购、服务外包、技术合作）

需要明确双方权利义务、避免后续纠纷的商业合作启动

适用对象包括业务拓展人员、项目负责人、法务专员、部门负责人及相关决策人员。

二、标准化操作流程详解

（一）洽谈前：精准筹备，夯实基础

目标：保证洽谈方向明确，信息充分，为高效沟通奠定基础。

明确洽谈目标与范围

根据业务需求，确定本次洽谈的核心目标（如达成合作意向、明确合作框架、协商关键条款等）。

划定洽谈范围，避免内容发散（如仅针对“项目交付周期与费用”，不涉及其他无关事项）。

收集与合作方相关的背景信息

通过企业官网、行业报告、第三方平台等渠道，知晓合作方的主体资格（是否为合法注册企业）、经营状况（营收规模、行业口碑）、过往合作案例及信用记录。

若涉及特殊行业（如医疗、金融），需核实合作方是否具备相关资质或许可证。

组建洽谈团队并明确分工

根据洽谈复杂度，组建3-5人核心团队，至少包括：

主谈人：负责整体洽谈节奏把控、核心条款沟通（通常为业务负责人或项目经理）；

记录人：实时记录洽谈要点、双方诉求及待确认事项（需具备快速整理能力）；

支持人员：提供数据、技术或法务支持（如财务专员、产品经理、法务专员*）。

提前召开内部预备会，统一谈判底线、让步空间及沟通策略。

准备洽谈资料与方案

梳理我方合作优势（如技术实力、资源渠道、成功案例），制作简洁明了的《合作方案PPT》或书面材料。

准备基础合同模板（如《合作框架协议》《服务合同》），标注需重点协商的条款（如费用、违约责任、保密条款）。

准备合作方可能提出的问题清单及应对口径（如“报价依据”“交付保障措施”）。

（二）洽谈中：高效沟通，达成共识

目标：通过结构化沟通，明确双方诉求，就核心条款初步达成一致，形成可落地的合作框架。

开场破冰与议程确认

营造友好沟通氛围，简要介绍我方团队及洽谈目的（如“感谢您抽出时间，今天希望就项目合作的核心细节深入交流，争取达成初步共识”）。

与合作方共同确认洽谈议程及时间安排，保证双方聚焦重点（如“我们先明确合作需求，再协商费用和周期，最后确认下一步动作”）。

需求挖掘与方案呈现

通过提问法深入知晓合作方核心需求（如“您期望通过本次合作解决哪些具体问题？”“对交付时间、质量有哪些硬性要求？”），避免主观臆断。

结合合作方需求，针对性呈现我方方案，突出合作价值（如“根据您提到的‘快速上线’需求，我们的标准化流程可缩短30%交付周期”）。

核心条款协商与异议处理

按照“重要性优先”原则协商关键条款，顺序建议为：合作标的→双方权利义务→费用及支付方式→交付/验收标准→保密条款→违约责任→争议解决。

针对合作方提出的异议，采用“倾听-确认-解答-确认”四步法：先耐心听取意见，复述确认对方诉求（如“您的意思是希望费用分3期支付，对吗？”），再基于事实和数据解答，最后确认对方是否接受。

对无法当场达成一致的条款，明确记录分歧点及后续解决方式（如“关于违约金比例，我方需内部审批，3个工作日内给您反馈”）。

总结成果与明确下一步

洽谈结束前，由主谈人总结已达成的共识、未解决的问题及后续行动计划（如“今天我们明确了项目范围和基础报价，未解决的是付款周期，法务*会在2个工作日内起草合同初稿，同步沟通付款条款”）。

双方确认记录内容无误后，签字确认《洽谈会议纪要》（模板见第三部分）。

（三）洽谈后：闭环管理，推进落地

目标：保证洽谈成果转化为可执行动作，避免信息遗漏或延迟。

整理并输出洽谈纪要

记录人24小时内完成《洽谈会议纪要》整理，内容包括：

基本信息（洽谈时间、地点、双方参会人员及职务）；

核心讨论内容及达成的共识；

未解决的问题及分歧点；

后续行动计划（任务、负责人、截止时间）。

纪要通过内部审批后，正式发送给合作方，并抄送相关stakeholders（如部门负责人、法务*）。

内部评审与方案优化

业务部门牵头，组织法务、财务、技术等部门对合作方案及合同条款进行评审，重点检查：

条款是否符合公司制度及法律法规；

费用、成本是否在预算范围内；

风险点是否可控（如违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰）。

根据评审意见优化方案，形成最终版《合作建议书》及合同草案。

跟进合作方反馈

主动与合作方对接，反馈内部评审结果及修改意见（如“针对您提出的付款周期问题，经内部协调，可调整为签约支付40%，验收后支付60%”）。

对合作方提出的修改需求，评估合理性后及时响应，避免因拖延导致合作