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供应商评估及准入审核流程标准

一、适用范围与场景

本标准适用于企业采购部门对新合作供应商的准入审核，以及对现有供应商的年度/定期评估复验。具体场景包括：

新供应商首次参与项目合作前的资质与能力审核；

战略供应商、核心供应商的年度综合表现评估；

供应商因业务范围扩展、产品线调整需新增合作类别的复审；

企业因政策变化（如环保、质量标准升级）对供应商的合规性核查。

二、审核流程详细步骤

步骤1：需求发起与目标明确

责任部门：采购部

操作内容：

根据企业采购需求（如原材料、服务外包、设备采购等），明确供应商的基本准入条件（如注册资本、行业资质、生产规模等）及核心评估维度（如质量、交付、成本、服务等）；

制定《供应商准入需求确认单》，明确评估标准、时间节点及参与部门（需包含质量部、技术部、法务部等），经采购部负责人审批后下发。

输出成果：《供应商准入需求确认单》

步骤2：供应商信息收集

责任部门：采购部

操作内容：

通过公开渠道（如行业展会、招标平台、供应商自荐等）收集潜在供应商信息；

向供应商发放《供应商基本信息表》（含公司背景、资质文件、生产能力、财务状况等），要求供应商在规定时间内提供真实、完整的资料（需加盖公章）。

输出成果：《供应商初步资料清单》《供应商基本信息表》

步骤3：初步筛选

责任部门：采购部牵头，联合质量部、技术部

操作内容：

采购部整理供应商提交的资料，对照《供应商准入需求确认单》中的“硬性条件”（如行业准入资质、生产许可证、ISO体系认证等）进行第一轮筛选；

对通过硬性条件审核的供应商，由技术部评估其技术匹配度（如设备工艺、研发能力），质量部评估其质量管控能力（如检验流程、不良率控制），形成《供应商初选结果报告》。

输出成果：《供应商初选结果报告》（明确“通过/不通过”及理由）

步骤4：现场审核（如需）

责任部门：审核小组（采购部、质量部、技术部、生产部代表）

操作内容：

对通过初选的供应商，提前3个工作日发出《现场审核通知》，明确审核时间、内容及需配合事项；

现场审核重点包括：

生产/服务环境是否符合行业标准及企业要求；

设备设施配置与维护状况（如关键设备运行参数、校准记录）；

质量管理体系运行情况（如过程检验记录、不合格品处理流程）；

供应链稳定性（如原材料来源、物流合作方资质）；

审核小组现场填写《供应商现场审核评分表》，记录发觉的问题及改进建议，供应商需签字确认。

输出成果：《供应商现场审核报告》《供应商现场审核评分表》

步骤5：综合评估

责任部门：审核小组

操作内容：

汇总《供应商基本信息表》《供应商现场审核评分表》及相关补充资料，采用加权评分法（示例：资质能力20%、现场审核30%、财务状况20%、技术实力20%、服务支持10%）计算综合得分；

召开评审会议，结合供应商过往合作记录（如有）、行业口碑、风险预警（如涉诉、行政处罚）等因素，形成综合评估结论。

输出成果：《供应商综合评估报告》（含得分、评估等级、准入建议）

步骤6：审批决策

责任部门：根据供应商等级划分对应审批权限

操作内容：

一般供应商：由采购部经理审批《供应商综合评估报告》；

重要供应商（如年采购额超百万）：由分管副总审批；

战略供应商（如长期合作、核心资源）：提交总经理办公会审批。

输出成果：《供应商准入审批表》（审批人签字确认后生效）

步骤7：准入协议签订

责任部门：采购部、法务部

操作内容：

对审批通过的供应商，由采购部拟定《供应商合作协议》，明确合作范围、价格条款、交付周期、质量标准、违约责任等核心条款；

法务部审核协议合规性，双方签字盖章后生效，协议一式三份（采购部、财务部、供应商各执一份）。

输出成果：《供应商合作协议》

步骤8：供应商档案建立与入库

责任部门：采购部

操作内容：

为准入供应商建立唯一档案编码，整理《供应商基本信息表》《现场审核报告》《综合评估报告》《合作协议》等资料，形成《供应商档案清单》；

将供应商信息录入企业供应商管理系统，更新合格供应商名录，同步至各需求部门。

输出成果：《供应商档案清单》《合格供应商名录》

三、配套工具表格

表1：供应商基本信息表

序号

项目名称

填写内容（示例）

附件要求

1

公司全称

科技有限公司

营业执照（副本复印件）

2

统一社会信用代码3

成立时间

2010年5月

4

注册资本

5000万元

验资报告复印件

5

法定代表人

*某

证件号码复印件

6

联系人及职务

（采购经理）

7

联系方式

（供应商办公电话，非个人手机）

8

注册地址

市区路号

房产证明或租赁合同复印件

9

主营业务

电子元器件研发、生产、销售

10

核心产品/服务

贴片电容、电阻

产品说明书/样本

11

资质证书

ISO9001:2015认证、ROHS认证

证书复印件（需在有效期内）