企业合同归档及审核管理模板.docVIP

适用业务场景

标准化操作流程

一、合同签订前：起草与初步审核

需求发起

业务部门根据合作需求（如采购物料、提供服务、项目合作等），由经办人填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限、核心条款等，部门负责人签字确认后提交至法务部门。

涉及重大金额（如超过企业规定限额）或特殊业务（如知识产权转让、跨境合作），需同步抄送财务部门及分管领导*预审。

合同起草

法务部门或授权业务部门根据需求申请，使用企业标准合同模板起草合同文本。

合同内容需包含：合同双方全称及统一社会信用代码、签约主体资格证明（如营业执照复印件）、标的描述、权利义务条款、价款及支付方式、违约责任、争议解决方式、生效条件、附件清单等核心要素。

部门初审

业务部门负责人*对合同的业务可行性、条款与实际需求的匹配度进行审核，重点核对标的数量、价格、交付标准等，签字确认后传递至法务部门。

财务部门对合同涉及的付款方式、税费承担、发票开具要求、资金预算等进行审核，保证符合企业财务制度。

二、合同签订中：合规审核与签署

法务终审

法务部门对合同的合法性、合规性、完整性进行全面审核，重点检查：

签约主体是否具备相应资质（如特殊行业经营许可证）；

条款是否存在法律漏洞（如模糊表述、不公平责任约定）；

违约责任是否明确且可执行；

争议解决方式是否符合企业偏好（如约定仲裁或诉讼管辖地）。

法务部门出具《合同审核意见表》，对审核通过、需修改后通过或不通过的结论签字确认，并反馈至业务部门。

修订与确认

业务部门根据法务及财务的审核意见修改合同文本，重大修改需重新履行审核流程；

修改完成后，由业务部门与合作方沟通确认，双方就最终条款达成一致。

签署与用印

合同文本经双方确认后，由法定代表人或授权代表人（需附授权委托书）在指定位置签字并加盖企业公章或合同专用章；

多页合同需加盖骑缝章，保证合同完整性；

签署完成后，业务部门在2个工作日内将原件移交至行政部归档。

三、合同签订后：归档与动态管理

档案编号与登记

行政部收到合同原件后，按“年份-部门-合同类型-序号”规则编制唯一档案编号（如“2024-采购-001”），并在《合同归档登记表》中记录合同基本信息、审核信息、签署信息及归档日期。

分类归档

合同按类型（如采购、销售、服务等）或部门分类存放，纸质档案存入专用档案柜，电子档案同步至企业合同管理系统（如OA系统、法务管理系统），保证线上线下数据一致。

归档材料包括：合同正本、附件（如技术协议、订单）、审批单、审核意见表、授权委托书、合作方资质证明等。

履行跟踪与借阅管理

业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付、验收、付款等），定期更新《合同履行跟踪表》，并反馈至法务部门及财务部门；

合同借阅需由申请人填写《合同借阅申请表》，说明借阅用途、期限，经部门负责人及行政部审批后，在指定场所查阅，借阅期限不超过3个工作日，原件不得带离档案室。

到期与销毁管理

合同到期后，行政部对档案进行梳理，对已履行完毕且无争议的合同，保存期满（一般为合同终止后5-10年，具体按企业档案管理规定）后，由行政部会同法务部门、财务部门共同鉴定，出具《合同销毁审批表》，经分管领导*批准后，按规定程序销毁（如碎纸处理），并记录销毁日期及监销人。

合同归档登记表模板

合同基本信息

审核信息

归档信息

状态信息

合同名称

起草部门

归档日期

当前状态（□待审核□已审核□已归档□已借阅□已销毁）

合同编号

起草人*

档案编号

借阅记录（借阅人*、借阅日期、归还日期）

签约方（甲方）

业务审核人*及日期

存放位置（档案柜编号/电子路径）

履行状态（□履行中□已完成□违约）

签约方（乙方）

财务审核人*及日期

保管人*

争议状态（□无争议□有争议□已解决）

合同类型

法务审核人*及日期

附件清单（如技术协议、订单）

备注

签订日期

审核意见

合同金额（大写/小写）

合同期限

主要条款摘要（如支付方式、违约责任）

关键管理要点

审核环节“三查三对”

查签约主体资质：核实合作方营业执照、经营范围、授权文件等，避免与无资质主体签约；

查条款逻辑性：核对金额、数量、日期等关键数据是否前后一致，避免矛盾表述；

查法律合规性：重点审查违约责任、争议解决等条款是否符合《民法典》等法律法规要求。

归档环节“完整及时”

保证合同及附件材料齐全，避免遗漏审批单或补充协议；

合同签署后3个工作日内完成归档，防止因拖延导致原件丢失或借阅困难。

保密与权限管理

合同信息（尤其是涉及商业秘密的条款）需限定知悉范围，借阅需严格审批，严禁非授权人员复制或传播；

电子档案需设置访问权限，定期备份数据，防止信息泄露或丢失。

定期复盘与优化

每季度由法务部门牵头组织合同管理复盘会，分析审核中常见问题（如条款漏洞、履约风险），优化合同模板