行业采购需求及规格说明书.docVIP

行业通用采购需求及规格说明书

一、适用场景与价值

二、标准操作流程详解

（一）需求发起与提报

需求识别：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据实际运营计划或突发需求，确定需采购的物品/服务类型、数量及基本用途。

填写申请表：需求部门负责人组织人员填写《采购需求申请表》（见模板一），详细说明物品/服务名称、规格参数、数量、预算、期望交付时间、用途及特殊要求（如环保认证、定制化需求等）。

内部初审：需求部门负责人对申请表内容的合理性、必要性进行审核，保证需求符合部门工作计划且预算在可控范围内。

（二）需求审批与确认

逐级审批：初审通过的申请表按企业权限规定逐级审批，一般流程为：

部门负责人审核：确认需求合理性及部门资源匹配度；

财务部门审核：核对预算准确性，评估资金来源及支付可行性；

高层领导审批（根据金额）：如单笔采购金额低于5000元，由分管副总审批；5000-20000元由总经理审批；20000元以上需提交总经理办公会或董事会审批。

审批反馈：审批通过后，采购部门正式接收需求；若未通过，由采购部门反馈至需求部门，说明修改意见后重新提报。

（三）规格细化与技术对接

规格确认：采购部门联合需求部门、技术部门（如需），根据《采购需求申请表》进一步细化技术规格，包括：

物品：材质、尺寸、功能参数（如功率、精度）、质量标准（国标/行标/企标）、环保要求（如RoHS认证）、包装标准等；

服务：服务内容、服务周期、人员资质要求、服务交付标准（如响应时间、成果交付形式）、验收方式等。

技术对接：对于复杂物品或定制化服务，采购部门可组织需求部门与潜在供应商进行技术对接，保证供应商对规格理解无偏差，避免后期争议。

（四）供应商筛选与比价

供应商寻源：采购部门通过企业合格供应商库、公开招标、行业推荐、线上平台等方式，筛选至少3家符合条件的供应商，要求供应商提供：

营业执照及相关资质文件（如生产许可证、经营许可证）；

产品/服务报价单（含明细报价、税率、运费等）；

样品（如需）或过往案例证明。

综合评估：成立评估小组（含采购、需求、技术、财务人员），从价格（权重30%）、质量（权重25%）、交期（权重20%）、服务能力（如售后响应、技术支持，权重15%）、资质（权重10%）等维度进行评分，形成《供应商评估表》（见模板二）。

确定供应商：选择综合得分最高的供应商作为候选方，若得分相近，可要求供应商进行二次报价或现场考察后最终确定。

（五）合同签订与订单下达

合同拟定：采购部门根据确定的供应商及双方协商结果，拟定采购合同，明确以下核心条款：

标的物/服务名称、规格型号、数量、单价、总价；

交付时间、地点、方式；

验收标准、流程及异议处理；

付款方式（如预付款比例、到货付款、质保金条款）、发票要求；

违约责任（如延迟交付、质量不达标的处理方式）、争议解决方式。

合同审批与签订：合同经法务部门（如需）、财务部门审核后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章生效。

订单下达：采购部门根据正式采购订单，发送至供应商，明确交货细节及要求。

（六）履约跟踪与交付验收

履约跟踪：采购部门定期跟踪供应商生产/备货进度，保证按合同约定时间交付。如遇可能延迟情况，供应商需提前3个工作日通知并提供解决方案，需求部门可协调调整使用计划。

交付验收：

初步验收：物品/服务交付时，需求部门对照订单核对数量、外观、型号等基本信息，确认无误后签收；

技术验收：技术部门或第三方检测机构（如需）根据合同规格参数进行功能、质量检测，填写《验收报告》（见模板三）；

最终确认：验收合格后，需求部门、采购部门、供应商三方在《验收报告》上签字确认；验收不合格的，供应商需在约定时间内免费整改或更换，直至合格。

（七）付款与档案归档

付款申请：验收合格后，供应商开具合规发票（如增值税专用发票），财务部门核对发票信息、合同条款及验收报告，按付款流程办理支付。

档案归档：采购部门将采购需求申请表、审批文件、供应商报价、评估表、合同、验收报告、发票等资料整理归档，保存期限不少于5年，便于后续追溯或审计。

三、核心工具模板

模板一：采购需求申请表

项目

内容

需求编号

由采购部门按“年份-月份-部门序号”规则编制（如2024-05-SC001）

需求部门

如：生产部、行政部

申请人*

需求部门具体经办人

联系方式

申请人手机号/办公号

采购类别

□物品□服务（勾选）

物品/服务名称

如：“A4激光打印机”“年度IT运维服务”

规格型号

详细描述技术参数（如打印速度：30页/分钟；分辨率：1200dpi）

单位

如：台、套、年

数量

明确采购数量（如：5台；1年服务）

预算金额（元）

含税总价（如：15000.00）

资金来源

□自有资金□专项拨款□其他

用途说明

采购物品/服务的具体使用场景（如：“用于