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文档管理规范与存储系统工具模板
一、适用业务范围
本规范与系统适用于企业内部各类电子及纸质文档的全生命周期管理，覆盖项目立项文件、合同协议、技术方案、会议纪要、财务凭证、人事档案、制度流程等核心文档类型。特别适合多部门协作场景下文档的统一管控，保证跨团队信息传递的准确性、安全性与可追溯性，同时满足合规审计、知识沉淀及高效检索的业务需求。
二、标准化操作流程
（一）文档创建与分类
文档命名规范
文件名格式：[部门代码]-[文档类型代码]-[年份]-[序号]-[版本号]-[简短名称]
示例：HR-001-2024-001-V1.0-员工手册
部门代码：HR（人力资源）、FIN（财务）、RD（研发）、MKT（市场）等，由行政部统一制定；
文档类型代码：001（制度类）、002（合同类）、003（项目类）等，按业务属性分类。
文档分类与密级设定
根据内容敏感度分为四级：公开（全员可见）、内部（部门内可见）、密级（需审批查看）、绝密（仅授权人查看）；
密级由文档发起部门负责人设定，行政部备案。
（二）文档审批与发布
审批流程配置
公开/内部文档：发起人→部门负责人→行政部归档；
密级文档：发起人→部门负责人→分管副总→行政部加密存储；
绝密文档：发起人→部门负责人→总经理→行政部双人双锁管理。
审批操作要点
发起人通过系统提交文档时，需同步《文档审批表》（含文档用途、分发范围、密级说明）；
审批人需在2个工作日内完成审核，注明意见并通过系统流转，禁止线下审批；
审批通过后，由行政部在系统中分配唯一文档编号，并发布至对应权限的存储空间。
（三）文档存储与版本控制
存储结构规范
本地存储：按“公司-部门-年份-文档类型”三级目录分层，例如：D:\公司文档\研发部\2024\项目类\；
云端存储：使用企业网盘，设置部门级文件夹，管理员统一权限，自动备份（每日增量备份+每周全量备份）。
版本管理规则
文档修订后需更新版本号，格式：V主版本号.次版本号（如V1.0→V1.1，重大修订升主版本号）；
历史版本保留3个，系统自动标记“已归档”，禁止直接修改，仅可查阅或申请恢复；
版本更新时，需在《文档版本变更记录表》中注明修订人、修订内容、变更日期。
（四）文档借阅与传递
借阅流程
内部员工通过系统提交《文档借阅申请表》，注明借阅文档编号、用途、借阅期限（最长不超过7个工作日）；
密级/绝密文档需额外经部门负责人及分管领导审批，借阅时由行政部专人陪同，现场查阅后立即归还。
外部传递管控
禁止通过个人邮箱、等私人渠道传递公司文档；
需外部传递时，使用企业加密传输工具，接收方需签署《文档保密承诺书》，行政部留存记录。
（五）文档归档与销毁
归档标准
年度终后30日内，各部门完成本年度文档整理，提交《文档归档清单》至行政部；
归档文档需为最终版本，删除冗余草稿、临时文件，保证内容完整、无缺页。
销毁流程
超过保存期限的文档（如合同到期10年后的凭证、制度废止3年后的版本），由行政部编制《文档销毁清单》，经总经理审批后；
销毁时需两人以上在场，监督销毁过程（纸质文档碎纸处理，电子文档彻底删除并覆盖存储），销毁人、监督人签字确认，记录存档5年。
三、常用模板表格
表1：文档分类登记表（部门级）
文档编号
文档名称
类型
密级
创建人
创建日期
存储位置（本地/云端）
状态（草稿/生效/归档）
备注
RD-003-2024-015-V1.2
项目技术方案
项目类
内部
张*
2024-03-15
云端-研发部-项目类
生效
含3份附件
表2：文档借阅申请表
申请人
部门
借阅文档编号
文档名称
借阅用途
申请日期
归还期限
审批人（部门）
审批人（分管）
备注
李*
市场部
MKT-002-2024-008
Q2营销推广方案
部门会议参考
2024-05-20
2024-05-27
王*
赵*
需打印5份
表3：文档销毁审批表
文档编号
文档名称
类型
保存期限
销毁原因
归档日期
销毁日期
编制人
审批人（总经理）
监销人
备注
HR-001-2020-005
2020年招聘制度
制度类
10年
2020版制度已废止
2021-01-10
2024-05-25
陈*
刘*
周、吴
已完成电子覆盖
四、关键风险控制点
权限管理：每季度系统自动核查权限与实际岗位匹配度，离职员工账号当日冻结，部门负责人需在员工离职前完成其创建文档的权限交接。
备份恢复：每月随机抽取10%文档进行恢复测试，保证备份数据完整；云端存储需异地容灾，防止本地灾难导致数据丢失。
保密审查：涉及商业秘密、客户信息的文档，发布前需由法务部进行保密审查，未通过审查的文档不得流转。
操作留痕：系统自动记录文档的创建、修改、借阅、销毁等操作日志，日志保存期限不少于5年，审计时可追溯至具体责任人。
定期
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