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企业行政管理流程与规章制度汇编

一、总则

（一）编制目的

为规范企业内部行政管理行为，优化工作流程，提高行政服务效率，保障企业各项运营活动有序开展，特制定本汇编。

（二）编制依据

依据《_________公司法》及公司内部管理要求，结合企业实际运营情况制定。

（三）适用范围

本汇编适用于公司各部门及全体员工，涵盖办公环境、办公用品、会议组织、档案管理、固定资产、印章使用、差旅管理等行政管理全流程。

二、办公环境管理

（一）区域维护规范

个人工位管理：员工每日下班前需整理工位，保持桌面整洁，文件资料分类存放，私人物品统一收纳于抽屉。

公共区域责任：各部门负责本区域走廊、会议室周边的日常清洁，禁止堆放杂物；茶水间、卫生间使用后及时清理，保证无积水、无污渍。

环境消杀：行政部每周组织一次公共区域全面消杀，重点区域包括门把手、电梯按钮等，并记录消杀情况。

（二）问题处理流程

问题反馈：员工发觉办公设施损坏（如灯具、空调）或环境问题（如漏水、异味），需通过OA系统填写《办公环境问题反馈表》，注明问题描述、位置及紧急程度。

派单处理：行政部收到反馈后，1小时内响应：紧急问题（如电路故障）2小时内安排维修；非紧急问题24小时内制定处理方案并告知预计完成时间。

结果确认：问题处理完成后，反馈人需在OA系统确认，行政部定期统计问题处理时效，纳入部门绩效考核。

（三）相关表单

《办公环境问题反馈表》

反馈人

所属部门

联系方式

问题描述（可附图片）

□设施损坏□环境清洁□其他：

问题位置（楼层/区域）

紧急程度□紧急□一般□不紧急

期望完成时间

处理结果□已完成□处理中□待协调

反馈时间

行政部处理人

处理完成时间

（四）执行要点

保持办公区域安静，禁止大声喧哗或长时间接听电话；

严禁在工位使用大功率电器（如电炉、热得快），保证用电安全；

植物绿植由行政部统一养护，员工不得随意移动或修剪。

三、办公用品管理

（一）申领与发放规范

分类管理：办公用品分为日常消耗类（如笔、本、纸）和固定资产类（如计算器、订书机），消耗类实行“按需申领、月底核销”，固定资产类需登记领用信息。

申领流程：员工通过OA系统提交《办公用品申领单》，注明物品名称、规格、数量及用途，部门负责人审批后，行政部按申领时间发放（消耗类每周三、五集中发放，固定资产类即时发放）。

库存控制：行政部每月25日盘点库存，当常用物品库存低于安全量（如A4纸剩余5箱）时，启动采购流程，保证不断供。

（二）采购与盘点流程

需求提报：各部门每月20日前提交次月办公用品需求计划，行政部汇总后编制《月度采购预算表》，报财务部审核。

供应商选择：行政部通过比价或招标方式确定供应商，保证物品质量合格、价格合理，采购合同需经法务部审核。

入库验收：物品到货后，行政部核对数量、质量并填写《办公用品入库单》，不合格品当场退回，合格品登记入库。

月度盘点：每月末行政部与各部门对接人共同盘点，填写《办公用品库存盘点表》，差异率超过5%需分析原因并整改。

（三）相关表单

《办公用品申领单》

申领人

所属部门

申领日期

物品名称

规格型号

申领数量

部门负责人审批

行政部发放人

实际发放量

《办公用品库存盘点表》

物品名称

上月库存

本月入库

本月出库

当前库存

差异数量

差异原因

（四）执行要点

严禁虚报申领数量或挪作私用，违者按公司奖惩制度处理；

贵重办公用品（如打印机墨盒）需以旧换新，旧件由行政部统一回收；

鼓励无纸化办公，减少一次性用品消耗，推行双面打印。

四、会议管理

（一）会议组织规范

分类与审批：会议分为例会（部门周会、月度总结会）、专项会议（项目启动会、评审会）和临时会议，例会由部门负责人审批，专项会议需提前3个工作日提交《会议申请表》，报分管领导审批。

会前准备：行政部根据审批结果安排会议室（优先使用视频会议室，减少跨部门聚集），准备投影、麦克风、白板等设备；会议组织者需提前1天发送会议通知（含议程、参会人、材料准备要求）。

会中纪律：参会人员需提前5分钟入场，关闭手机或调至静音，不得无故缺席、迟到或早退；特殊情况无法参会，需提前2小时向会议组织者请假并说明原因。

（二）会议流程指引

开场与议程推进：主持人宣布会议开始，明确会议目标及议程，按顺序控制各环节时间，避免超时。

讨论与决策：参会人员围绕议题发言，发言简明扼要；需形成决议的事项，由组织者记录并明确行动项（负责人、完成时限）。

会后跟进：会议结束后2个工作日内，组织者整理《会议纪要》（含决议事项、行动项、负责人），经主持人审核后分发至参会人及相关部门；行政部跟踪行动项落实情况，每周汇总进度。

（三）相关表单

《会议申请表》

会议名称

申请部门

会议类型□例会□专项□临时

会议时间

预计时长

参会部门及人员

会议地点

所需设备