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商务合同管理审批流程模板

一、模板适用场景与对象

二、合同审批全流程操作指南

步骤1：合同起草与内部初审

责任主体：业务部门项目负责人（业务负责人）

操作内容：

业务部门根据合作需求，参照企业《合同示范文本》或行业标准模板，起草合同文本，明确合作双方基本信息（名称、地址、法定代表人等）、合同标的、数量、价格、履行期限、付款方式、违约责任、争议解决条款等核心内容。

起草完成后，部门内部进行初审，重点核对合同内容与业务需求的一致性、条款的完整性及数据准确性（如金额、日期、数量等）。

初审通过后，填写《合同审批流转单》（见模板表格），附合同草案及附件（如技术协议、报价单、资质文件等），提交至下一环节审核。

输出物：合同草案、《合同审批流转单》、相关附件材料

步骤2：法务合规审核

责任主体：法务部门（法务专员→法务负责人）

操作内容：

法务部门收到流转材料后，重点审核合同条款的合法性、合规性及风险点，包括：

主体资格审核（合作方是否具备履约能力、资质证明是否有效）；

条款合法性（是否符合法律法规及行业规范，是否存在无效条款）；

权责对等性（双方权利义务是否明确，违约责任是否合理）；

争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构是否明确）。

对审核中发觉的问题，法务部门需在《合同审批流转单》“审核意见”栏列明修改建议，反馈至业务部门调整；如无重大问题，标注“合规通过”并流转至下一环节。

时限要求：一般合同不超过2个工作日，重大或复杂合同不超过3个工作日

步骤3：财务条款审核

责任主体：财务部门（财务专员→财务负责人）

操作内容：

财务部门重点审核合同中的财务相关条款，包括：

价格条款是否符合企业定价策略及成本预算；

付款方式、进度、节点是否合理，是否符合企业资金管理规定；

发票类型、税率、开具时间等税务条款是否规范；

履约保证金、违约金等财务约定是否对企业有利。

审核通过后，在《合同审批流转单》中签署财务意见；如存在资金风险或条款不合理，需提出修改建议并退回业务部门调整。

步骤4：业务关联部门会签（如需）

责任主体：相关业务支持部门（如采购部、市场部、技术部等）

操作内容：

若合同涉及跨部门协作（如采购合同需技术部确认参数、销售合同需市场部确认推广策略），由业务部门发起会签，关联部门在1个工作日内完成审核，重点确认条款与本部门业务的一致性，签署会签意见后流转至管理层审批。

步骤5：管理层最终审批

责任主体：根据合同金额及重要性，由不同层级管理层审批（如部门总监、分管副总、总经理等）

审批权限划分（示例）：

金额≤10万元：部门总监审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；

金额＞50万元：总经理审批（或提交总经理办公会集体审议）。

操作内容：管理层从企业战略、资源匹配、风险控制等角度综合评估，审批通过后签署《合同审批流转单》；如未通过，明确审批意见并退回至业务部门重新修订。

步骤6：合同用印与签署

责任主体：行政部（用印专员）、业务部门（签约代表）

操作内容：

审批完成后，业务部门凭最终版《合同审批流转单》及合同文本，至行政部申请用印。

行政部核对审批流程完整性及合同文本与审批版本的一致性，确认无误后加盖企业合同专用章（或公章），严格执行“用印登记”制度。

用印后，业务部门与合作方正式签署合同，保证双方签字/盖章清晰、合同文本份数满足归档及执行需求（通常一式两份及以上，双方各执一份）。

步骤7：合同归档与执行跟踪

责任主体：行政部/档案管理部门（档案管理员）、业务部门（合同执行人）

操作内容：

合同签署后3个工作日内，业务部门将原件移交至档案管理部门，归档材料包括：合同正本、《合同审批流转单》、附件材料、签署页扫描件等，档案管理部门按“一合同一档”原则编号存放。

业务部门建立《合同执行台账》，跟踪合同履行进度（如付款、交货、验收等），及时向管理层汇报异常情况（如违约、延迟履行等），保证合同目标顺利实现。

三、商务合同审批流程表（模板）

审批环节

责任部门/人

操作内容

完成时限

备注（如需补充说明）

合同起草与内部初审

业务部门/业务负责人

起草合同文本，部门内部审核，填写《审批流转单》并提交

合同需求明确后1个工作日内

需附合作方资质、报价单等附件

法务合规审核

法务部门/法务专员

审核条款合法性、风险点，反馈修改意见或标注合规通过

收到材料后2个工作日内

重大合同可延长至3个工作日

财务条款审核

财务部门/财务负责人

审核价格、付款、税务等财务条款，签署意见

收到材料后1个工作日内

涉及大额资金需附资金预算审批表

业务关联部门会签

相关部门/部门负责人

对涉及本部门的条款进行确认，签署会签意见

收到会签通知后1个工作日内

仅跨部门协作合同需执行

管理层最终审批

按权限审批（如总经理）

战略与风险审批，签署最终意见

收到材料后1-2个工