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企业物资采购标准化操作流程模板

一、适用范围

二、标准化操作流程详解

1.需求提出与审批

操作内容：

需求发起：各部门根据实际工作需要（如新员工入职、设备更新、项目开展等），由需求部门负责人填写《物资采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望到货时间等信息，并附相关支撑材料（如项目批文、设备配置清单等）。

部门审核：需求部门负责人对申请内容的必要性、合理性及预算准确性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

采购部门复核：采购部门核对需求是否符合企业采购政策、是否在预算范围内，对技术参数复杂的物资可组织技术部门联合评审，保证需求明确、可行。

分级审批：根据采购金额及物资类型，按权限逐级审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购部门负责人；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部门负责人；

金额＞5万元：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部门负责人→企业分管领导→总经理。

责任主体：需求部门、采购部门、财务部门、分管领导、总经理

输出文件：《物资采购需求申请表》（含各级审批签字）

2.供应商选择与比价

操作内容：

供应商信息收集：采购部门通过企业合格供应商名录、公开招标平台、行业推荐等方式收集供应商信息，优先选择具备资质齐全、信誉良好、供货能力稳定的供应商。

询价/招标：

单次采购金额≤1万元：采用询价方式，至少向3家合格供应商发出询价单，明确物资要求、报价截止时间，收集书面报价单。

单次采购金额＞1万元：采用公开招标或邀请招标方式，编制招标文件，通过指定媒体发布招标公告（或向3家以上合格供应商发出投标邀请），组织开标、评标。

供应商评估：成立评标小组（由采购、技术、财务、使用部门代表组成），从价格、质量、交期、资质、售后服务等维度进行综合评分（可设置评分权重，如价格30%、质量40%、交期20%、资质10%），确定候选供应商。

结果确认：评标结果经采购部门负责人、分管领导审批后，向中标/候选供应商发出《中标通知书》或《询价结果确认函》。

责任主体：采购部门、评标小组、分管领导

输出文件：《供应商询价对比表》《招标文件》《评标报告》《中标通知书》

3.合同签订与执行

操作内容：

合同拟定：采购部门根据中标结果及双方协商条款，拟定《采购合同》，明确物资名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交货时间、地点、验收方式、付款条件、违约责任等核心内容，保证条款合规、无歧义。

合同审核：合同需经法务部门（或指定法务人员）审核法律条款，财务部门审核付款条款，采购部门及需求部门确认技术条款，最终由总经理或其授权人签字盖章。

订单下达：合同签订后，采购部门向供应商下达《采购订单》，作为交货依据，同时将订单抄送需求部门、财务部门备案。

交货跟踪：采购部门与供应商保持沟通，实时跟踪生产、发货进度，保证按期交货；如遇延期风险，及时协调并通知需求部门。

责任主体：采购部门、法务部门、财务部门、需求部门、总经理

输出文件：《采购合同》《采购订单》

4.物资验收与入库

操作内容：

到货核验：物资送达后，需求部门与采购部门共同到场，对照《采购订单》核对物资名称、规格型号、数量、外包装是否完好；如涉及技术参数，需由技术部门或专业人员进行初步检测。

质量验收：

简易物资（如办公用品）：由需求部门现场验收，确认无误后签字确认。

复杂物资（如生产设备、精密仪器）：需出具专业检测报告或由供应商提供质量证明文件，必要时可委托第三方机构检测，保证符合合同约定的质量标准。

入库管理：验收合格后，由仓库管理员填写《物资入库单》，登记物资信息（编号、名称、规格、数量、入库日期、供应商等），办理入库手续；如验收不合格，需当场出具《验收不合格报告》，及时通知采购部门与供应商协商退换货或索赔事宜。

责任主体：需求部门、采购部门、仓库管理员、技术部门（如需）

输出文件：《物资验收单》《物资入库单》《验收不合格报告》（如适用）

5.付款结算与归档

操作内容：

发票核对：供应商开具合规发票（需与合同、订单、入库单信息一致），提交至财务部门，财务部门核对发票真实性、合法性及与采购业务的匹配性。

付款申请：采购部门根据合同约定的付款条件（如货到付款、分期付款等），填写《付款申请单》，附《采购合同》《采购订单》《物资入库单》《发票》等资料，按审批权限提交审批。

资金支付：财务部门审批通过后，按企业财务制度办理付款手续（银行转账、电汇等），保留付款凭证（如银行回单）。

档案归档：采购部门将本次采购全过程文件（需求申请、审批记录、询价/招标资料、合同、订单、验收单、发票、付款凭证等）整理成册，标注“采购编号+物资名称+日期”，存档保存（保存期限不少于5年）。

责任主体：采购部门、财务部门、档案管理员

输出文件：《付款申请单》