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2023版行政人员岗位职责说明书

一、岗位基本信息

*岗位名称：行政专员/行政助理

*所属部门：行政部

*直接上级：行政主管/行政经理

*岗位编制：[根据实际情况填写]

*工作地点：[公司所在地]

*生效日期：2023年[具体月份]月[具体日期]日

二、岗位职责

行政人员是保障公司日常运营顺畅、提升整体办公效率的重要力量，需在上级领导的指导下，全面负责或协助处理各类行政事务，确保行政工作的规范化、高效化运作。具体职责如下：

（一）日常办公环境与物资管理

1.办公环境维护：负责公司办公区域的日常环境维护与管理，确保办公场所整洁、有序、安全，营造舒适高效的工作氛围。定期检查办公区域的设施完好情况，及时协调处理报修事宜。

2.办公用品管理：全面统筹并执行日常办公用品、办公设备及相关物资的采购、入库、领用、盘点与核销工作，严控成本，确保物资供应及时、合理。

3.办公设备管理：协助进行办公设备（如电脑、打印机、复印机、投影仪等）的日常维护、保养及故障报修联络，保障设备正常运行。

（二）会务与活动支持

1.会议保障：负责公司各类会议（包括例会、专题会、外部接待会议等）的筹备、组织与现场支持工作，包括会议室预订、会议通知、场地布置、设备调试、材料准备、会议记录及纪要整理分发等。

2.活动组织：协助策划、组织公司内部员工活动（如团建、年会、节日庆祝等）及部分外部联络活动，确保活动顺利开展并达到预期效果。

（三）差旅与接待事务

1.差旅管理：协助或负责公司员工因公出差的行程安排，包括机票、酒店、交通等的预订与协调，以及差旅费用的初步审核与报销协助工作，确保差旅便捷与成本合理。

2.来访接待：负责公司日常来访客人的前台接待、登记、引导及茶水服务，展现公司良好形象；协助安排重要客人的接待流程与相关事宜。

（四）文书与档案管理

1.公文处理：协助进行公司各类公文、信函、通知的接收、登记、传阅、分发、打印、复印、扫描、归档等工作，确保公文流转高效、规范。

2.档案管理：负责行政类档案（如合同、资质文件、会议纪要、规章制度等）的分类、整理、保管、借阅与销毁工作，确保档案的完整性、安全性与可追溯性。

3.印章管理：协助或根据授权管理公司行政印章，严格按照用印流程和规定办理用印手续，做好用印登记。

（五）固定资产管理

协助进行公司固定资产（如办公家具、电子设备等）的登记、盘点、维护、转移、报废等管理工作，确保资产账实相符，有效利用。

（六）行政费用控制

协助上级进行行政费用的预算编制、日常核算与控制，收集整理相关费用凭证，分析费用构成，提出合理化建议以降低行政成本。

（七）其他行政事务

1.协助制定、修订和完善公司行政管理制度、流程，并监督执行。

2.负责公司通讯系统（电话、网络等）的日常联络与故障报修。

3.完成上级领导交办的其他临时性行政工作。

三、任职资格要求

（一）教育背景与专业

*大专及以上学历，行政管理、文秘、工商管理等相关专业优先。

（二）工作经验

*[一至三]年以上相关行政、文秘或办公室工作经验，熟悉行政工作流程者优先。

（三）知识与技能

*熟悉行政管理相关知识，了解国家及地方相关行政法律法规。

*熟练运用各类办公自动化软件（如文字处理、电子表格、演示文稿等）及办公设备。

*具备良好的文字功底，能够独立撰写各类通知、纪要、报告等文书。

*具备基本的财务知识，了解费用报销流程者优先。

（四）素质与能力

*具备优秀的沟通协调能力、组织策划能力、问题解决能力及执行力。

*拥有高度的责任心、严谨细致的工作作风和良好的服务意识。

*具备较强的学习能力、适应能力和抗压能力，能高效处理繁杂事务。

*具有良好的团队合作精神，品行端正，诚实守信。

*形象良好，普通话标准，语言表达清晰流畅。

四、工作条件与环境

*工作地点为办公室环境，配备必要的办公设备。

*工作时间一般为标准工时制，根据工作需要可能有加班。

*工作压力适中，需具备良好的时间管理能力以应对多任务处理。

五、附则

本岗位职责说明书将根据公司发展和实际工作需要进行修订和完善。未尽事宜，由行政部负责解释。

编制部门：行政部

批准人：[相关负责人签字]