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合同管理工具及使用指南

一、工具与模板概述

合同管理工具及配套旨在规范企业合同全生命周期管理流程，覆盖合同起草、审核、签署、归档、履约跟踪等环节，通过标准化操作降低合规风险、提升协作效率。本工具适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）的法务部门、业务部门及财务部门，可灵活适配采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等多种合同类型，助力实现合同管理的“流程化、可视化、可追溯化”。

二、适用场景与价值

本工具及模板广泛应用于以下场景，助力企业解决合同管理中的痛点问题：

新签合同场景：企业与合作方首次建立业务关系时，通过模板快速起草合同条款，利用工具自动校验核心要素（如主体信息、金额、期限），避免遗漏关键内容。

续签/变更场景：针对即将到期或需调整条款的合同，工具可调取历史版本记录，对比变更差异，变更协议审批流，保证修订内容合规。

批量合同管理场景：业务部门需同时处理多份同类合同时（如年度采购框架协议下的分项订单），模板可统一格式，工具支持批量导入导出数据，减少重复劳动。

合规审查场景：法务部门通过工具内置的合规规则库（如《民法典》相关条款、行业监管要求），自动扫描合同中的法律风险点，审查报告，辅助人工决策。

履约监控场景：财务与业务部门通过工具跟踪合同付款节点、交付进度，设置自动提醒功能，避免逾期违约或超付风险。

三、标准化操作流程

合同管理的全流程操作步骤，每个环节均需结合工具与模板完成，保证流程闭环：

1.合同准备：明确需求与基础信息

操作目标：收集合同所需基础资料，明确合作双方权利义务框架。

具体步骤：

（1）业务部门发起合同需求，填写《合同需求申请表》（见模板1），明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同类型、标的物/服务内容、预估金额、履行期限等核心要素。

（2）法务部门审核合作方主体资格：通过工具查询合作方工商信息（如是否处于经营异常状态、有无涉诉记录），必要时要求对方提供授权委托书、资质证明文件（如行业许可证）。

（3）根据合同类型选择对应模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），从工具模板库中调取最新版本，保证模板符合现行法律法规及公司制度。

2.合同起草：基于模板填充内容

操作目标：按照模板规范完成合同文本初稿，保证条款完整、表述清晰。

具体步骤：

（1）在工具中打开选定模板，逐项填写《合同基本信息表》（见模板2）：

合同编号：按规则（如“年份-部门代码-合同类型序号”，例：2024-CG-001）；

合同主体：填写甲方（公司自身）、乙方（合作方）的完整名称、地址、联系人及电话（联系人：，电话：）；

核心条款：包括标的物/服务描述、数量、质量标准、价款及支付方式（如“分三期支付，签约后30日内支付30%”）、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式（如“提交甲方所在地人民法院诉讼”）等。

（2）针对特殊需求（如定制化服务、保密条款），在模板“补充条款”栏中新增内容，保证与主条款无冲突。

（3）工具自动校验必填项（如金额、期限、违约责任）是否完整，若存在遗漏，弹出提示要求补充。

3.合同审核：多维度合规与风险把控

操作目标：通过法务、业务、财务多部门审核，保证合同内容合法、合规、合理。

具体步骤：

（1）业务部门初审：重点核对合同内容与需求一致性（如标的物规格、数量是否与采购订单匹配），提交至法务部门。

（2）法务部门审核：

使用工具的“合规扫描”功能，检查条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”；

关注违约责任对等性、知识产权归属、保密期限等关键条款，必要时提出修改意见（如“建议将乙方逾期交付的违约金比例从0.5%提高至1%”）；

审核通过后，流转至财务部门。

（3）财务部门审核：重点核对价款计算准确性、支付方式是否符合财务制度（如“大额支付是否需附验收证明”）、税务条款是否明确（如“发票类型为增值税专用发票，税率6%”）。

（4）审核意见均通过工具在线记录，审核不通过的需注明原因并退回修改，修改后重新发起审核流程。

4.合同签署：完成签约与生效确认

操作目标：保证合同签署形式合法、主体有效，明确生效条件。

具体步骤：

（1）审核通过的合同文本由法务部门正式PDF版本（带电子签章或骑缝章），通过工具发送至签约方（如为电子合同，通过第三方电子签约平台签署；如为纸质合同，打印后双方签字盖章）。

（2）签约完成后，业务部门将签署版合同扫描至工具，系统自动记录签署时间、签署人信息，并与审批流程关联。

（3）合同生效后，在工具中标记“已生效”状态，同步更新合同台账（见模板3）。

5.合同归档：分类存储与信息管理

操作目标：实现合同集中存储，便于后续查询与审计。

具体步骤：

（1）业务部门将合同正本（纸质）原件、签署扫描件、相关附件（如资质证明、会议纪要）整理归档，移