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供应商管理通用模板工具手册

一、适用场景与价值

供应商管理是企业供应链管理的核心环节，本模板适用于各类企业（制造业、零售业、服务业等）的供应商全生命周期管理场景，具体包括但不限于：

新供应商准入：当企业需要引入新的原材料/服务供应商时，规范资质审核、考察及评估流程，降低合作风险；

现有供应商考核：定期对供应商的交货准时率、质量合格率、服务响应速度等维度进行量化评估，筛选优质供应商；

战略合作供应商筛选：针对长期合作或战略采购需求，通过多维度评估确定核心供应商，保障供应链稳定性；

供应商问题整改跟踪：当供应商出现质量延迟、服务不达标等问题时，记录整改过程并验证效果，实现闭环管理。

通过标准化模板应用，企业可统一供应商管理标准，提升筛选效率，降低合作风险，优化采购成本，最终实现供应链高效协同。

二、标准化操作流程

1.需求梳理与标准明确

操作要点：

明确本次采购的品类（如原材料、零部件、物流服务等）、技术标准（质量参数、认证要求）、交付周期（下单到货时间）、预算范围（单价/总价上限）等核心需求；

若为长期合作，需补充预估年采购量、付款方式（如账期、预付款比例）等商务条款。

注意事项：需求需经采购部、品控部、使用部门（如生产部、运营部）联合确认，避免标准模糊导致后续争议。

2.供应商信息收集

操作要点：

通过行业展会、公开招标平台（如中国采购网、企业自建供应商门户）、同行推荐、行业协会等渠道收集潜在供应商信息；

初步筛选：剔除明显不符合资质（如无相关行业经验、注册资本过低）或负面评价较多的供应商。

注意事项：信息收集需覆盖至少3-5家供应商，保证竞争充分；避免仅依赖单一渠道，防止资源垄断。

3.资质文件初审

操作要点：

要求供应商提供以下资质文件（加盖公章）：

企业法人营业执照（副本）；

行业特定资质（如ISO9001质量体系认证、食品生产许可证、医疗器械经营许可证等）；

近3年类似合作项目业绩证明（如合同关键页、客户评价函）；

财务报表（资产负债表、利润表）或银行资信证明。

审核文件真实性：通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业注册信息，核实证书有效期及发证机构。

注意事项：资质文件需在有效期内，且覆盖本次采购品类；若供应商为代理商，需额外提供原厂授权书。

4.现场实地考察

操作要点：

由采购经理、品控专员、使用部门代表组成考察小组（2人以上），对供应商的生产/办公场所、仓储物流、质量控制流程进行实地走访；

重点考察：

生产能力：设备先进性、产能匹配度（是否能满足企业峰值需求）、生产线稳定性；

质量控制：质检流程、检测设备、不合格品处理机制；

管理水平：团队架构、生产计划排程、信息化系统（如ERP、WMS）使用情况；

财务状况：车间整洁度、员工精神面貌、应收账款周转率（可通过侧面知晓）。

填写《供应商现场考察评分表》（见模板3），现场拍照留存（生产设备、仓库、质检区等关键区域）。

注意事项：考察前需提前3天通知供应商，避免突击考察导致信息失真；考察过程中需客观记录，避免主观臆断。

5.商务谈判与比价

操作要点：

邀请资质审核及现场考察合格的供应商进行商务谈判，重点沟通：

价格：单价、批量折扣、价格调整机制（如原材料波动时的调价条款）；

交付：最小起订量、交货周期、运输方式及费用承担方；

服务：售后响应时间（如质量问题2小时内反馈）、退换货流程、技术支持能力；

付款：账期（如30天/60天）、预付款比例、发票类型（增值税专用/普通发票）。

收集供应商报价单，对比价格、质量、服务等因素，形成《供应商比价分析表》。

注意事项：谈判需保留书面记录（如会议纪要，双方签字确认）；避免仅以价格作为唯一决策标准，需综合评估性价比。

6.合同条款拟定与签订

操作要点：

根据谈判结果，拟定《供应商合同》，核心条款包括：

合作内容：产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准（需明确国标/行标/企标及具体参数）；

权利义务：双方交付、验收、付款、保密等责任；

违约责任：延迟交货、质量不达标等情况的赔偿标准（如按货款比例支付违约金）；

合同期限：固定期限（如1年）或无固定期限（需明确终止条件）；

争议解决：协商不成时的仲裁机构或管辖法院。

合同需经法务部审核无误后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章生效。

注意事项：合同条款需严谨，避免模糊表述（如“尽快”“大概”）；质量标准需附件形式明确，作为验收依据。

7.合作启动与交底

操作要点：

召开供应商启动会，向供应商明确：

企业采购流程（如下单系统、对接人、审批节点）；

质量验收标准（如抽检比例、不合格判定依据）；

交付要求（如包装标识、送货单格式）；

问题反馈渠道（如采购部经理、品控部专员联系方式）。

向供应商发放《供应商合作手册》（包含企业规章制度、流程说明等）。

注意事项：启动会需形成会议