采购管理平台供应商信息模板.docxVIP

适用场景与价值

操作流程详解

步骤一：明确供应商类型与信息采集范围

根据合作需求（如物料供应、服务外包、工程承包等），确定供应商类型（如生产型、贸易型、服务型），并对照模板梳理需采集的核心信息维度（基础信息、资质信息、合作信息等）。

步骤二：收集供应商基础资料

向供应商获取法定注册文件，包括但不限于营业执照（副本复印件）、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一证照），保证文件在有效期内且信息与实际经营主体一致。

步骤三：填写供应商基本信息表

依据模板“供应商基础信息”模块，准确填写供应商全称、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址、法定代表人、注册资本、成立日期、经营范围等关键字段，避免简称或缩写。

步骤四：补充资质与认证信息

根据行业要求收集相关资质文件，如ISO质量管理体系认证、环境管理体系认证、行业生产许可证、特种设备资质证书等，需注明证书编号、发证机构、有效期及年审记录。

步骤五：登记联系人及合作信息

填写供应商主要对接人信息（姓名、职位、负责业务模块，姓名用某代替），并记录历史合作项目、合作起始时间、年度合作金额、付款方式等合作相关信息，保证可追溯性。

步骤六：信息审核与归档

由采购部门负责人或指定审核人核对信息完整性与合规性，确认无误后录入采购管理平台，并同步归档纸质或电子版原始资料，建立供应商信息档案。

模板结构及字段说明

一、供应商基础信息

字段名称

填写要求

示例

供应商全称

与营业执照一致，不得使用简称

XX科技有限公司

统一社会信用代码

18位信用代码，核对校验位XXXXXXXXX

注册地址

详细至省、市、区、街道门牌号

北京市海淀区XX路XX号

实际经营地址

如与注册地址不同，需填写实际办公或生产地址

北京市朝阳区XX产业园XX栋

法定代表人

填写姓名全称

某

注册资本

填写币种及金额（如：人民币100万元）

人民币500万元

成立日期

营业执照载明的成立日期

2010年5月20日

经营范围

填写营业执照核准的全部经营范围

技术开发、技术咨询、销售机械设备

企业类型

如有限责任公司、股份有限公司等

有限责任公司（自然人独资）

二、资质与认证信息

证书名称

证书编号

发证机构

有效期

年审记录

附件要求

营业执照XXXXX

北京市市场监督管理局

2030-05-19

2023-05通过年审

扫描件（加盖公章）

ISO9001认证

001-2021-XXXXX

中国质量认证中心

2024-08-15

待2024年08年审

扫描件（含封面）

行业生产许可证

XK-01-202-XXXXXX

省级工业和信息化厅

2025-03-31

2024-03通过年审

扫描件（原件照片）

三、联系人及合作信息

对接人姓名

职位

负责业务模块

企业统一通讯录编码

合作项目名称

合作期限

年度合作金额（万元）

付款方式

某

采购经理

原材料供应

CG-2023001

A项目零部件供应

2023-01至2025-12

120

月结30天

某

技术支持

售后服务

JS-2023005

设备维护服务

2022-07至2024-07

80

季度结算

使用要点与规范

信息真实性核验：所有填写内容需与供应商提供的原始文件一致，关键信息（如信用代码、法定代表人）可通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道交叉验证。

资质文件时效性：动态跟踪资质证书有效期，提前3个月提醒供应商办理年审或换证，保证资质文件持续有效，避免因资质过期影响合作。

联系人信息准确性：供应商对接人变更时，需及时更新模板中的联系人信息及负责业务模块，保证采购沟通渠道畅通。

信息更新频率：对于合作中的供应商，每年至少进行一次信息复核，重点核对经营地址、法定代表人、资质状态等是否发生变化。

保密与存储：供应商信息涉及商业秘密，应按企业保密制度管理，电子档案加密存储，纸质档案存放于专用文件柜，防止信息泄露。