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财务报销凭证及审批流程标准化模板

一、适用范围与典型场景

二、标准化操作流程详解

第一步：报销申请发起与凭证准备

申请人操作：

登录企业财务管理系统或填写纸质《费用报销申请单》，准确填写以下基本信息：申请人姓名（*）、所属部门、报销日期、报销类型（如办公费/差旅费等）、报销总金额（大小写一致）、费用发生事由（需具体说明，如“项目调研差旅费”“部门会议采购物料费”）。

按费用类别分类整理原始凭证，保证凭证真实、完整。例如：办公费需提供供应商盖章的采购清单或收据；差旅费需提供交通票据（如机票、火车票）、住宿发票、餐饮发票等，每张凭证需注明费用发生日期、用途及金额。

如为多笔费用合并报销，需按费用类别分项列示明细，并在申请单“费用明细栏”逐条填写（含序号、事项、金额、凭证号）。

系统/附件粘贴：

电子报销：将原始凭证扫描或拍照（保证清晰、完整），按“费用类型+日期”命名后至系统附件栏；

纸质报销：将原始凭证按顺序粘贴在《费用报销凭证粘贴单》上（票据超出粘贴单范围时，使用凭证折叠夹固定，避免遮挡关键信息）。

第二步：部门负责人初审

审核内容：

费用真实性：核查报销事由是否真实发生，是否与部门工作计划或项目预算相符；

凭证完整性：检查原始凭证是否齐全（如差旅费需包含往返交通、住宿、会议通知等），凭证抬头是否为公司全称，金额是否与申请单一致；

预算符合性：确认费用是否在部门年度/月度预算额度内，超预算费用需提前说明原因并附预算调整审批单。

操作要求：

初审通过后，在《费用报销申请单》“部门负责人意见栏”签字并注明日期；

若初审不通过，需明确退回原因（如“凭证缺失”“事由不符”），并反馈给申请人补充完善。

第三步：财务部门专业复核

审核内容：

凭证合规性：检查原始凭证是否为合法有效票据（如发票需有税务监制章、开具方盖章，电子发票需完整版PDF），凭证抬头、税号、项目名称等关键信息是否准确；

金额准确性：核对申请单总金额与各分项金额之和是否一致，计算是否有误（如差旅费中的交通、住宿、补贴金额是否符合公司标准）；

报销标准：依据公司《费用报销管理办法》核查费用是否超标（如招待费人均标准、差旅住宿等级标准）。

操作要求：

复核通过后，在申请单“财务复核意见栏”签字并注明日期；

复核不通过时，注明退回理由（如“发票抬头错误”“超标准未说明”），并通知申请人整改。

第四步：分级审批与权限确认

根据报销金额及费用类型，按以下权限分级审批（示例）：

低额费用（如办公费≤5000元，差旅费≤10000元）：由部门负责人*经理审批；

中额费用（如办公费5000-20000元，差旅费10000-30000元）：由部门负责人经理+分管副总总审批；

高额费用（如单笔费用≥20000元，或年度累计超预算）：由分管副总总+总经理总审批。

操作要求：

审批人需在收到申请后1-3个工作日内完成审批（紧急费用可加速处理，但需备注“紧急”）；

审批通过后，在对应审批栏签字并注明“同意报销”；

若审批不通过，需书面说明原因并退回申请人。

第五步：财务付款与账务处理

付款安排：

审批完成后，财务部门根据公司付款周期（如每周集中付款1次），通过银行转账或备用金方式完成付款；

付款后，在申请单“财务付款栏”注明付款日期、方式及流水号，并通知申请人。

账务归档：

财务人员将审批完整的《费用报销申请单》、原始凭证、审批单等资料按月整理，编号归档；

电子凭证同步存储至财务档案系统，保证可追溯、可审计。

三、报销申请单模板及填写说明

费用报销申请单

基本信息

填写内容

申请人

*

所属部门

X部门

申请日期

YYYY年MM月DD日

报销类型

□办公费□差旅费□业务招待费□会议费□其他（请注明）_________

报销周期

YYYY年MM月DD日至YYYY年MM月DD日（如为单笔费用，填写费用发生日期）

报销总金额

人民币（大写）：_________________________元整人民币（小写）：￥_________

费用明细（可附页）

序号123

附件清单

□原始凭证粘贴单_张□电子凭证_个□其他：_________________________

审批意见

部门负责人意见

签字：_________日期：_______

财务复核意见

签字：_________日期：_______

审批领导意见（按权限填写）

签字：_________日期：_______

财务付款记录

付款方式：□银行转账□备用金付款日期：_______流水号：_______

财务确认签字

签字：_________日期：_______

填写说明：

“费用明细”需逐项填写，不得合并填写（如“交通费+住宿费”需分列）；

“凭证号”为原始凭证的唯一编号（如发票代码+号码），便于财务核对；

“附件清单”需