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企业行政工作常用流程步骤一览表

一、办公用品采购管理

适用情形

日常办公消耗品（如纸张、笔、文件夹等）库存不足需补充，或新增办公设备（如打印机、扫描仪等）需采购时使用。

操作流程详解

需求提出：各部门员工根据实际工作需要，填写《办公用品采购申请单》，注明物品名称、规格型号、数量、预估单价及用途说明，提交至部门负责人*审批。

需求汇总：行政部于每周五下午前收集各部门已审批的采购申请单，核对需求的必要性与合理性，汇总形成《办公用品采购清单》。

供应商选择：行政部根据采购清单，从合格供应商库中筛选2-3家进行比价（若为首次采购需考察供应商资质），综合价格、质量、交期等因素确定合作方，填写《供应商比价记录表》。

下单采购：行政部根据确定的供应商信息，下达采购订单，明确交付时间、地点及质量要求，并同步跟踪物流进度。

验收入库：物品送达后，行政部与申请人共同核对实物与采购清单的一致性（数量、规格、质量），确认无误后办理入库手续，登记《办公用品台账》，更新库存信息。

发放领用：行政部通过内部系统发布领用通知，申请人凭审批后的《领用单》到行政部领取，签字确认后领用。

流程记录表单

序号

申请部门

申请人

申请日期

物品名称

规格型号

数量

预估单价

总金额

用途说明

部门负责人审批

行政部审核

采购执行人

入库日期

入库数量

领用人

领用日期

1

市场部

*小王

2023-10-08

A4打印纸

80g

10箱

25元/箱

250元

日常办公打印

*张经理（签字）

李芳（签字）

赵强

2023-10-10

10箱

*小王

2023-10-10

关键提示

需求应提前3-5个工作日提交，避免临时采购影响办公；

单次采购金额超500元需经行政部经理*二次审批；

办公用品台账需实时更新，每月底进行一次库存盘点，保证账实相符。

二、会议室预定管理

适用情形

部门例会、客户洽谈、项目培训、内部培训等需使用公司会议室时适用。

操作流程详解

查询可用性：申请人通过企业/钉钉会议室预定系统或联系行政部*，查询目标会议室（如“第一会议室”“培训室”）在预定时间段的可用情况。

提交预定申请：登录预定系统，填写《会议室预定申请表》，注明会议主题、使用时间（开始/结束时间）、参会人数、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）及特殊需求（如茶水、横幅）。

审核确认：系统自动或行政部审核预定信息（重点检查时间冲突、设备资源充足性），审核通过后锁定会议室，并通过系统通知申请人；若冲突，需协调调整时间或更换会议室。

会前准备：行政部根据预定信息，提前30分钟布置会议室（调试设备、摆放桌椅、准备文具等），重要会议需提前1小时准备。

使用引导：会议开始前，前台或行政人员引导访客至会议室，简要介绍设备使用方法；会议期间提供必要支持（如设备故障处理）。

会后整理：会议结束后，申请人或行政部检查会议室设备是否完好、桌面是否整洁，关闭电源、恢复原状，并在系统中确认使用完毕。

流程记录表单

序号

预定部门

预定人

联系方式

会议主题

开始时间

结束时间

参会人数

所需设备

特殊需求

审核人

预定状态

准备情况

使用反馈

1

人力资源部

*刘敏

新员工培训

2023-10-0914:00

2023-10-0916:00

20人

投影仪、麦克风、白板

茶水2壶

陈静（签字）

已确认

已准备

设备正常

关键提示

会议室使用需遵循“先预定、后使用”原则，禁止私自占用；

预定后如需取消，需提前2小时在系统中操作或通知行政部，避免资源浪费；

会议期间保持安静，禁止在会议室用餐（特殊会议除外），离开时带走个人物品。

三、固定资产管理

适用情形

新购办公设备（电脑、打印机、办公家具等）入库、领用、部门间转移、报废处置等全生命周期管理。

操作流程详解

资产入库：新购资产到货后，行政部与采购部共同验收（核对型号、数量、质量），确认无误后粘贴资产标签（含唯一编号），填写《固定资产入库单》，录入《固定资产台账》（信息包括编号、名称、规格、采购日期、供应商、金额、使用部门等）。

领用登记：需领用资产的部门，填写《固定资产领用申请表》，经部门负责人*及行政部经理审批后，到行政部办理领用手续，签字确认《领用登记表》，明确责任人。

转移报备：资产在部门间转移时，转出方需填写《固定资产转移申请表》，注明转移原因、转出/转入部门、经手人，双方负责人签字确认后交行政部更新台账，保证账实一致。

定期盘点：行政部每季度末组织一次固定资产盘点，采用“以账对物、以物对账”方式，核对资产编号、名称、使用状态等信息，形成《固定资产盘点报告》，对盘盈、盘亏、损坏情况查明原因并处理。

报废处置：资产达到使用年限或损坏无法修复时，由使用部门提交《固定资产报废申请表》，注明报废原因、数量、原值，经行政部鉴定、财务部审核、总经理*审批后，统一交由指定